档案管理制度模板-5篇.docx

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1、公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1,档案管理员编制档案检索工具，根

2、据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。R1.-01-2020-04-001案卷号（顺序号）月份号（月份）年代号（年份）分类号（二级类别）目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用。第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借

3、阅审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第七章附则第二十七条本制度由行政部负贡制定，其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表,附表1：档案分类编码表附表2：档案索引表附表3：档案借阅登

4、记表附表4：销毁档案明细表档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失损坏，制定本办法.1.2 木办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等谷类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机婴室负奏对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理：监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管.2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影

5、像档案、实物档案.2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2. 3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2. 3.2级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3. 1档案立卷、归档3. 1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印含同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3. 1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要鸵由机

6、要室负责外来文件的统登传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存红印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档.3. 1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管.31.2.3在获得证照后,公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件耍齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归

7、档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。31.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份,移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷陇够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔禁止用圆珠笔或铅轻字迹应清楚、准确。3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌麻、饿赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、

8、完整。3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负货完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.14.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号

9、编写在右卜用；双面书写的文字材料页号正面编写在右卜角，背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角；3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对酷认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负货人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完爸。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210min）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图，圾工图应是新蓝图）；3.1.4.8.2用计算机出图必须清晰.并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面：

10、3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号,档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫站、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档

11、案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、豆印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印.私自史印者，公司查证属实后绐予行政处洱逾期不归还杵档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人抗必须有泮格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固,保管设备要符合保密要求。3.3.33经常对员工进行保密教育

12、，不断增强保密观念。档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追窕刑事员任。3. 4档案签定和移交3.1.1 集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。3.1.2 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人m提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。3.1.3 档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。3.1.4 4员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档.4、考核标准4.1 财务及人事档案由部门臼行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机耍室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2 各方卷章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交存，单次处罚100元至500元。