人事档案管理制度8页模板.docx

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1、人事档案管理制度I.目的将企业人步档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、榻坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用.2 .适用范围适合公司总部及全国各办方处及分支机构3 .人事档案分类员工人事档案分为以下四大类：3.1 入职档案3.1.1 个人简历、员工登记去、入职试费、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等娘证书、计笄机等级证书、各类资格证书更印件等个人入联基本信息。3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生例议、实习协议等.3.2 培训档案新员工入职培训试表、培训心得.参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。培训服务协议.3.3 职位档案

2、职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。3.4 新册考核档案试用期考核衣、员工试用期总结表.季度，年度考核记录去、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调新中i。单、调薪/降薪记录。3.5 其他档案个人党、团相关资料.各类奖励、处罚记录.离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金防说等、其他补充协议.4 .人事档案的归档归档的程序如下；首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求.按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置.在目录上补登材料名称及有关内容.将新材料放入档案，5 .人事档案的核查核对检查和核对时保证人事档案完整、安全的甫要手段.检查

3、的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无她烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环堆诳行检杳，如我看档案空环境是否良好，有无其他存放错误等，检卷核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检杳核时：突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后.对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失.发现某些损击之后，如发现材料变毒，发现了虫蛀等。6 .人事档案的利通档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转述程序如下：取出应转走的档案.在档案底账上注销，埴月转递人事档窠材料的通知单机按发文要求包装、密封.在传递中应道新保密原则,一般通过内部人员转递，不能交本人自带.另外，收档单位在收

4、到档案，核对无误后，应在回执上签字靛章，及时退回。7 .人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：7.1 查问设立档案件回资料室以供利用行阅。相关权限人员可以到人小档案管理部门进行在看，无关人员不得要求档案杳阅。档案管理部门要整好交网的资格审查及登记工作。7.2 借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式，借阅人必须胆行严格的借阅手续，基础时间不能招过一周，需要在“借阅登记衣”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还.7.3 出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，

5、可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、申g.经主管部门审批，加盖公章后方能生效.8 .人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续.这是维护人事档案完整安全的资要保证8.1 查阅手续查阅手续包括以下内容:首先，由申请查阅者写出直档申请,在申请中写明查阅的对象,目的，埋由，查阅人的概况等情况：其次，查阅部门负货人签字：最后，由人事档案部门审核批准。人出档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准，8.2外借手续首先,借档人员写出借档中的.内容与查档报告相似：其次.借档人员（部门）羡章,负责人签字：再次，人骈档案部门对此进行审核、批准然后,诳行借档登记.

6、把借档的时间.材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销.8.3 出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,霸电行以下手续：首先，由有关人员（部门谁出申请,说明要求出具证明材料的理由；其次,人事档案部门按照有关规定,合利用者的要求，提供证明材料：最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章.然后登记、发出.9 .人事档案保密规定及保存期限9.1 公司设专人负而各类人5档案的保管工作，保管人员不汨对各类存档档粢进行州除、涂改、变更或销毁，并F1.严格保密，不得犷散，9.2 公M的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退

7、人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销坡.员_!：盼部门流动管埋规定I.目的1.1 从公司全局利益角度出发，优化公司梅位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机会.1.2 为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问遨.特制订本规定。2 .适用范用公司所有胜任工作的员工.3 .员工个人提出谢动中谓的条件3.1 在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部门应创造条件，支持员工的调动。原则上,部门经理不得限制员工流动.3.2 在同一部门连续工作满2年不满3年的员工,必须征得本部门经理同意后.向人力资源部提出申请3.3 在同一部门连续工作不满

8、2年的员工，原则上不能因个人原因中请内部流动。3.4 申请流程3.4.1 员工可通过公司内部主页或人力资源部咨彻岗位需求信息,填写“跨部门调动申请.本部门总经理签字同意后向人力资源部提交中W.4 .公司业务需要提出人员调动申请的条件遵砧满足公司级业务和员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整.保证每一年比列的波动.4.1 对于公司级业务新要，如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对新成立的部门的人员支持等，资格条件由牵头部门W先与人力资源部共同协商制订。用人部门需首先以那门文件的形式向人力资源部提出用人申请,并可以从对公司业务负责的角度提出候选人,但不允许宜接和其他部门

9、的员，面i炎.人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后，和部门共同组钗在公司内部进行公开招聘.4.2 对于到岗半年以内的新员工由于招聘时相互之间了解不充分,导致业务需要和员工本人能力不匹配，部门和员工协商一致后，可以部门文件的形式向人力资源部提出调整员工岗位的申请，5 .工作交接手续5.1 同1录用：根据以上要求和近程.员工被新部门录用后,人力资源部将结果通知本人和调出部门,原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接，5.2 交接时间：调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接，原部门安排交接的期限一殷为30天.特殊情况下最长可延至2个月.5.3 相关于续：交接完

10、毕后,诩动者需要到行政部及估息部分别办理固定资产调拨手续、电子邢箱和通讯信息等的变更手续。5.4 报到：调动并将全部手续办理完毕的“蹄部门调动申请表”交到人力资源部后，到新部门报到5.5 特别注意：在上述流程办理期间，步,必须继续做好本职工作：对该员工的日常管理及考核等仍原部门，恃人力资源部将其工到新部门报到的信息通过即件通知员工本人、原部门和新部门后,调动方完成.6 .违规流动的处罚人力资源部接受来自于各方面对不规范流动的投诉,对于不遵守上述规定流程,给其他部门工作造成不利影响的行为，一羟发现，必严卅处理。6.1 对于调动谛未经原部门和人力资源部批准即自行确定接收部门的员工本人，将取消其调动

11、资格.6.2 对于员工的调动中请未被批准即承诺其他部门的员工网人的部门负贡人,将予以通报.追究其干郃管理的出任。63时于不办现交接手续自行到新部门上班的员工，在原部门的脱肉时间按旷工处理，7 .内部岗位调整员J：在部门内部的岗位两监由部门根据业务的需要来确认，部门需格完成的“部门内部岗位说动申谕表”交到人力资源备案，闭位调祭时间以将表交到人力资源部的时间为准，员工爵职管理规定及流程1 .目的现莅员工的辞职管理，使之符合闰塞的法律法规以及公司的规章制度，2 .名词斛释辞职,员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为.3 .适用范围全体员工4 .办理流程4.1 员工申请有辞职意向的员工须提前30大

12、提交辞职申请试用期的员工须提酋3天）：与公司签署了眼务协议的员工，按公司规定投行。4.2 上机审批4.2.1 直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进疗沟通，部门经理在收到上S1.&见的5个工作日内与员工进行沟通.4.2.2 时间要求：签批的日期必须在员工离职日期的前5天，同意离职的日期最长不然超过员工提出辞职中谛日1后的30天。4.2.3 延期说明：若确因工作需要员工的离职日期制超过30天的.须与员工协商致后.填写员工的离职日期,并说明延迟原因.4.2.4 审计：若因工作需赎需对离职员工进行审计的，部门经理可向审计部提出审计需求,并按“干部离任审计办法”办理审计手续后，再按本规定办理

13、离职手续，若审计未结束.员工须推迟相应商职日期.4.3 员工确认员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后，核准确认相关信息：员工的辞职申请获得批准后,需按公司要求在离职前办理工作交接及禺职手续：员工的H接上娘配合员工进行工作交接并保证工作交接的效果.4.4 人力资源面淡4.4.1 在部门经理签批通过员工的辞职中谢后，人力资源部福主动与员工取得联系，核准员工的离职信息（特别是服务协议部门，并进行离职面谈。4.4.2 时间要求：人力资源部须于员工离职前而谈完毕，并在员工辞职申请表上签字:负责面谈的人力宽源部工作人员在面谈完毕后5个_1.作日内须域写面谈记录我.4.4.3 职贡划分:员工离职由所在系统

14、/分区的人力资源专岗负费离职面谈,经理离职由系统/区域总部的人力资源总监负员离职面谈，总监侬（含）以上干部离职由人力资源部负货干部管理的总监进行国职而谈.4.5 员工离职手续办理员工于离职11期前3个工作H,凭辞职中请我到人力资源做分区人力资源专讲处领取“员工离职手续办理单一,开始办理离职手续。离联手续须在员工离职之日办理完毕，离职手续包括但不来于以下方面：4.5.1 由直接上级确认工作交接是否完成.4.5.2 归还公司物品（包括固定资产、借用物品、部门资产等）。4.5.3 结算财务（包括借款、报销等）。4.5.4 履行相关协议,极务期限未满的员工,须按协议约定向公司交纳违约金：签订了“应届毕

15、业生接收协议”且服务期未满，因公司办理解决户口、两地分店等原因而签订的眼务协议未到期限，公司用资外派培训、出国簪原因而签订的服务协议未到期限。4.5.5 办理人事相关手续：办理档案/户口的箝移，办理相关证件的转移或清理，交还IC卡办理解除劳动关系等手续。4.6 员工的离职F续未能按规定办埋的处理方法4.6.1 直接上线代办:如员工在离职日期后2个工作11内仍没有办理完离职手续，由防职员工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任.4.6.2 代办“员工离职至口办理单”的期限和流程:4.6.2.1 没有未结消的项目,务必在该员工离职后IO个工作日内办理完毕。4

16、.6.2.2 有资产和物品的项目未结清，按照以下流程办理：部门追缴：员工所在部门在员工离职后10个工作H内追檄.如追缴未果.报人力资源部核减工资.核减后的损失在IOW元（含以下，由本部门自行承担：超过I（K）O元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处维续追缴，并抄送人力资源部缶案，行政后勤部保卫处追撤：部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴,追缴回来后由本部门将“员工禺职手续办理单办理完毕.如未追缴回关.部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法芬部、审计部和未结清项目相关的部门，并抄送人力资源部备案，会签处理意见：部门召集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小加，根据

17、行政后勤部保卫处的报告.f1.：IO个工作H内会签处理意见.如核减工资后的搐失在5000元（含）以下，本部门按照处理意见办理：如核减工作后的损失在5（X）0元以上的尚报送本部门和主管财务的副总裁共同审批，木部门按照审批意见办理.4.6.3 如离职员工涉及资产H1.物品等未结清项目，由于部门未能及时按照上述时间要求和规定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及贵住.小禹职员工所在部门承担.给公司带来投失的按核定金额由总经理指定的相关员任人承担.5,各部门和关职币5.1 离职员工所在部门负责与员工进行沟通.负送高职员工工作交接,物品消理工作.负设离职员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等犷宜

18、的湎账工作。会同相关部门处理两职员工未归还财务的问题负贲代办员工两职手续.5.2 部门人力资源相关人员负货员工离职面读工作。督办员工离职手续，并处理薛后事宜。遇员工不辞而别、涉及追缴情况负贲牵头处理.5.3 区域总部负或细化本区域的离职流程”负成本区域员工肉职的人事手续办理及信息维护。定期给部门通报离职员工未办理黑职手续的情况.协助部门处埋员工离职时产生的劳动纠纷.5.4 人力资源部负成完善员工离职管理规定，监将规定的执行情况，负贲总监级以上含）干部的国职面谈工作.负责员工离职的人事手续办理及信息维护定期给部门通报离职员工未办理离职手续的怡况。力助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷.5.5 信息

19、部负点及时删除，关闭离职员工的络移动、邮箱等相关账号.负成相关费用等小项的结算湎理。5.6 行政部负责及时对肉职员工的办公位、资产、通讯设备等相关物品收脸工作（对于金额较大或一人有多台固定资产的情况，须在接收员工离职伯息后及时与部门联系，若员工要职前5天还未转移的，须于离职前5通知人力资源部，以确保公司不受经济报失.负或及时清理员工集体宿舍,办理户口等相关手续的咕Hi.对没有交还公E物品的情况提出处理意见.负责协助离职员工所在部门对未归还的公司财务进行追缴.5.7 财务部负或核杳离职员工是否移交个人借数，贷款,固定资产、资产租赁（对于借款、借用涉及金额超过20）元者.徐及时与部门联系确保公司不

20、受经济损失）.负责对离职员工的账务进行清理,对于员工在离职前5天还未清理账务的情况，须于离职前5天通知人力资源部。负或依据人力资源部的通知收取违约金。负贲对未归还公F财务的员工的提出处理意见.5.8 法务部和审计部对未归还公司财务和选约的情况提出处理意见“对部门提出审计需求的员工负责审计。员工辞退管理规定及流程1 .目的规范员工群退工作，完善公司人事管理制度，促进员工合理流动，增强企业活力.2 .适用范H公司全体员工3 .辞退的定义和条件3.1 定义：辞退是指因为某种原因，公司尔方提出解除、终止与员工签定的劳动合同的行为。3.2 条件3.2.1 符合以下情况之一的人员,公司将予以辞退.应提前一

21、个月通知员工辞退信息：考核辞退.员工空枪或者非因工侦伤，医疗期满后，不然从犷原工作也不能从少另行安排的工作的；其中，医疔期的定义、具体标注和计算方法按照国家“企业职工出柄或作因工仇伤医疗期规定”的相关规定执行.劳动合同订立时所依据的客观情况发生更大变化，致使原劳动合同无法搬行的.羟当事人双方协商部门就变更劳动合同达成协议的。3.2.2 符合以下情况之一的人员,公司将干以立即辞退：在试用期内被证明不符合录用条件的.严重违反劳动纪律或者公司规章制度的.严流失职、渎职，营和舞弊，对公司利益造成亚大损失的，被依法追击刑事责任的。4 .H退工作流程4.1 提交辞退建议.对于需要进行辞退的员工，部门应按照

22、“辞退建议表”的相关要求提交辞退建议和相关材料，4.2调查核实.接到部门提交的甜退建议后,人力资源部应在5个工作日内进行调杳,核实员工是否满足甜退条件，将审核意见及时反馈给刖人部门.备注：遇有电大或M实不易认定的少件，可根据具体情况适当廷长调育时间.4.3 部门辞退预演，经调查核实确定符合辞退标准的.用人部门应在接到人力资源部反馈处理意见的3个工作H内.根据部退原因、结合员工实际业绩表现进行群退预谈，听取员工意见，并将预谈结果反馈给人力资源部，4.4 IE式辞退面谈，人力资源部应在部门预谈后的5个工作日内,协助用人部门负责人、员工的电接上级与员工进行辞退面谈,而谈后向员工发出“辞退通知书”.备

23、注：人力资源部发出“辞退通知书”后，应同时通知资产管理、薪酬福利等相关部门，以便这%部门提R做好准符工作。4.5 办理离职手续.员，接到“辞退通知15后3个工作内到人力资源部领取“员工调离共走，物品交接总办理离职手续，员工应在收到“员工调离钱走/物品交接单”后S个工作日内巴S?完毕交接手续，将“员工阿离共走阚品交接单”交回人力资源部“Mj:办理完工作交接r续,并结清欠公司软项后，应在7个工作日内到人力资源部领取经济补偿金和最后一个月的工资。调离手续应由本人亲自办理，并在上述规定的时间内办理完毕，否则，经济补偿金/最后一个月的工资不予以发放.在员工离岗后5个工作内仍没有办理网离手续的，由本部门人

24、力资源工作者代为办埋.特别说明；对试用期内被证明不符合录用条件的员工，部门可依据“劳动合同”和相关劳动法自行处理，无须执行以上步骤，但应将辞退人员名单报送人力资源部备窠.5 .违约金和经济补偿金按照公司员工签定的“劳动合同”及相关劳动法规执行.6 .职员分工6.1 各部门经理牵头组织本部门辞退工作。6.2 员工直接上级负贲辞退员工的综合评价,提供相关支持资料.6.3 人力资源部负员辞退工作的政策支持,协助用人部门办理辞退程序，进行辞退的的调JS工作。员工退休管理制度1 .目的加强退休人员的管理与服务.规范公M员工的退休操作规程.为公E的长期发展创造良好的氛围与环境.2 .适用范H适用于与公司签

25、订劳动合同的员工。3 .退休条件及核定3.1 条件：符合以下条件之一者，可以办理退休：男干部年酒60周岁，男工人年湎SS周岁，女干部年满SS周岁，女工人年商50周岁。男职工年满50周岁.女职工年满45周岁.经医院证明,并经劳动鉴定委员会确认.完全丧失劳动能力的职工.3.2 核定：由劳动与社会保障行政管理部门鱼Ift退休核定工作。4 .退休待遇4.1 退休金：公司员工退休后，按照国家政策享受社会养老保险金，即：在社会保险机构领取社会养老金。养老金核算方法详见国家相关的养老保险管理规定。4.2 医疗：在公司参加基本医疗保险之前退休的员工，与公司的正式员工享受同等侍遇.在公司参加葩本医疗保险之后退休

26、的员工，按照国家“范本医疗保险规定”执行。4.3 其他发给公M荣誉退休证.公司每年组织一次“退休员工交流会遇公司有无大活动，如运动会、春节联欢会等，遨清退休员工或退休员工代去参加，5 .退休手续办理程序5.1 退休年龄到达之11前90天,人力资源部Ij员工本人、劳动与社会保障行政管理部门联系，启动退休核定工作.5.2 退休年龄到达之I前60天，人力资源部向退休员工所在部门发出退休通知。53退休年龄到达之日前30天，人力资源部通知退休员工办理退休手续,并发放,退休员工工作，物品交接的二5.4 退休员工在退休年龄到达之日前将“退休员工工作的M交接维”签署完毕，交W1.人力资源部。5.5 由人力资源部向退休员工发放退休证.