档案管理制度模板-5篇.docx

公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度°.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。<-）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。.三、术语和定义I、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旅、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件：b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料：C）其他认为需要即时归档的资料,、2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部：b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归：b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管：c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对：3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊：b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅：c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用：d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改：e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（八）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购：3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续：5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况,特制订本档案管理制度。第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对桎定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：1、负货公司档案和工程资料的收臾、整理、分类、签定、保管、统计、立卷归档等：2、负货公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进：3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4,负贵档案提供利用服务：5,严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照栽体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1,公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域写星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室.2,项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项口竣工后三个月内各项目资料员统整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。3、会计档案在会计年度结束后，哲由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。4、人事档案在员工高职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。5,声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系1>3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1,档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。R1.-01-2020-04-001案卷号（顺序号）月份号（月份）年代号（年份）分类号（二级类别）目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用。第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅''审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第七章附则第二十七条本制度由行政部负贡制定，其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表,附表1：档案分类编码表附表2：档案索引表附表3：档案借阅登记表附表4：销毁档案明细表档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失'损坏，制定本办法.1.2 木办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等谷类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机婴室负奏对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理：监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管.2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案.2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2. 3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2. 3.2级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3. 1档案立卷、归档3. 1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印含同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3. 1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要鸵由机要室负责外来文件的统登传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存红印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档.3. 1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管.31.2.3在获得证照后,公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件耍齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。31.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份,移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷陇够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔禁止用圆珠笔或铅轻字迹应清楚、准确。3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌麻、饿赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负货完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.14.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右卜用；双面书写的文字材料页号正面编写在右卜角，背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角；3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对酷认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负货人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完爸。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210min）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图，圾工图应是新蓝图）；3.1.4.8.2用计算机出图必须清晰.并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面：3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号,档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫站、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、豆印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印.私自史印者，公司查证属实后绐予行政处洱逾期不归还杵档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人抗必须有泮格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固,保管设备要符合保密要求。3.3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追窕刑事员任。3. 4档案签定和移交3.1.1 集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。3.1.2 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人m提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。3.1.3 档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。3.1.4 4员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档.4、考核标准4.1 财务及人事档案由部门臼行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机耍室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2 各方卷章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交存，单次处罚100元至500元。