制度范文--物业集团物业管理手册.docx
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1、制度范文一物业集团物业管理手册物业管理手册LO人员架构及人员编制说明(略)人员编制:1.1架构编制说明:1物业部经理人1物业主任人1物业助理人,24小时值班,每班人1前台接待兼文员售卡人,24小时值班,每班人1会务领班人1会务服务员人1客房领班人,24小时值班,每班人1保洁领班人1保洁员人,正常班,如有夜间工作,可安排休息1.2部门工作概况:为保证客户有一个舒适、优雅、整洁、安全的环境,维护及树立企业形象,每位物业管理人员都应把自身形象与企业形象溶为一体,严格履行本管理手册所载各项条款,必须做到:1服务态度,文明礼貌;1服务行为,合理规范;1服务效率,及时快捷;1服务效果,完好满意。物业部负责
2、客户之管理和公共地方的管理工作,在客户事物方面,首要任务是推动客户的教育,使他们进驻物业后明白要遵守公共规则、爱护公物、维护全体客户合法权益、及促进客户彼此间之睦邻关系。而作为业主之代理人亦有必要解释有关之设备及供应之能量,予客户认识。此外,亦要让客户明了水电费收费方法、电梯和手扶电梯之数量及使用方法、空调设备及其供应时间,加时空调费及大厦提供之基本设施。另外,亦要解释有关签署租赁合同后,需要办理之入住手续及退租程序等,编制成客户手册提供予客户参考,继而解释装修指南内之规定,物业部亦要兼顾公共地方清洁、卫生之维护及公共设施之养护,使管理能发挥其应有之功能。2.0岗位职责2.1物业部经理的岗位职
3、责:职位:物业部经理直接上级:总物业经理直接下级:物业主任岗位职责:1、收取及审阅物业管理巡楼报告及每天的投诉记录,并处理跟进;2、编制及安排各级管理人员值班表,并报管理中心行政部;3、定期对物业清洁、绿化进行监察协调;4、监管下属员工的日常运作及安排,并依据管理中心各类规章制度对下属员工的违纪行为作出处理;5、遇有紧急事故,协助处理善后工作;6、制定大厦客户手册、装修指南等,完善物业部工作制度及各项工作程序;7、每天召集所辖人员之工作会议,安排日常工作,跟进前一天工作结果;8、接受及处理客户投诉,并予记录,及向上级报告;9、协助追收租金、物业管理费及其他费用之工作;10、检查物业管理各项日常
4、记录,跟进所列问题;11、跟进处理突发事件;12、拟定各类客户通知,并安排通知发送;13、负责定期安排及亲自拜访客户,调查客户意见,统计服务满意率,及时报告上级;14、协助办理有关政府机构事宜;15、负责编写部门月度报告,总结上月工作情况,制定下月工作计划;16、安排下属人员的培训计划报行政部,负责培训计划的实施,并对培训效果进行考核。素质要求:a.基本素质:具备相当丰富的物业管理专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门的相互关系,具有相当的组织管理能力。b.自然条件:35岁以上,身体健康。C.文化程度:物业管理专业大专以上或同等学历,受过物业管理的专业培训。具有物业经理岗位证书。d.外语
5、水平:中级以上英文水平。e.工作经验:在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过物业部主管3年以上经验。f.特殊要求:对现行物业管理政策、法规、条例等,以及房地产、大厦设备设施等方面的专业知识有较全面的了解。2.2物业主任的岗位职责职位:物业主任直接上级:物业部经理直接下级:物业助理岗位职责:1、收取及审阅物业管理巡楼报告及每天之投诉记录;2、定期对物业清洁、绿化进行监察协调;3、监管下属员工的日常运作及工作安排,并对下属员工的违纪行为提出处理建议;4、遇有紧急事故,协助处理善后工作;5、协助物业部经理制定物业部各项工作规范及工作标准;6、督导各承包商执行工作;7、接受及处理客户投诉,并予记录,及
6、向上级报告;8、负责起草各类通知、客户文件等,交物业部经理审阅;9、协助追收租金、物业管理费等各类费用之工作;10、检查物业管理日常记录;11、协助处理突发事件;12、定期整理物业之客户资料;13、执行上级所指派之工作;14、熟悉管理种心各项管理制度、收费标准及其构成、客户情况等;15、负责办理客户的入住以及客户的退房手续,以及客户的装修手续;16、负责装修档案,客户档案、物业部文书档案的管理。17、负责物业未出租单元的钥匙管理工作;18、负责准时向客户派发各种费用的交费通知单;19、负责对客户投诉的处理结果进行回访,并做好回访记录与统计总结;20、负责定期对服务质量进行统计、分析,并提出整改
7、方案。素质要求:a.基本素质:具备相当丰富的物业管理专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门的相互关系,具有相当的组织管理能力。b.自然条件:30岁以上,身体健康。C.文化程度:物业管理专业大专以上或同等学历,受过物业管理的专业培训。具有物业经理岗位证书。d.外语水平:中级以上英文水平。e.工作经验:在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过物业部主管1年以上经验。f特殊要求:对现行物业管理政策、法规、条例等,以及房地产、大厦设备设施等方面的专业知识有较全面的了解。2.3物业助理的岗位职责职位:物业助理直接上级:物业主任直接下级:无岗位职责:1、记录每天客户投诉记录,并了解处理进度。收集后将资
8、料整理汇报物业主任;2、定期对物业进行巡视检查,填写物业巡楼报告;3、遇有紧急事故,协助处理善后工作;4、接受及处理客户投诉,并予记录,及向上级报告;5、协助追收租金、物业管理费等各类费用之工作;6、跟进所有客户投诉问题及巡楼检查问题;7、定时巡视检查清洁及绿化设施之情况;8、定期整理物业之客户资料;素质要求:a.基本素质:具备一定的物业管理专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门的相互关系。b.自然条件:25岁以上,身体健康。C.文化程度:物业管理专业中专以上或同等学历,或受过物业管理的专业培训。具有物业管理员岗位证书。d.外语水平:中级以上英文水平。e.工作经验:具有物业管理工作经验。
9、f.特殊要求:了解现行物业管理政策、法规、条例等,及大厦设备设施等方面的专业知识。2.4前台接待兼岗位职责职位:前台接待直接上级:物业助理直接下级:无岗位职责:1、负责记录客户及其他人员投诉,填写工作单,及时传递工作单;2、负责工作单的跟踪、整理、核销等工作;3、负责跟踪客户对各项服务的满意程度,负责协助调查客户服务满意率;4、负责客户的邮件收递工作;5、负责协助所有客户预订飞机票、火车票等;6、负责向客人提供传真、打字、复印等服务,并依据服务收费标准收取费用;7、对物业部负责,在物业部的直接领导下工作,执行物业部下达的工作指令。8、热诚帮助客人,主动自觉地为客户着想,收集客户对物业管理的建议
10、。9、协助对外、公关宣传活动。10、必须按时上.、下班,礼貌待客,准时优质完成客户所要求完成的服务项目。11、积极地学习并提高本职技能,不但操作熟练,还需懂得前台设备的日常维护、保养,定期对本工作台的机器设备进行维护,做到每日一清查每月大检查。12、按时保质、保量完成上级所赋予的工作任务。13、培养得体的言行举止,树立良好的企业形象。14、必须有高度的工作责任心,以防工作中出现不必要失误。15、必须熟知票务订购程序,认真、仔细地登记客人资料。16、准确及时地将客人所购车、船、机票送至手中。如遇运输部门特殊原因,如车、船、飞机改班、停班,应及时通知客人以防止延误客人宝贵时间。17、及时地将邮件送
11、至客户单元,对于包裹、挂号信、汇款应及时发单通知客户。18、必须有高度的责任感和事业心。必须懂得邮件收发业务程序、流程。19、对于遗失邮件或字迹不清楚等特殊事项应妥善处理,并及时上报。素质要求:a.基本素质:具备一定的物业管理专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门的相互关系。b.自然条件:女性,22岁以上,30岁以下,身体健康、品貌端正,具有较强的亲和力。C.文化程度:物业管理专业中专以上或同等学历,或受过物业管理的专业培训。具有物业管理员岗位证书。d.外语水平:中级以上英文水平。e.工作经验:具有物业管理工作经验或酒店前台工作经验。f特殊要求:了解现行物业管理政策、法规、条例等,及大厦
12、设备设施等方面的专业知识,了解财务出纳相关知识,具备较强的应变能力。2.5清洁领班的岗位职责职位:清洁领班直接上级:物业主任直接下级:清洁员岗位职责:1、对管理中心清洁总体工作负责;2、定期对下属人员进行考勤、排班,做好清洁工作的监督、检查、评比;3、负责清洁用品的保管、发放及采购计划的编制;4、掌握清洁设备的正确用法,以及清洁剂的合理用法,并定期对所属员工进行业务知识培训和考核;5、接收物业主任领导,带领下属有序完成各项清洁任务;6、监督下属的工作情况,检查清洁员的到岗情况,查看是否全勤工作,合理安排下属工作;7、遵守管理中心制定的管理细则,工作时仪表整洁,佩带员工证,统一着装上岗,树立良好
13、形象;8、以身作则、遵守劳动纪律,坚守工作岗位,按照清洁程序保质保量地完成所负责区域内的卫生清扫工作;9、发扬互助精神,支持同事工作,以礼相待。素质要求:a.基本素质:具备相当丰富的清洁专业知识,责任心强,善于沟通,并能协调各部门的相互关系。b.自然条件:25岁以上,身体健康。C.文化程度:物业管理专业中专以上或同等学历,或受过物业管理的专业培训。具有物业管理员岗位证书。d.外语水平:初级以上英文水平。e.工作经验:具有物业管理清洁工作2年以上经验或酒店客房服务工作2年以上经验。f特殊要求:了解现行物业管理政策、法规、条例等,及大厦设备设施等方面的专业知识,具有较高的清洁技术。2.6清洁员职责
14、职位:清洁员直接上级:清洁领班直接下级:无岗位职责:1、接受清洁领班的领导,按照上级的指示完成本职工作;2、按照清洁工作标准和责任区域负责物业范围内所有公共区域的清洁和服务;3、负责本物业范围内暗沟、下水道的清理,保持雨季水道畅通;4、负责紧密配合环卫部门搞好垃圾清运工作;5、负责保管好用品、用具、用剂;素质要求:a.基本素质:具备一定的清洁专业知识,责任心强。b.自然条件:25岁以上,身体健康。c.文化程度:高中以上或同等学历,或受过清洁专业培训。d.外语水平:无e.工作经验:具有物业管理清洁工作1年以上经验或酒店客房服务工作1年以上经验。f特殊要求:能够使用现代化的清洁设备。3.0政策与程
15、序3.1客户入住程序为了使物业部各级员工熟知客户入住程序流程,能迅速地办理客户入住手续,特拟定如入住程序流程如下:A招商部与客户签定意向书或房屋租赁合同后,填写客户单元确认单书面通知管理中心物业部前台;B、前台将客户单元确认单传给管理中心工程部,并由工程部检查预定单元;C、如有问题,工程部通知相关承建商返修,并进行复查;如无问题,由工程部总工程师在客户单元确认单上签字确认该单元检查维修完毕,可以使用;D、由管理中心物业部经理在客户单元确认单上签字确认同意该单元办理入住手续,并将此单返回公司招商部,并由招商部存档备查;E、招商部填写入住通知书,连同客户办理入住须知、客户入住代理委托书同事邮寄给客
16、户,书面通知客户或其代表前来办理入住手续;F、客户应携带以下文件至招商部办理入住登记手续:1招商部入住通知书原件2房屋租赁合同原件3首期租金交纳证明(发票或收据)原件4客户本人身份证/护照/户口簿原件及复印件一份5代理人身份证/护照/户口簿原件及复印件一份(如有需要)6客户入住代理委托书原件(如有需要)G、招商部办理事项:1确认客户身份,建立并填写客户档案和从业人员登记表。2呈交、说明及签署治安保卫责任书、消防安全责任书、计划生育责任书、房屋使用说明书、装修指南及其承诺书、客户手册及其承诺书等各项文件。3协助客户办理车位租用手续。4填写客户入住巡回单,并确认本部事项办理完成。H、招商部持客户入
17、住巡回单、入住通知书带领客户至财务部办理缴费事宜,财务部根据入住通知书上所列明的收费内容及金额收取费用,出具发票或收据,并填写客户入住巡回单确认本部事项办理完成。I、招商部持客户入住巡回单、客户档案等文件带领客户至管理中心物业部办理:1能源卡购买(冷水、热水、中水、电)2办理水牌及铭牌申请手续,填写水牌/铭牌申请表(DLH/WY/07)(如有需要)3填写电话报装申请表或电话移机手续(客户自行办理电话手续)4协助客户办理车位租赁手续5办理装修申请(如有需要)J、物业部持客户入住巡回单、客户档案带领客户至管理中心保安部办理:客户人员出入证K、填写客户入住巡回单,并确认本部事项办理完成。L、物业部持
18、入住巡回单、客户档案至管理中心工程部办理:1客户单元设备清点、检查、验收、移交,填写单元设备设施移交确认单并由客户签字确认;2检查设备设施质量,填写单元缺陷维修申报表(如有需要)3核对水表、热水表、中水表、电表读数,填写单元钥匙交接与能源确认表并请客户确认4了解客户装修的特殊要求并填写客户装修要求确认单,请客户确认。(如有需要)5如单元存在缺陷,工程部应尽快通知相关承建商返修,并确认返修完成时间,以便达到客户要求;M、工程部带领客户回到物业部,填写客户入住巡回单,并移交相关记录表格,确认本部事项办理完成。N、物业部办理:1请客户签署房屋移交确认书(房屋租赁合同附件)2填写单元钥匙交接与能源确认
19、表,办理客户单元钥匙交接手续;3填写客户入住巡回单确认本部事项办理完成,并将全部资料送回招商部。0、招商部负责整理客户入住资料交总经理签署并复印两份,资料原件交公司办公室存档,复印件一份交物业部留存,另一份由招商部存档备查。3.2客户二次装修办理程序为了物业部各级员工能清楚地了解客户二次装修管理程序,能顺利优质地为客户办理装修事项,拟定客户二次装修管理流程如下:A、物业部与工程部同客户办理装修申请。1客户提交装修申请表及装修问卷。2与客户承包商会面,了解具体装修要求及细节,解释有关装修要求。3承包商提交装修图纸。B、工程部审批客户所提交资料。工程部对客户资料提出整改意见,填写客户申请装修审批意
20、见单,物业部报总物业经理审批以上客户提交资料所办理的手续是否妥当之后,请客户或其承包商进行整改。C、客户到管理中心办理的手续。1填写临时出入证申请表,办理装修期间临时出入证(保安部办理)。2交纳施工押金,施工人员出入证押金及工本费等(物业部填写装修费用收缴通知单由公司财务部办理)3办理开工证(物业部办理,总物业经理签署)。4办理动火证,配备灭火器(保安部办理)。5安排开门(不移交钥匙)(物业部办理)。6配备电表并记下电表读数加封(工程不办理)。7提供装修指南、签署有关文件,例如担保书(附件3)等(物业部办理)。D、客户进入装修阶段,工程部定期检查装修情况,保安部经常性检查安全事项,物业部经常督
21、导装修卫生情况并协调客户与各部门的关系。E、客户装修完毕手续。U提交竣工图,报管理中心审核。2工程部提交审核意见。3工程部验收客户装修完的设施。4对于损坏的公共设施将按价从装修押金中扣除。5工程部验收完毕将填写竣工验收单,并签署意见、盖章。F、客户将验收单、临时出入证、工程部签署的意见书送公司财务部,财务验明,按章扣除有关罚款后无息退还出入证押金。G、经总物业经理同意后,由物业部通知客户入住。H、物业部通知工程部送电。客户入住后,工程部将落实遗漏工程通知客户整改完毕,总物业经理审批后方可到公司财务部退还装修押金。3. 3投诉处理程序为了物业部各级员工能清楚地了解客户投诉的处理过程,并能顺利优质
22、地为客户解决问题,拟定客户投诉处理程序如下:A、管理中心开通投诉热线,物业部前台值班人员负责接听及记录;B、在客户投诉记录表中详尽记录投诉人姓名、单元号码、投诉事项、投诉时间、联系电话等。C、耐心听取客人投诉,禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在客户本身,亦不可当面指出,客户态度即使很坏,亦不可顶撞客户。D、对于客户的设诉,能当场做出解释应当场给客户解决,若不能马上处理的应记下投诉人的姓名、事件的经过、投诉对象以及投诉人的联系方法、客户签字(如客户亲自到访时),并告知解决的期限,以便及时告诉结果。E、应感谢客人指出的不是之处,对客人提出的建议表示感谢,并把事件提交到相关部门进行处理或报上级
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