医院一般账款作业办事细则.docx

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1、章页别次第1章关系机构记账、合约机构请（收）款处理1-11.1关系机构记账之请（收）款作业1-11. 2合约机构记账之请（收）款作业1-11.3 特殊记账：外界机构来函要求记账请（收）款1-21.4 合约记账机构基准档管制功能作业1-21.5 预开发票作业1-21.6 费用减免作业1-2第2章住出院欠款催收作业2-12.1 病患办理住院2-12.2 住院病患医疗费用洽收2-12.3 病患办理出院时无法结清医疗费用之处理2-1第3章门、急、住诊及漏账立欠案之核对及处理作业3-1第4章一般账款日月报表4-1第5章应收账款洽收作业5-15.1 小额欠款催收5-15.2 电、函催作业处理5-15.3医

2、疗费用洽收报告单处理5-15.4起诉追索5-25.5签报欠款转列呆账时应检附之资料5-2第6章银行转账收入处理6-1第7章溢收款退费作业7-11.1 关系机构记账之请(收)款作业1.1.1 员工就诊机构负担之部份(1)关系机构员工就诊，比照本院员工折扣，折扣部分由关系机构负担。(2)关系机构员工就医，结账缴费时需出示员工证件，经比照员工折扣后，折扣部分将自动记入关系机构记账代号。(3)每月一日根据电脑打印之医疗费用记账明细表(G8305-A表)核对记账总金额是否与电脑欠款账相符，确认后盖用财务专用章，联系关系机构，传真或寄送已用印之记账明细表。(4)关系机构付款采向机构请款转账拨付方式，待款项

3、拨入本院银行账户内，凭银行进账单以人工方式做缴欠。(5)如医疗费用于请款后一个月尚未收回者，则电话联络该机构经办，请其速予拨款，逾二个月未回者，会计将以账项异常催告单反应列入跟催，针对实际未收回异常原因提报处理。因故发生纠纷致影响医院权益，应立即以业务接洽便函通报部门主管，若受影响金额大时，应再同时知会会计处俾利及时研拟处理对策。1.1.2 公共关系部份凡公关减免、记账者，申请单位均需提供核准之文书送医事处。减免：以BTHU*为代号，并管制使用254糊耕让；记账：非合约机构者一律转欠，由账务人员以“公关管制”注记不管制门诊医嘱。(2)平日凭已核准之医疗费用减免/记账申请单，核对记账日报表(83

4、O1.-B表)之记账代号，记账单号码及金额等资料是否有误，并打一”作收讫记录。(3)次月5日核对医疗费用记账明细表，连同医疗费用减免/记账申请单、请款函及收据，寄送记账机构请款。(4)收款入账及逾期未收回之处理方式同机构负担部份第4、5款。1.2 合约机构记账之请(收)款作业每日先以各组送来之就医单据核对记账日报表(83OI-B表)上之记账代号、单据号码及金额等资料是否有误，打作收讫记录。(2)每月底前院内各部门应送来当月记账单转账务组记账。次月5日前将各机构记账单据依日期顺序排列，并核算医疗费用记账明细表(G8305-A表)总额是否有误，若有错误，即予查明更正。(4)核对电脑与报表无误后，打

5、印请款函、汇款资料回传单、银行转账单、医疗费用记账明细表及各项附件，以信件或传真寄各合约机构请款。每月收款作业以欠款报表（3101表）为收回记录。各合约机构缴款时，再将收据寄还该机构。（7）收款入账及逾期未收回之处理方式同机构负担部份第4、5款。1.3 特殊记账：外界机构来函要求记账请（收）款（1）依外来文之内容提报签准后凭以记账。（2）请款及收款方式同公共关系自付部份。1.4 合约记账机构基准档管制功能作业（1）接获各单位部门送来与各合约机构所签立之合约书后，体检部门依其合约内容在电脑合约机构应收账款之一基本资料维护屏幕内，输入合约机构之电话、联系人、地址、邮政编码、税务登记号等，予以管制。

6、（2）每月1日于合约机构应收账款之到期提醒单屏幕内，将合约到期日管制打印出合约记账代号到期提醒单之资料，以会签受理单位部门予以办理签立续约完成手续，再输入电脑管制。1.5 预开发票作业（1）合约机构要求先开立发票后付款的，应有体检部门或其他单位签准之文书为凭据。申请文书及账单均须至少提前一周（以医事处收到日为准）提交医事处。医事处凭账单入账开立正式发票，一份账单仅能开立一张发票。医事处将预开发票交体检部门（或申请部门）由体检部门（或申请部门）转交合约机构。预开发票之催款作业由体检部门（或申请部门）执行，如未依合约时限付款，会计催告均转至体检部门（或申请部门）因故发生纠纷致影响医院权益，应立即以

7、业务接洽便函通报部门主管及体检部门（或申请部门）若受影响金额大时，应再同时知会会计处，俾利及时研拟处理对策。1.6 费用减免作业（1）本院关系客户需申请医疗费用减免者，由申请部门提报医疗费用减免（记账）申请单，经部门最高主管核签后呈上，五万元及以下由总执行长核决，五万元以上呈院务委员会审议。医事组凭总执行长核签之一医疗费用减免（记账）申请单作相应费用减免。第2章住出院欠款催收作业2.1 病患办理住院时，应完整填写住院保证书，出示病患本人及保证人之身份证原件，经确认无误并复印后可办理住院。紧急医疗住院者不受此限，但住院柜台应与病房医事管理员交班、由病房医事管理员于病患住院期间完成保证书跟催及身份

8、证件核对，经确认无误后复印备查。住院柜台或病房医事管理员应及时将保证人基本资料录入病患详细基本资料档。2.2 住院病患医疗费用洽收2.2.1 暂缴费用不足垫付自费部分医疗费用(未补医保卡者，费用以自费计算)，每周一、三、五由各护理站病房医事管理员在住院病患球通知单资料查询屏幕打印缴费通知单直接分发予各病患。2.2.2 若病患连续二次未缴或累欠金额达壹仟伍佰元以上，每周二、四由账务组打印医疗费用异常反应单，依病房别(如加护病房，依会客时间访视)，由账务人员亲自访视或电话联络病患家属或住院保证人了解滞缴原因，拟具对策提报，案例如下：(1)确属家境清寒符合补助条件者，即填医疗费用异常反应单呈科长后，

9、转社服组协助处理。(2)对本院抱怨医疗不当或服务态度不佳，即填具医疗费用异常反应单呈核，转法务组协助处理。蓄意不缴者，将其滞缴原因，拟具对策呈科长，转请主治医师说明病情，以采取停伙或停止记账之参考(呈准后照会病房护理站配合办理)。对此类病患视情况需要，得呈准后发函催缴或申请办理强制出院。至病房访催同时，抽核各护理站保证书是否核对完整。(5)医疗费用尚在筹措中，尚未缴付者,劝导家属及早缴交费用。(6)医疗费用异常反应单整理后呈主管查核。2.3 病患办理出院时无法结清医疗费用之处理2.3.1 出院携款不足个案之处理(1)病患或家属至柜台无法缴清时，柜台人员将个案转由账务人员处理。与病患或家属洽谈了

10、解其原因及欠款缴交方式，核对并复印相关证件，作为欠款之依据，并向病房医事管理员取得住院保证书。及时于欠款系统之函催作业建档病患及保证人之资料。由账务人员填妥病患异常出院报告书呈送权责主管核签，依核准意见办理，立缴交医疗费用保证书、分期付款保证书等。由柜台人员转欠填写未收款通知单。2.3.2 自行离院个案之处理(1)病患(或家属携带)自行离院者，由柜台人员填写未收款通知单，送账务组。(2)向病房医事管理员取得住院保证书，先电话联络病患及保证人。及时于欠款系统之函催作业建档病患及保证人之资料。2.3.3 AA出院欠款之处理第3章门、急、住诊及漏账立欠案之核对及处理作业(1)收到发生部门送来之未收款

11、通知单连同账单，查核是否已呈核至部门主管，查明迟送原因是否填写完整(本部门开立的需同时将病患的基本资料填写完整)并核对每日打印之G3101表及G8450表所立欠项目、金额是否与账单相符，最后依个案按月份别登录账务维护档中，于左上角编流水号并归档。(2)上列若核对有误时，将错误原因用便条纸载明，连同未收款通知单及账单退回发生部门更正。(3)依据未收款通知单或病患基本资料维护档之电话、邮政编码、地址、住院保证书人资料或出院保证书人资料以及欠款原因、流水号，输入账务系统的函催作业中。(4)发生路倒病患及无名氏之案件，于病患就医后若非为110或120救护送医者,警卫科(警卫人员)当班应主动报案取得凭证

12、资料,并转交护理人员夹入病历内，连同未收款通知单送给急诊批价人员转欠O(5)病患至急诊就医，属非紧急医疗者，均由急诊批价人员先收挂号费及部份负担(自费身份则收诊察费)，通常收取500元的暂缴款，并持续追踪完整资料，治疗结束后由护理人员陪同至柜台结账，以减少急诊自离欠款个案发生。日报表每日打印应收账款日报表（G3101表及G8450表），当收到未收款通知单时，逐一核对个案与日报表上之金额是否符合，若电脑数据有立欠，而账务组无此个案，应查出属何部门发生之欠款后，转会该部门补填未收款通知单。缴欠部份则查出案件编号予以登录回收，并将缴欠后的未收款通知单呈主管核签后归档。另销欠部份则检附销欠经办填写的销

13、欠说明单或相关凭证呈核。月报表每月初列印G8446表（IOO元以下欠款逾3年月报表）查核无误呈签后送会计转列呆账。每月初列印G3107（欠款异动月报）强制执行汇总表、医疗争议案件汇总表，其中强制执行汇总表及医疗争议案件汇总表需核签后交法务专员处理。5.1 小额欠款催收(1)小额欠款即100元以下欠款，立欠3年未回收的，系统自动转列呆账。(2)小额欠款采短信、电话或平信函催，不能发送短信的以电话或平信函催，不能电话联系的以平信函催，函催作业完成后持续跟进并列回诊催收。5.2 电、函催作业处理5.2.1 先电话联络。5.2.2 第一次洽收函(S146,S148)打印时机及处理(1)欠款发生后逾15

14、日，缴款义务人仍未结清欠款者，固定于周一由账务组打印洽收函。(2)账务人员依洽收函填写邮件寄送清单(如金额、姓名、地址、编号、病患姓名及病历号码等)，附函装订快递邮寄住院保证人或病患本人或连带保证人。5.2.3 第二次洽收函(S147,S149)打印时机及处理(1)欠款发生后逾30天，缴款义务人仍未结清欠款者，固定于周一由账务组打Ep洽收函。账务人员依洽收函填写邮件寄送清单(如金额、姓名、地址、编号、病患姓名及病历号码等)，附函装订快递邮寄住院保证人或病患本人或连带保证人。5.2.4 第三次洽收函打印时机及处理(1)第二次洽收函出表后逾15天，固定于周一由账务组打印洽收函。(2)账务人员依洽收

15、函填写邮件寄送清单(如金额、姓名、地址、编号、病患姓名及病历号码等)，附函装订快递邮寄住院保证人或病患本人或连带保证人。5.2.5 1000元以上欠款，于第60天打印律师函。5.2.6 信函遭退件时查明病患之正确资料再发函。5.2.7 经通知缴款后病患对欠款有疑问时，例：病患表示未作检查为何有该费用，此时应与病患留下通讯资料及电话，告之待查结果再与病患联络，然后调阅病历查病历上资料，经会有关单位意见后，再向病患或家属解释说明，使病患有意缴清费用，仍未缴者再次通知。5.3 医疗费用洽收报告单处理5.3.1 病患未结清账款经函催三次，缴款义务人仍未结清账款时，于第三次函催(45日)后一个月打印洽收

16、报告单S181表(75日列表)，账务组依以下情形拟订处理对策(1) 病患对医疗处置抱怨，则会相关部门意见，依指示再做后续处理。5-1(2)未留基本资料、行踪不明者，暂列回诊催收。5.3.2 欠款100元以上个案，于满180日、360日、670日及720日各WTEPS181表，供判定是否依法追索、转列呆账或其它处理方式。5.4 起诉追索5.4.1 凡账务一般催收流程完成，病患仍未缴款，或个案已达依法追索时效，账务人员应以洽收报告单提报转依法追索，并于报告单核准后附病患基本资料、费用清单、欠款发票、住院保证书、缴欠保证书等送交法务人员。并于欠款维护档记录作业时间，于欠款档以“强制执行会办日期”注记

17、，供其他人员查阅。5.4.2 医疗争议案件管制功能(1)医疗争议之账款洽收案件，增设电脑管制日期，供账务人员输入管制日期。(2)输入注记之医疗争议案件，于每月五日在电脑屏幕点选欠款作业下之医疗争议案件汇总表列表会签医政组医疗争议处理专人惠予说明案件处理情形。医疗纠纷或其它特殊欠款个案，除援引欠款洽收作业系统之治收报告追踪提报处理情形，欠款日逾两年以上者，视个案情形，每年至少仍须追踪提报处理一次。5.5 签报欠款转列呆账时应检附之资料5.5.1 “行踪不明”列回诊催收逾两年时效仍未收回者,须于前两个月整理以签呈提报转列呆账(附件为未收款通知单、个案处理表、洽收记录、洽收报告等复印件)，经签核后将

18、签呈及附件转送会计备查，另纳入回诊催收。5.5.2 依法申请强制执行送达不到致无效且欠款金额未满两万元者，于逾两年时效前两个月整理以签呈提报转列呆账，另已获法院判决之欠款个案，法院判决书上日期算五年期间之时效，亦于到期前两个月以签呈提报转列呆账(附件同上并加附法院送达不到之证明、强制执行书、判决生效书、法院资产调查资料)，经签核后将签呈及附件寄送会计备查，另纳入回诊催收。5.5.3 欠款金额500元以下逾两年时效,统计件数及金额以签呈提报转列呆账,经签核后将寄回之社补单及G8446表寄送会计，另社补单存联寄回社服组。当收到银行送来之进账单时，核对汇入之金额与汇款人无误后，交予医事柜台冲销账款。

19、(2)复印此进账单，在复印件上写明病历号与姓名后存档。冲销电脑账款后，应在出纳系统屏幕输入缴款资料，输入完后存档再打印缴款单，连同进账单送至出纳确认款项。隔日核对8301或8402表确认金额无误后，将报表送至会计。(1)发生部门填写退费通知单并连同附件单据交予病患，至医事柜台办理退费，医事柜台人员接件后转账务组主办审核退费通知单及附件单据是否完整，完整予以签字办理，不完整则退件至发生部门。(2)医事柜台办理退费时，请收款人于退费通知单上签名，留下姓名、身份证号等信息，完成后由退费经办签名。(3)账务人员收到办妥之退费通知单后，于表单左上角以年度、月份为主再加流水号予以编号，第一联由医事科存档，第二联由退费经办附会计报表。一般账款作业办事细则7-12015年06月30日第02次修订