物业公司档案管理作业规范 物业公司各部室、管理处电话及负责人联系电话管理制度作业规范.docx

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1、物业公司档案管理作业规范一、目的：统一公司立卷规范，保证案卷质量。二、范围：适用于对公司档案的管理。三、职责：总经办文员负责文件日常管理及年度归档工作。四、作业规程：1、归档范围：(1)重要会议材料：会议通知、报告、决议，总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。(2)上级单位发来的与本司有关的决定、决议、指示，命令、条例、规定、计划等文件材料。(3)公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。(4)公司的请示与上级机关的批复。(5)公司反映主要职能活动的报告、总结。(6)公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。(7)信访工作材料。(8)公司与有关单位签订的合

2、同、协议书等文件材料。(9)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励，处分的文件材料。(IO)公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。(11)公司历史大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。2、文件材料收集：(1)各部室、管理处均应指定专职文员，负责管理本部门的文件材料，如人员变动应及时通知总经办。(2)凡公司发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经办统一收集管理。(3)在由几个部门共同参与办理的活动中所形成的文件材料或会议文件，应由主办部门收集归卷。(4)参加外出学习、考察、调查研究，或上级单位召开会议的公司人员应将会议的主要文件资料

3、送总经办办理归档手续。(5)公司内部召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料送总经办办理归档手续。3、档案平时归卷：（1）各部门要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件材料，由专职文员统一保管。（2）各部门应根据各自的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，要求简明确切，编条款号。（3）各部门专职文员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交总经办文员归卷。（4）总经办文员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款放入平时保存文件卷夹内，并在收发文登记本上注明。3、立卷质量要求：（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐

4、全完整。（2）应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别归类存放，不得分开。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。如跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。（4）卷内文件排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件依其形成特点，进行系统排列。（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整，卷内目录放在卷首。（6）有关卷内文件材料的情况说明，都

5、应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。（7）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。（8）案卷装订格式；装订前，对破坏的文件进行托裱，字迹已扩散的应复制并与原文件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。（9）案卷内容排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。（10）上年度文件归档工作必须在6月份前全部完成。4、档案文件借阅：（1）借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记本上登记后方可借阅，秘密级以上的文件须经主管领导批准方能借阅。（2）案卷不

6、得借出，只能在总经办查阅，未立卷的文件及资料可借出。（3）借阅期限不得超过两星期，到期必还，如需再借应办理续借手续。(4)借阅档案的人员必须要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印。否则按违反保密法追究当事人责任。(5)归还档案应当面点交清楚，如发现遗失或损坏，立即报告领导。五、相关表单：文件目录文件目录序号文件名称备注123456789101112131415各部室、管理处电话及负责人联系电话管理作业规范一、目的：规范公司各部室、管理处负责人电话管理。二、范围：适用于总经办对相关单位及个人的通讯管理。三、职责：总经办文员及时更新负责人联系电话号码通讯录。四、管

7、理规程：1、电话通讯录：（1）各部室、管理处办公电话及负责人电话变动和新增，要及时通知办公室。（2）总经办文员根据变更内容重新制作电话通讯录，并将新通讯录交办公室主任核查。（3）经核查、修改后，总经办文员将最终确认的通讯录复印发放给公司各部门、管理处。（4）各部室、管理处、要保管好公司通讯录，不得流传出去。2、电话使用：（1）压缩公司电话费开支，各部室、管理处在用电话联系工作过程中，要本着长话短说的原则，减少通话时间，章约电话费用。（2）公司各部室、管理处电话主要用于工作业务联系，不准用办公电话联系私事，对违反制度的将给予相应处罚。（3）对各部室、管理处国内长途电话进行呼出限制，如因工作需要，

8、确实需要拨打国内长途电话，统一到总经办登记后拨打。3、传真机使用：（1）接收传真：总经办负责及时发送按规定签署的各类电文、传真函件。为公司领导及时递送收文、收电；建立登记、签收制度，立档备查。（2）发送传真：发传真后，要致电对方确认是否收到。4、长途电话使用：（1）各种外线电话须配置专用长途电话记录表，逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。（2）每次通话时间以三分钟为限，通话应简明扼要，以免占线、浪费资金。（3）使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。（4）注重礼貌，体现公司员工良好的文化素养和精神风貌。（7）禁止因私拨打长途电话。5、电话机线管理：（1）总经办机线维护员应严格遵

9、照关于市内电话用户交换管理的有关规定对公司通讯设备及线路进行维护和保养。（2）机线维护员应熟悉掌握公司使用机线设备的性能、结构、原理及测试、调整、维修技能，切实做好机线的经常性维护保养工作。（3）电话使用人必须对公司通讯设备、仪器、工具定期进行清洁，确保完整无损，运作正常。（4）机线维护员应认真做好电话机线日常维护的原始记录，保管好通讯设备及维修情况的技术资料。电话机线原始记录：包括工作日记、各种障碍记录、维修作业计划（年度、月度）、蓄电池充放电记录、其他有关原始记录。通讯设备及维修技术资料:包括设备维护说明书、机电布线系统图、电缆、杆线、分机设备布置图、维修情况记录。五、有关要求和说明：无六、相关表单：AA物业管理有限公司各部门、管理处负责人通讯录AA物业管理有限公司各部门、管理处负责人通讯录序号类别部门姓名办公室电话手机小灵通传真