XX物业企业办公室工作手册范文.docx

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1、华通物业管理有限公司办公室工作手册编制：日期：审核：日期：批准：日期：文件受控章说明：红色印章为受控文件括号内数字为文件分发号责任部门：办公室编号版号/状态标题页码HTWYQMSQWXZ-01-A/0组织机构图05HTWY/QMS/QW/XZ-02-A/0部门质量目标06HTWY/QMS/QW/XZ-03-A/0办公室职责07HTWY/QMS/QW/XZ-04-A/0办公室行政助理权限与职责08HTWY/QMS/QW/XZ-05-A/0办公室环境管理管控规程09HTWY/QMS/QW/XZ-06-A/0保密管理管控规程10HTWY/QMS/QW/XZ-07-A/0会议制度13HTWY/QMS/

2、QW/XZ-08-A/0公文管理管控程序15HTWY/QMS/QW/XZ-09-A/0文件收发作业指导书17HTWY/QMS/QW/XZ-10-A/0通（告）管理管控规程18HTWY/QMS/QW/XZ-11-A/0档案管理管控程序19HTWY/QMS/QW/XZ-12-A/0办公设备管理管控规定23HTWY/QMS/QW/XZ-13-A/0复印机使用管理管控办法24HTWY/QMS/QW/XZ-14-A/0废用品管理管控办法25HTWY/QMS/QW/XZ-15-A/0电话/传真机使用管理管控规定26HTWY/QMS/QW/XZ-16-A/0印章管理管控制度27HTWY/QMS/QW/XZ-

3、17-A/0办公用品管理管控规定28HTWY/QMS/QW/XZ-18-A/0办公用品申请及领用管理管控规定29HTWY/QMS/QW/XZ-19-A/0仓库管理管控规程30HTWY/QMS/QW/XZ-20-A/0物品验规程31HTWY/QMS/QW/XZ-21-A/0固定资产控制程序34HTWY/QMS/QW/XZ-22-A/0员工守则35HTWY/QMS/QW/XZ-23-A/0员工安全守则39HTWY/QMS/QW/XZ-24-A/0管理管控人员行为管理管控规程40HTWY/QMS/QW/XZ-25-A/0员工聘用管理管控规程42HTWY/QMS/QW/XZ-26-A/0考勤制度46H

4、TWY/QMS/QW/XZ-27-A/0培训规程47HTWY/QMS/QW/XZ-28-A/0考核标准及实施51HTWY/QMS/QW/XZ-29-A/0奖惩制度52HTWY/QMS/QW/XZ-30-A/0员工工牌、工服管理管控制度55HTWY/QMS/QW/XZ-31-A/0品质管理管控工作规程56HTWY/QMS/QW/XZ-32-A/0品质管理管控与服务标准58HTWYQMSQRXZ-01-A/0出席会议签到表69目录编号版号/状态标题页码HTWY/QMS/QR/XZ-02-A/0办公室环境检查表70HTWY/QMS/QR/XZ-03-A/0文件发放范围清单71HTWY/QMS/QR/

5、XZ-04-A/0质量体系文件清单72HTWY/QMS/QR/XZ-05-A/0文件领用登记表73HTWY/QMS/QR/XZ-06-A/0文件更改申请表74HTWY/QMS/QR/XZ-07-A/0文件更改记录表75HTWY/QMS/QR/XZ-08-A/0外来文件登记表76HTWY/QMS/QR/XZ-09-A/0记录一览表77HTWY/QMS/QR/XZ-10-A/0文件资料借阅登记表78HTWY/QMS/QR/XZ-11-A/0文件资料借阅申请表79HTWY/QMS/QR/XZ-12-A/0发文登记表80HTWY/QMS/QR/XZ-13-A/0收文登记表81HTWY/QMS/QR/X

6、Z-14-A/0档案资料移交清单82HTWY/QMS/QR/XZ-15-A/0档案分类编号、归档时间登记册83HTWY/QMS/QR/XZ-16-A/0档案销登记表84HTWY/QMS/QR/XZ-17-A/0档案借阅申请审批表85HTWY/QMS/QR/XZ-18-A/0档案统计季报表86HTWY/QMS/QR/XZ-19-A/0电脑使用人记录87HTWY/QMS/QR/XZ-20-A/0复印机使用人记录88HTWY/QMS/QR/XZ-21-A/0收发传真记录89HTWY/QMS/QR/XZ-22-A/0物品报报废单90HTWY/QMS/QR/XZ-23-A/0送修登记91HTWY/QMS

7、/QR/XZ-24-A/0印章使用审批表92HTWY/QMS/QR/XZ-25-A/0印章使用登记表93HTWY/QMS/QR/XZ-26-A/0办公用品领用登记表94HTWY/QMS/QR/XZ-27-A/0采购申请单95HTWY/QMS/QR/XZ-28-A/0入库单96HTWY/QMS/QR/XZ-29-A/0领料单97HTWY/QMS/QR/XZ-30-A/0库存检查记录98HTWY/QMS/QR/XZ-31-A/0仓库物料盘存表99HTWY/QMS/QR/XZ-32-A/0物品验证记录100HTWY/QMS/QR/XZ-33-A/0不合格品处理单101HTWY/QMS/QR/XZ-3

8、4-A/0固定资产登记表102HTWY/QMS/QR/XZ-35-A/0消耗材料盘点报告103目录编号版号/状态标题页码HTWY/QMS/QR/XZ-36-A/0年度人力资源需求相关计划表104HTWY/QMS/QR/XZ-37-A/0招聘登记表105HTWY/QMS/QR/XZ-38-A/0面试记录表106HTWY/QMS/QR/XZ-39-A/0员工资料表107HTWY/QMS/QR/XZ-40-A/0担保书108HTWY/QMS/QR/XZ-41-A/0聘用人员试用通知书109HTWY/QMS/QR/XZ-42-A/0入职手续办理单110HTWY/QMS/QR/XZ-43-A/0员工转正

9、申请表IllHTWY/QMS/QR/XZ-44-A/0转正申请书112HTWY/QMS/QR/XZ-45-A/0员工聘用/转正定级/调岗调资通知书113HTWY/QMS/QR/XZ-46-A/0考勤表114HTWY/QMS/QR/XZ-47-A/0年度员工培训相关计划115HTWY/QMS/QR/XZ-48-A/0培训档案116HTWY/QMS/QR/XZ-49-A/0培训签到表117HTWY/QMS/QR/XZ-50-A/0培训记录118HTWY/QMS/QR/XZ-51-A/0人员状况表119HTWY/QMS/QR/XZ-52-A/0员工岗前培训考核表120HTWY/QMS/QR/XZ-5

10、3-A/0员工月考评表121HTWY/QMS/QR/XZ-54-A/0员工月考核评估表122HTWY/QMS/QR/XZ-55-A/0服饰领用登记表123办公室行政助理部门质量目标1. O2006年建立并试运行IS09000：2000质量管理管控体系2. 02007年主要管理管控指标和管理管控标准均达到或超过深圳市物业管理管控区级（罗湖）标准3. 0自2008年起按深圳市物业管理管控市级标准提供管理管控和服务4. 0主要指标有1服务质量知识普及率为100%2员工持证上岗率为100%3有效投诉率低于千分之八4顾客满意率95%以上5管理管控人员专业培训合格率100%6无重大安全生产事故发生7文档保

11、管完好率100%8每月一次质量简报办公室职责1、负责安排公司的季度、年度工作会议及经理办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。2、负责公司相关文件的起草、印制和分发，做好公司各类文件的审核、编号、立卷、存档工作，管理管控好公司的文书档案。3、负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。4、搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为领导决策提供参考，为基层工作提供借鉴。5、注意收集合理化建议情况，会同有关部门提出推广和奖励意见。6、管理管控公司印信。7、负责保密管理管控，抓好保密教育、保密检察和对失泄密事件的调查处理。8、

12、完善公司行政管理管控制度，汇总各部门月采购相关计划编上报；安排落实节假日值班。9、负责服务、督促、检查、协调公司工作，保证各项工作的正常运行。10、负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理管控和安排。11、负责公司文件及各种书面文件材料的撰写、审核、发放。12、负责办公室环境管理管控。13、负责公司办公用品用具的领用、发放、登记和管理管控工作。14、负责公司报刊订阅工作。15、负责公事的质量管理管控工作。16、负责公司的培训与工作考核工作。17、上级交办的其它工作。办公室行政助理权限与职责岗位名称：行政助理所属部门：办公室定员标准：1名职务等级：工作地点：办公室直接上级岗位：总经理

13、岗位分析者：总经理审核者：公司负责人：总经理签发日期：2006年月日工作权限：1、在工作职责范围内，按工作流程开展办公室工作。2、按工作流程，有权和相关部门或岗位协调工作。3、出于工作的必要性，有权向主管上级申诉或越级申诉。4、有权提出合理化意见与建议。5、在授权范围内，有权代表公司对外联络,开展活动或洽谈。岗位职责一、岗位职责开展办公室工作。二、管理管控职责1、负责大厦图纸资料、工作文件（含公司系统文件与外来文件）、人事档案的收录、建立与存档。2、负责工作文件的打印、登记与传递。3、负责公务接待与对外联络。4、负责劳动纪律与工作环境的管理管控工作。5、负责会议的组织与记录工作。6、负责办公用

14、品用具采购相关计划的编制与发放登记。7、负责相关计划外办公用品的采购与发放登记。8、负责办公用具与设备的管理管控工作，建立相应台帐与领用记录。制定相关制度，明解各设备用具的保管责任人。9、负责合理化建议的收集与总经理信箱的管理管控。10、负责培训工作的策划、组织与考核。11、负责员工绩效考评工作。12、协助物业公司的品质管理管控工作。13、完成上级安排的其它工作。三、任职资格1、中专以上学历。2、二年以上同等工作经验，持有全国物业管理管控从业人员上岗证。3、年龄25-35岁，有规范物业管理管控公司一年以上从业经历。4、富于亲和力，沟通能力强。5、能熟练使用电脑、传真、打印、复印等办公用具。办公

15、室环境管理管控规程1、办公室环境是企业管理管控的一面镜子，办公室环境布置与精神文明关系密切，优雅整洁的环境，不仅令人心情舒畅，提高办事效率。同时，良好的环境同整洁的仪容一样，是对来客尊重和礼貌的表示。2、保持办公环境光线充足、明亮而不刺眼；空气流通、清新。3、保持办公桌整洁，除水杯及当前工作所需资料外，其他物品一律放入抽屉中。4、长时间离开办公桌时（1小时以上）应将桌面物品理齐后置于桌面一角，或放入抽屉中，并将座椅推入桌下放正。5、除按规定须上墙的制度、条例及牌匾奖旗外，办公室墙壁、门、窗上不得悬挂张贴其他物品。6、每天下班前抽出3至5分钟整理办公室、抽屉，不得杂乱无序。7、办公室内不得堆放杂

16、物、报纸应用报夹夹好，放在规定地点。上班时间，不得翻阅报纸（特殊岗位除外）。废纸篓应置于不易看见的地方。8、不得串岗闲聊，工作量不足时，应积极学习业务知识，不可无所事事。相关记录办公室环境检查表保密管理管控规程1.O保密工作要贯彻突出重点、积极防范的方针，坚持既便利工作又确保秘密的原则，更好地企业的生存发展服务。2.0公司保密工作的职责是：2.1贯彻执行党和国家保密工作的方针、法令、条例和制度，结合实际制定本公司的具体规定和实施细则。2.2开展经常性的群众性的保密宣传教育，加强对公司内保密和涉密人员的教育。2.3定期研究分析总结保密工作和组织保密检查，发现问题及时解决。2.4认真追查失泄密事件

17、，严肃处理。2.5指导保密工作不断深入。3.0根据国家和上级的有关规定，公司内的保密事项划定如下：3.1上级下发和本级形成的具有秘密合适的内容的各类文书、内部刊物、音像制品。3.1相关部门对员工的考核材料、奖惩意见、发展或任免安排。3. 3具有专利性质的技术诀窍、科研相关项目及成果。3.4不宜公开的公司经营活动的具体的取向、策略和实施相关计划及尚未公开的公司经济活动的重要的信息、数据。3. 5文书档案、人事档案、经济档案、科技档案。3.6 银行和电信密码，电子计算机存储、处理秘密信息的程序设计、应用程序和检索查询口令。3.7 公司重要的活动相关计划及不允许公开的活动情况；3. 8其他需要保守秘

18、密的事项。保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隐患，杜绝一切失密泄密事件的发生。根据目前的现实情况，其中重点是抓好公文保密、会议保密、经济信息保密、电子计算机信息保密。4.O公文是秘密的一种主要存在形式，公文保密应注意以下几个环节：3.1 印制。秘密文件印制前要规定发放范围。印制时形成的废页要及时销毁。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清样视同正式文件妥为保管。3.2 收发。秘密文件的收发必须指定专人负责，在收发、分送、传递、借阅等环节都应履行登记手续。传阅不得随意扩大阅读范围，并只能在办公室进行且不得摘抄。递送要有安全保障措施，不准通过普通邮政邮寄。3.3 保管。秘密文件必须存放

19、在有保密保障的房间和柜子内，经常检查保管情况。平时工作使用的文件，用后随手入柜加锁。文件管理管控人员工作变动要将文件清点、造册，签字移交。4. 4处理。秘密文件每季度末进行清点，节假日进行清查，年底进行清理，该清退的造册清保密管理管控规程退，该归档的立卷归档，该销毁的登记销毁。4.1 会议保密是保密工作的一个重要环节，会议保密中要做到以下几点：4.2 依据会议的保密程度，确定出席会议人数，严格控制列席人员，并对与会人员进行保密教育，规定会议合适的内容不得向外透露。5. 2领导办公会议指定专人做好记录，会议记录要妥善保管，查阅会议记录必须经领导批准,且只可查阅有关部分。5.3 具有秘密合适的内容

20、的会议不准使用无线电话筒，与会人员也不得擅自携带无线电设备扩音、录音。5.4 会议传达秘密文件、内部讲话允许记录的，要用保密手册记录，按保密管理管控办法处理。6.1 经济信息保密对维护企业的利益至关重要，保守经济信息秘密要突出注意以下几点：6.1 建立经济信息统一口径披露制度，注意企业内外有别，向外界公布或提供尚未公开的能够反映企业经济实力、能够反映企业经营状况变化的工作相关计划、经济措施、统计数据等，必须事先经过公司领导批准。6.2 严格控制重要经济信息的扩散，对进行中的物业管理管控信息追踪活动、编制中的投标标书和报价单的核心部分，以及其它一旦泄漏就会给企业造成不可弥补的损失的经济信息、，应

21、当采取特别保密措施，尽量减少和限定清楚详情的人员范围。6.3 加强接触经济信息秘密人员的管理管控。不允许其向包括本企业员工在内的所有无关人员透露企业的经济秘密；不允许其借助本企业的经济活动网络从事为自己、为他人谋利的活动；不允许其在工作变动时将自己掌握的经济活动资料据为已有。7.1 电子计算机信息保密是随着科技进步给保密工作提出的一个新课题，电子计算机信息保密要着力抓好以下几点：7.1向计算机输入或计算机处理有保密合适的内容的文件、数据、资料、档案等，必须在程序设计、应用程序及检索、查询上采取保密措施，并经检查确认其正确可靠后方可实施。7.2联网的计算机在传输秘密信息时，必须在信道上采取加密措

22、施。7.3凡需送外检修或请外人检修计算机，要先将各种信息载体清理干净，确认无信息残迹后才能允许检修，检修后经保密检查方可使用。7.4严禁将不需要计算机处理的秘密文件、数据、资料、档案等输入计算机及其存储介质。7. 5在试机和调试时打印出的有秘密合适的内容的纸页等，要妥善保管，集中统一销毁，严禁随意丢弃。8. 6经常开展保密检查，有助于保密工作的落实。检查的方式有全面检查、专项检查和综合性检查。9. 7发生失密泄密事件要立即报告，公司迅速组织力量认真进行追查，尽量挽回或弥补损失。问题查清后，要写出专题报告，并视情节依法严肃处理有关责任者。8.0公司员工尤其是保密涉密人员都要自觉遵守下列保密守则：

23、保密管理管控规程8.1 不该说的秘密，绝对不说。8. 2不该问的秘密，绝对不问。8. 3不该看的秘密，绝对不看。8. 4不该记录的秘密，绝对不记录。8. 5不在私人通信中涉及秘密。8. 6不在非保密本上记载秘密。8.7不在公共场所和议论公司秘密。10. 8不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料等。11. 9不用普通电话、普通邮件传达秘密事项。8.10不携带秘密文件、资料游览、探亲、访友和出入公共场所。8.11不委托非指定人员带转秘密文件、资料。8.12不擅自翻印、复制秘密文件、资料。8.13不隐瞒失泄密过失，发现失泄密情况及时报告并积极采取补救措施。会议制度1.0周一例会周一例会由公司领导及各

24、部门负责人参加，负责研究公司的重大问题，并进行决策。2.O会议主要任务2.1落实上级公司下达的相关计划任务。2.2研究制定公司的经营发展战略，确定战略实施合适的方案和采取的相应措施。2.3讨论决定公司内的人事安排及奖惩事宜。2.4研究公司年度管理管控、财务等重大问题。3.O会议的组织3.1会议由总经理主持，参加人员包括各部门负责人或其他需列席人员。3.2会议议题由总经理及与会者提出，总经理确认。3.3办公室负责准备会议有关资料，做会议记录，由总经理签发。4O办公例会办公例会是公司内部运作的经营决策性的常务会议，定期召开。4.1会议的主要任务a）传达贯彻上级公司的有关指示并提出落实意见。b）决定

25、公司企业管理管控和发展规划，安排重要工作。c）研究分析公司经营状况，提出问题并制定相应的整改措施。d）听取各部门工作汇报，总结经验，吸取教训。e）决定对各部门人事安排、表彰及处罚等事宜。f）决定近期工作相关计划，处理有关行政事务。g）就重点或难点热点问题进行论，决策。5.O会议的组织1.1 会议由总经理主持或委托他人主持。5. 2公司各部门负责人参加，其他人员由主持人确定。6. 3办公室负责会议资料和会议记录，编写会议纪要，由主持人签发，在第二个工作日下发。7. O公司各类业务会议7.1 业务会议是各专业、各部门布置本专业、本部门对口工作的工作会议。7.2 会议的主要合适的内容是落实公司布置的

26、本专业、本部门的工作任务，并安排近期工作相关计划，协调解决与专题业务有关的问题。6. 3由公司领导或委托部门负责人主持，各部门员工参加，并做好会议记录。7.0会议规定7.1 各种会议均应本着“精简、高效”的原则，会议紧扣中心，做到“中心明确、合适的内容扼要、言简意赅、讨论集中二会议制度7.2 与会者守时守纪，不迟到、早退，不得无故缺席。会议参加者因故不能出席时必须提前直接向会议主持者请假。7. 3会前应安排好本职工作，会议期间要关闭手机或处于静音状态。7.4会议所决定事项不能随意更改，按会议要求贯彻传达，不扩大传达范围。严格遵守会议决定，对违反公司保密规定的行为予以批评教育，造成后果者将追究责

27、任，爱护会议室的一切物品。8. O相关记录8.1 出席会议签到表公文管理管控工作规程1.0文件处理1.1 文件处理主要包括：公文的形成、办理、立卷、归档和销毁；1.2 文件处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密；2.0文件种类：2.1 决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项，用“决议二2.2 决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理，用“决定”。2.3 通知：是发布行政法规和规章，转发上级公司或不相隶属部门间使用的公文形式。2.4 备忘录：是指与其它分公司之间（含总公司职能部门）工作联系的公文形式。2.5 通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表扬进、批评后进等用“通

28、报”。2.6 报告：向上级公司汇报工作，反映情况，提出建议，答复上极公司的询问等用“报告”。2.7 请示：请求上级公司对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用”请示”。2.8 批复：批准或答复下属单位请示的事项，用“批复”。2.9 函：与本公司系统之外的单位互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用“函工2.10 会议纪要：记载或传达会议主要精神和决定事项，用“会议纪要”。3.0公文的起草和审批签发3.1 公文起草的基本要求是：a）重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，自由篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明；b）拟稿人必须用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，不得用圆珠笔

29、或红笔书写;c）文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。3.2 公文的审批签发程序为：先由行文部门起草、负责人审核签名，送办公室核稿，然后由公司领导审批。4.0公文办理4.1 公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。4.2 登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文单位、发往单位、份数、收发时间办理情况等逐项记载清楚，以便今后核查收回和销毁。5.1 分发公文5.2 一切外来公函，统一由办公室签收、登记并及时分送；5.3 根据公文性质和合适的内容，送领导阅示，或根据需要交有关部门办理；5.4 凡需出职能部门经办的公文，由办公室负责催办，并将落实结果报

30、告公司领导。6.1 档案的管理管控规定6.1 记述和反映本公司经营管理管控活动,具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由办公室专人统一管理管控，于第二年上半年完成上一年度的文书立卷归档工作；公文管理管控工作规程6.2 各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向办公室移交，实行统一管理管控；6.3 办公室对归档文件按事理分类、编号，确定保管期限；6.4 对无保存价值的文件，要逐一填写清单，由总经理审批，并在收、发文本上注明，一年后予以销毁；6.5 借阅文件，应经办公室办理相关手续后方可，未经同意，不得抄摘和复印。7.0相关记录7.1 文件发放范围清单

31、7.2 文件领用登记表7.3 质量体系文件清单7.4 文件更改申请表7.5 5外来文件登记表7.6 文件借阅登记表文件收发工作规程1.0目的：规范文件收发要求，提高工作效率。2.0适用范围公司各部门。3.0职责1.1 总经理负责文件的审批；3. 2办公室负责提出文件的处理意见；4. 3办公室负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等；5. 4各部门负责人负责本部门文件的提交和接收。4.0合适的内容：6. 1定义：a）文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、备忘录、工作相关计划、函、呈批单等。b）内部文件指公司各部门送往总经理需阅示的文件。c）外部文件指内部文件以外的文件，包括政

32、府部门、社会团体、上级公司、外部企业等发来的文件。4. 2接收与登记：a）办公室接收公司外部和内部所有来文。b）办公室将所有接收的外来文件登记在外来文件登记表，作为查证依据5. 3文件分发方式：a）总经理批阅后的内部文件，由办公室电话通知相关部门或文件提交人取回已批阅文件。若通知上述文件接收人未果，文件又属急件，办公室应将文件及时送达相关部门。b）总经理批阅后的外部文件，由办公室存档和发送。c）办公室把公司发出的文件登记在发出文件登记表。d）各部门以公司名义向外界发出的文件，须在总经理批准后方可印发。5.0相关记录6. 1外来文件登记表6.1 发文登记表6.2 发文登记表通告（知）管理管控规程

33、1.O目的规范通告（知）的管理管控。2.0适用范围适用于本辖区内物业管理管控全过程中通告（知）的起草、审定、登记、发布、回收、存档等。3.0职责3.1责任部门负责通告（知）的起草。3. 2总经理负责审批。4. 3办公室负责登记、发布、回收与存档。4.0合适的内容4.1 内部通告（知），包括通知、公告、启事、告示、通报、备忘录等4. 2办公室制定通告（知）的标准格式。4. 3责任部门按格式起草，明确时间、地点、涉及的人或部门、主要合适的内容、发放范围、有效期等。送办公室报批。4. 4涉及到顾客或其它部门的通告（知）要提前二到三天发出。4. 5总经理对通告（知）进行审定和批准。4.6办公室对审定后

34、的通告（知）进行格式确认，做好登记和盖章，填写用章登记表和发文登记表后进行发放。要求收件人或部门进行签收。5. 7对于发布在信息栏的通告（知），办公室要注意时间要求，对到期的，要及时收回。5.0外来通告（知）5.1 对于外来的通告（政府或上级公司、顾客、外部其他单位），发布前亦须填写发文登记表交总经理确定是否给予发布,并由其确定张贴期限。5. 2外来的通告应张贴在公司指定位置（一般情况下是指宣传栏、单元门、大堂和其它指定位置）。5. 33外来通告（知）必须在加盖公司或物业公司印章后，同样要填写用章登记表,才能发放张贴。5. 4横（条）幅的管理管控参照4.2.1和4.2.2执行。6. 5对过有效

35、期的通告（知）、横（条）幅应及时清除。7. O相关记录7.1 发文登记表7.2 印章登记表档案管理管控规程1.0目的加强档案管理管控工作，落实档案管理管控各相关项目标。20适用范围适用于在管理管控服务活动中形成的各种档案的管理管控。3.0职责3.1 公司总经理负责外单位（个人）查阅档案的审批。3.2 办公室负责公司员工借出档案的审批。3.3 办公室负责档案的管理管控a）负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；b）档案资料的移交；c）档案的借阅、登记、统计；d）保密；e）档案室设备、设施的保管维护等。3.4 各部门负责人做好本部门档案资料的收集、整理及交接等工作。4.1 程序4.1 档案资料的确

36、定凡属下列几类资料均属归档资料：a）公司基本情况资料，包括规划、建设与发展现状资料及图纸等；b）公司客户基本资料情况，包括客户房屋租赁合同合约、供水、供电合同合约以及治安、消防等资料O本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理管控制度、承包合同合约、人事劳资、工作基本情况描述等资料；d）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、备忘录、请示等；e）各部门资料，包括业务、行政管理管控等材料；f）外来资料，包括省、市、区、物业协会来文、上级公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；g）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；h）其它。i）档案编号j）档案分

37、类4.2 .档案编号为方便查阅档案资料，根据档案划分对档案进行编号。4.3 档案地址确定a）档案存放位置利用分类编号来确定。档案管理管控规程b）确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。c）各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。d）每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。e）同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。D每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。4.4 归档管理管控4.4.1 归档前资料管理管控a）分散在各部门的资料

38、归档前由各部门负责管理管控。b）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。c）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。4.5 归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。a）公司批文、供水、供电增容相关计划指标下达执行书等重要文件随时归档；b）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；c）客户资料在客户办理完各项手续后即行归档；d）各项工程资料在验收后一个星期内归档；e）各部门当年的业务、行政管理管控资料、行文、承包合同合约、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；其它资料按公司领导确定的时间归档。4.6 归档要求a）归档资料必须完整，如文件的正文与

39、附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；b）归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；c）归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。4.7 档案资料移交a）资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。b）移交时，办公室须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。c）移交清单一式两份，交接人各留存一份。4.8 资料编号归档a）办公室把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。b）办公室须把每份

40、档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。档案管理管控规程c）编号后的档案，按4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存放。4.9 档案管理管控a）档案由办公室负责管理管控。4.10 档案管理管控人员岗位职责a）必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。b）负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理管控等工作。c）负责督促各部门档案资料的移交工作。d）负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。e）各部门做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。0必须按要求做好保密工作。g）必须做好档案管理管控设备、设施的保管维护工作。h）必须完成公司安排的其它相关工作任务。4.11

41、档案保管档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。4.12 档案鉴定与销毁a）档案资料保存期限分别为长期、中期、短期三类。五年以下的为短期，五至十五年的为中期，十五年以上的为长期。b）公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。d）鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。4.13 销毁档案编号的处理a）经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识记号，并将其装订放入专门存放区内。b）档案销毁情况均须登

42、记在档案销毁登记表上。4.14 档案借阅a）档案资料一般只限于公司需要查阅的人员查阅。b）外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经总经理批准。c）档案一般只限于在现场查阅，因工作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。d）审批表经部门负责批准签字后，交办公室办理手册，方可借出档案。e）借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失，并保证如期归还。f）档案借还情况须在登记本上登记。档案管理管控规程4.15 档案统计a）档案资料定期进行清理、统计。b）办公室必须每季度统计一次档案增删、使用及管理管控情况。4.16 档案管理管控意外事件处理程序a）发生意外事件时，首先

43、应立即将事件情况通报公司领导。b）当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；c）当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。d）在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。e）根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。f）对发生的意外事件及处理情况须进行登记。5.0相关记录6.1 档案资料移交清单6.2 档案分类编号、归档时间登记册6.3 档案销销毁登记表6.4 档案借阅申请审批表6.5 档案统计季报表办公设备管理管

44、控规定1.0为了加强公司办公设备的管理管控，保持设备良好的技术状态，延长使用寿命，提高使用效率，特制定本办法：2.0规定内的办公设备是指办公用的电脑、打印机、复印机、电话、传真机、空调机等用于办公用途的设备。3.0公司办公设备的管理管控实行责任人制度，建立责任人的资料，责任人负责所管理管控设备的使用、维护工作，管理管控好设备的附件及有关资料，工作调动或更换操作设备时，要将完整的设备和附件办理移交手续。4.0设备责任人必须坚持对设备进行日常维护，及时清理灰尘，保洁外表，要定期对设备状态进行检查，必须亲自参加所操作设备的修理和验收工作。5.0工作人员使用办公设备必须严格执行操作维护规程，新到岗人员

45、必须经过操作培训后，方能使用设备。6.0工作人员在操作设备时不得携食品、饮料上机，不得利用设备干私活，不得使用外来软盘,以防病毒感染。7.0在使用设备时如发现异常现象，应立即停机检查故障，自己不能解决的故障，要及时通知责任人、维修人员进行修理。8.0对于不按操作规程使用设备而造成损坏的，将全额赔偿由此造成的一切费用。9.0相关记录电脑使用人记录复印机使用人记录收发传真文件记录物品报废单送修登记复印机使用管理管控办法1.O为了保证复印机的正常使用，特制定本办法。1.1 公司指派专人负责复印，办公室为使用人提供专用密码，以防未经培训人员使用，减少意外损坏；1.2 复印者要将复印用纸放入机器的1、2号两个纸盒内使用，尽量少使用右侧的手送纸台；4. 0禁止使用非标准复印纸、禁止复印原件上有订书钉等异物。5. 0办公室负责复印机的日常管理管控,定期进行维护。6. 0如复印机发生故障，办公室应及时通知专业公司进行修复。7. 0相关记录复印机使用人登记送修登记废用品管理管控办法1.0复印机、传真机、电脑等大件办公用品使用年限过长，无法维修