企业单位档案工作的业务指导.docx

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1、企业单位档案工作的业务指导（一）企业单位档案工作业务指导的内容企业单位档案工作业务指导的内容除了与机关档案工作的业务指导的内容相同外，还有其特别的方面，应该按照企业档案工作规范要求的内容进行指导。主要有以下内容：1 .归档范围一般的企业单位，应当按照企业档案工作规范中的企业文件归档基本范围与保管期限参考表和企业文件材料归档范围和档案保管期限规定来进行划定归档范围的指导。国有企业文件材料归档范围还应符合国有企业文件材料归档办法的要求。2 .档案鉴定工作一般的企业单位，应当按照企业档案工作规范中的企业文件归档基本范围与保管期限参考表和企业文件材料归档范围和档案保管期限规定制定本企业的文件材料归档范

2、围和档案保管期限规定O3 .档案收集工作企业中的科技档案占有重要位置，控制科技档案质量的根本机制是实行“三纳入”、四参加”、“四同步”制度。(1) “三纳入”制度。即把科技档案的形成和积累纳入科技工作程序；纳入生产、科研、基本建设等工作计划；纳入有关部门和有关人员的职责范围。(2) “四参加”制度。即档案部门参加基建工程项目竣工验收；参加科研课题、设计项目、成果鉴定；参加产品试制定型鉴定、验收；参加重大仪器设备开箱验收。(3) “四同步”制度。即下达计划任务同步提出科技档案的归档要求；检查计划进度与检查文件的形成、积累同步；鉴定验收科技成果与鉴定验收文件是否完整、准确符合归档要求同步；上级登记

3、科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。(4) .档案分类企业档案分类应该按照工业企业档案分类试行规则的要求，将档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。2003年国家档案局下发了关于企业执行科学技术档案案卷构成的一般要求和归档文件整理规则的意见，提出年归档量较少的企业可将党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类合并为一大类，暂称为“管理类”

4、。(5) 大项目建设档案企业的重大项目建设档案应该按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范进行归档整理。(二)企业单位档案工作业务指导的方法步骤企业单位档案工作的一般或日常业务指导属于微观档案业务指导，其指导应当遵循微观档案业务指导的流程。这里介绍的企业单位档案工作的一般或日常业务指导的方法步骤，是微观档案业务指导流程中的三个主要步骤：一是准备工作，二是实施指导，三是提出建议。1 .准备工作(1)熟悉企业档案业务指导的相关内容了解被指导企业的职能与内部机构组成等情况。了解被指导企业的档案工作情况。了解被指导企业的有关档案工作的规范标准。熟悉与被指导企业档案工作的相关规范标准。企业档案工作

5、比较复杂，形成的档案种类多，数量也多，因此，需要熟悉的相关规范标准也多。应该熟悉科学技术档案案卷构成的一般要求文书档案案卷格式企业档案工作规范归档文件整理规则国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范企业文件材料归档范围和档案保管期限规定。还应熟悉工业企业档案分类试行规则企业档案管理规定国有企业文件材料归档办法企业职工档案管理工作规定国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法等。除此之外，还应该了解科学技术档案工作条例档案工作基本术语档号编制规则全宗卷规范等。还应该熟悉常见的专业档案或特殊载体档案的规范标准，如照片档案管理规范电子文件归档与管理规范CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求会计档案

6、案卷格式会计档案管理办法等。(2)熟悉业务指导相关内容的方法2 .实施指导对一个企业全面档案工作的业务指导，一般应按照企业档案工作规范的要求，从企业档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设和档案设施设备等五个方面去查看。如果是只对某项档案工作进行指导、则只查看某项档案工作即可。如对重大项目建设档案工作的指导，则应按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范的要求，只看其项目建设档案工作的情况即可。下面就对一个企业全面档案工作的业务指导做简要的说明。(1)档案工作组织档案工作领导。是否确定档案工作的分管领导；是否确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人；是否确定档案部门的负

7、责人。机构人员。是否根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构；是否配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；是否建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。管理职责。是否将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对其职责履行情况进行考核；档案部门是否履行监督、指导、检查企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作；是否做好档案管理工作。(2)档案工作制度工作规章。是否制定企业档案工作规定；是否建立档案工作责任追究制度。管理制度。是否制定文件归档、档案保管、档案鉴定销毁、

8、档案利用等制度；是否做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。业务规范。是否制定档案整理规范、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等。(3)档案业务工作档案收集工作。通过查看各类档案文件目录，对照企业根据其经营管理范围和业务活动类型制定的文件材料归档范围和保管期限表的要求，看是否将各类归档文件材料收集齐全完整。档案整理工作。是否制定了依据本企业管理职能、结合档案形成特点的档案分类编号方案；是否按照工业企业档案分类试行规则的要求，将档案分为10大类；是否按全宗、类别、保管期限编制了档案目录；是否建立并不断完善全宗卷。档案保管工作。库房是否保持干净、整洁；是否对库藏档案定期清查核对，做到账物相

9、符。档案鉴定工作。是否根据文件材料对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用以及历史研究价值制定本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。档案统计工作。是否建立档案工作统计台账，主要内容包括档案库藏情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施设备情况等。档案利用工作：是否建立适合档案利用需要的检索系统；是否开发档案信息资源，及时有效地提供档案利用服务。(4)档案信息化建设是否开展电子档案的归档；是否进行传统载体档案数字化加工；是否对电子档案实施存储到脱机载体上保存；是否开展档案网络化服务。(5)档案设施设备档案库房。档案库房是否设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所；档案库房楼层地面是否满足档案及其装具的承重要求。环境是否安静。保护设备。器材、防光窗帘、技术设备。打印机、计算机、3 .提出建议业务技术用房。业务技术用房是否满足接收、整理、修复档案的实际需要；阅览室是否邻近办公室和档案库房，档案库房是否配置温湿度监控设备及灭火防盗门窗等必要的设施。是否配置档案整理工作所需要的装订机、扫描仪、复印机、照相机等设备。同机关档案工作的业务指导相关内容。