新员工入职管理.docx

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1、新员工入职管理1.1入职前准备确定新员工报到日期后（人力资源部一般会留下一定的时间做入职前准备），即进入到入职阶段，标准新员工入职参考流程如下。新员工入职流程包括以下关键环节：D入职前准备:指在新员工正式入职前人力资源部、用人部门、相关部门、新员工本人进行的各项准备工作，充分的入职前准备可以提升入职效率，同时能够加强新员工对公司的接受度2）入职手续办理3）入职培训【经验提示】没有准备的入职等于对应聘者的不尊重，等于对自己的不尊重！从入职流程的规范性可以看出一个公司的工作效率，一个没有效率的公司是不会让优秀的员工青睐并付诸全力！1.1.1 入职前员工个人资料准备人力资源部在通知新员工报到日期或发

2、出录用通知单的同时，会要求准备新员工个人资料，个人资料清单包括：原单位离职证明个人近照体检合格证明规定银行账号个人有效身份证明人事档案信息学历证明保险住房公积金资料担保书其他需要提供的资料人力资源部与新员工沟通在入职前，与新员工进行积极沟通有助于提升录用效率，具体沟通要点和方法如下测试表:人力资源部与新员工沟通的5个要点，您做到了吗？ 到岗时间:要确认新员工具体的入职时间 各类需要准备的资料准备情况 有关体检指导:指定医院、必须体检项目、公司有关体检的规定 有关保险、公积金公司规定 其他新员工关注问题沟通方法：a）电话沟通，主要是入职时间、资料准备等信息，也包括在入职前新员工所需要了解的信息；

3、b）书面沟通，书面沟通主要是通过邮件方式进行，一般在新员工Offer单中包括有关体检、保险、公积金等信息。1.1.2 入职前人力资源部该准备什么？提高入职质量和效率的主要责任部门是人力资源部门，人力资源部除向新员工发出录用通知书之外，还需要做好充分的入职前准备工作：D新员工到岗通知在新员工报到前3-5个工作日，人力资源部需要向相关部门发出新员工到岗通知，相关部门包括： 用人部门IT管理部（或信息系统管理部，MIS）资产管理部（或行政管理部）其它流程接口人2）通知内容到岗通知内容包括： 新员工基本个人信息:姓名、部门、职位、联系方式、基本个人介绍 到岗时间及安排 各部门需要准备的物品和资料A人力

4、资源系列入职表单：劳动合同、入职表、员工手册等B工位及相关办公设备:涉及到带锁包括钥匙C电脑及其相关软件D电话EOA/ERP及其他信息系统账号密码:内部管理系统、网络系统账号、密码等到岗通知要确保相关人员接受并理解相关信息实例新员工到岗通知各部门：*年*月*日*时，将有*名新员工入职，请大家根据各自分工做好相关准备工作，新员工个人信息如下：姓名：部门及职位：直接主管：工作地点：联系方式：个人基本简历：您需要做的准备工作如下：1.2.各项准备请务必在*年*月*日*时前完成，完成后请与人力资源部*确认。感谢大家的配合！*公司人力资源部3）准备新员工入职资料人力资源部在发布新员工到岗通知后，需要准备

5、的资料包括：员工登记表劳动合同员工手册其它资料（比如：员工保密协议等）4）落实新员工培训计划入职培训是加快新员工融入到组织中的一个良好方式，在新员工报到之前（为方便新员工培训，一般安排为新员工集中入职），人力资源部应当完成针对新员工的培训计划，包括但不限于：课程设置及日程安排培训考核方式讲师沟通相关教学场地和设备落实1.1.3入职前相关部门该如何准备【实例】华为的导师制度华为建立了一套有效的导师制度，帮助新员工尽快适应华为。部门领导为每一位新员工指派一位资深员工做导师，为其答疑解惑，在工作生活等方面进行帮助和指导，包括对公司周围居住环境的介绍，及帮助他们克服刚接手工作时可能出现的困难等。在新员

6、工成为正式员工的三个月里，导师要对新员工的绩效负责，新员工的绩效也会影响到导师本人的工作绩效。除了针对新员工所开展的导师制度外，在每个部门，华为都配有一支资深的教授专家团队，为员工提供顾问支持;团队成员大多为来自各所名牌大学的教授，以及一些研发中心退休的老专家。他们将在员工遇到工作或生活的问题时，利用自己丰富的工作和生活经验，向员工提出富有成效的建议，以及接受进一步的咨询。D选定导师用人部门在新员工到岗前，为新员工选定导师，导师的主要职责 介绍公司理念和组织文化 建立新员工和同事良好工作关系 指导新员工办理公司各项手续 为新员工项目实施提供指导 解释、解答新员工疑惑，缓和因工作环境变化带来的不

7、适应导师的基本要求： 两年以上本公司工作经验 熟悉公司理念和文化，能够主动介绍熟悉各项业务流程和行政事务办理流程 积极、主动、热情部门导师选定后通知人事专员，人事专员备案2）人力资源与导师沟通导师制度的建立是人力资源部在招聘过程中的一项重要工作，人力资源部需要设计导师标准、选拔导师、并进行一定的训练、同时在新员工到岗前要与讲师沟通。人力资源部与导师沟通的4个要点 新员工基本信息重申导师的主要职责新员工岗位及职责定位考评新员工标准【经验提示】与导师沟通一般在新员工入职前2个工作日内进行，主要采取面对面沟通方式，如果有可能的情况下，沟通时可以一同约上业务部门经理，相比较而言，业务经理的话语对于导师

8、的作用更大。3）人力资源与业务部门沟通：新员工入职前，人力资源部要与业务部门经理同沟通有关新员工入职事宜，就新员工试用期工作任务进行明确： 实习计划 导师安排 工作交接安排 工作目标及阶段性工作考核计划 转正标准沟通方法：关于新员工入职前与业务部门沟通，可以通过邮件或者面对面方式进行沟通，主要是明确各部门需要做的工作及其考核办法。并且已经列入到业务部门负责人工作内容之一即可。4）准备工位及配套设备资产管理部门在收到新员工到岗通知后协调新员工工位，并准备必要办公设备，包括电脑、电话、一起备齐办公用品，完成后通知人事专员，人事专员备案。5）人力资源和资产管理部门沟通大部分公司的资产管理部门都设为办

9、公室或者行政部，少部分公司设有专门的部门秘书来进行管理人力资源部在新员工入职前要与资产管理部门进行有效沟通：沟通要点: 各项资产的到位情况 电话号码 工位安排沟通方法：在沟通过后，人力资源部要到现场进行核实是否到位，以确保新员工入职时能够快速使用。6）开设账号及权限IT管理部门在收到新员工到岗通知后负责开设邮箱及网络账号，设置0A（办公自动化系统）、日报报销等权限。完成后通知人事专员，人事专员备案7）人力资源与IT部门沟通沟通要点： 内部网络IP分配 电子邮箱账号及设置 OA（办公自动化系统）帐号设置 其他信息系统账号设定，如CRM/ERP等沟通方法：一般通过邮件和电话方式进行，最好的方式是通

10、过邮件方式，对各类账号、密码等进行记录。1.2入职中的手续办理1.2.1 入职前检查在新员工正式报到前一天，人力资源部组织对各相关部门工作准备情况进行检查，同时对本部门准备工作进行自查，确保各项准备工作到位测试表:人力资源部在新员工入职前自查表 发录用通知单 准备新员工到职表 准备员工聘用合同书 准备员工手册 准备新员工入职培训计划 准备新员工入职须知 是否签定竞业限制服务协议 确定工位1.2.2接受报到 指定网络地插号 指定电话地插号 配置电脑（如果需要） 确定导师或指导人 外勤及补助报销标准 设置电子邮件账户及0A（办公自动化系统）权限 设置电话号码在规定的日期内，新员工带齐所有资料，到人

11、力资源部办理入职手续。新员工应填写新员工到职表，缴纳按照规定要求的证件原件供查验【新员工到职表】 出示身份证、学历证、学位证原件 经办人日期 体检（胸透、乙肝五项） 交1寸彩照4张 填写员工聘用合同书 领取公司徽章 领取员工手册 原单位离职证明 银行账号 签订竞业限制服务协议 入职培训用人部门 介绍导师 部门经理报到 电脑及电话调测 交代职责、布置工作任务 确定试用期考核目标及方法综合事务部:前台办理门禁卡（需彩照一张）注:1 .以上事务完成后，将此表交至人力资源部2彳数标是出入公司的重要标志，请妥善保管丢失将罚款50元。3.员工在转正当月工资发放之前必须将其个人档案调入公司1.2.37步办好

12、入职手续D资料审核及签署聘用合同人力资源部负责对员工提交的各种资料进行审核，印制证件复印件，代表公司与新员工签署聘用合同书，办理各类保险、档案转入事宜。2）发放书面资料及物品、办理考卡对已经签署聘用合同的新员工，人力资源部负责发放书面资料、办公用品，并说明注意事项。同时为新员工办理门禁和考勤卡3）部门报到人事手续办理结束后，负责办理入职流程的人力资源人员带领员工至工位处，到部门正式报到。4）认识导师及同事、安排工位人力资源部带领新员工认识导师，安排工位，完成与导师交接手续。导师代领新员工参观公司、了解相关业务部门所在位置，认识业务关系人。5）调试电脑及电话新员工在IT管理员的帮助下，完成电脑的

13、调测安装各种办公软件，调试电话，开通电话权限具有工作交接任务的还需要同上一任办理交接手续。6）新员工工作任务布置新员工主管领导在新员工到职后，组织与新员工工作任务布置交流，交待职责、工作任务、工作目标、管理权限等信息，同时介绍各种资源的获取方法、对异议的处理等内部流程。7）新员工入职手续审批人事专员负责办理新员工入职手续审批，协调考勤及薪酬管理人员开始计算考勤。新员工入职后3个工作日内，人事专员负责建立该员工的个人档案【经验提示】顺利办理新员工手续，主要在于之前的准备工作做了多少，如果能够提前把所有工作都准备好，办理新员工入职将是一个非常愉快的工作。相反，如果什么都没有准备，那么新员工将面临一

14、个非常尴尬的境地:不知道自己该如何做?下一步做什么也不是很清楚。1.3新员工上班第一天一个未来员工的入职日期一旦确定，他的主管或经理就应将这件事记牢，尽量不在这一天安排约会这样他便可以一心一意地去满足新员工的需求。如果安排不出一整天，至少这一天的某些时候一最好是上午的第一时间和这一天结束前的时光一一应当用来同新员工一起度过。还应当安排另外一些人，如本部门的其他主管、经理或同事来协助新员工更快地安顿下来。D开场白当新员工第一次报到上班时，应当花几分钟让他放松一下，并与之建立超融洽的关系。为做到这一点，可运用面试时采用的相同技巧，包括打破紧张局面的问题和陈述说完活跃气氛的话后，应花几分钟时间介绍一

15、下当天的活动安排。如果安排的活动很多，就该发给新员工份准备好的日程表，或者简要介绍一下活动安排【实例】张强，咱们谈完后我将带你到部门内去转转，见见那儿的每个人。然后我就把你交给生产部经理李伟。他会带你去看看你的办公室，告诉你东西都放在哪儿，并简单地说说到其它地方怎么去。11点45分我再回来与你碰面，一起去吃午饭。我已经在餐厅订了位子，那里的伙食很好。下午1:30,李伟会带你去人力资源部参加第一期岗前培训。4;30培训结末后，请你到我的办公室来一下。我会回答你这一天中你遇到的所有问题，并讨论明天的日程安排2）介绍现在该把新员工介绍给将要与其一同工作的其他人了。应当允许新员工自己去了解其同事。因此

16、不要做任何主观的或判断性的评论。相反，应当注重描述。当走近每位员工的办公地点或工作场所时，简单介绍一下他的整体工作。把对个人的介绍限制在一两句话内，以便新员工能记住你所说的。例如，可以说你接下来要见的是刘丽。刘丽是我们的办公室经理。她从行政副总那里接受任务，分配给秘书们，对成品进行核查，然后再将这些成品送到相应的行政副总处，”这样一来，如果新员工正在做记录，他可以很快写下刘丽，办公室主任，接收、分配、把完成的工作送回到行政副总处”3）熟悉办公室一旦做完了介绍，就该领员工去看看他的具体工作地点，并介绍其布局。通常部门会指派一个人来帮助新员工。指派的这个人一定要完全熟悉办公室的布置，并能投入必要的

17、时间进行充分讲解.测试表:新员工入职第一天需要了解的项目核实清单 带员工参观其办公室或工作地点 带员工去物品储藏室看看，并介绍一下领取方法 为员工提供电话号码薄 介绍一下公司电话系统的工作方法 告诉员工盟洗间和饮水机在什么地方 介绍一下复印机和传真机在什么地方，并说明一下使用方法 说明书面文件和备份磁盘的存放处 告诉新员工食堂在什么地方 把新员工介绍给将和他一起工作的同事 给他们重要的、供联络之用的电话号码，比如你的、保安部门的 说清楚对他们第一个月的工作有何期望 给他们一张公司日常工作的时间表 解释一下公司的车如何使用 说明一下使用费用账户的程序，以及哪些费用可以报销 带新员工去看看员工休息

18、室 解释一下就医程序最好能发给新员工一张介绍上述16项内容的清单，以便于介绍情况时他做些记录。4）带新员工去吃午餐到第一天上班的午餐时间，新员工可能会感到有点不知所措。因此，就应安排一个人带他去吃午餐一通常是该员工的顶头上司，或者是被指派带他参观的人。不论如何，应该是很有可能经常再次与新员工一同就餐的人。如果公司有食堂，上那儿去是很不错的，这样新员工可以熟悉那里的食物供应。另外，这个时间在食堂你可以为他做一些非正式介绍5）结束这一天强烈主张新员工第一天上班时至少抽一部分时间参加岗前培训。如果不能这样安排就应在这一天的其余时间里用其他方式向该员工介绍部门的政策和规定。不管这一天是怎样度过的，它的结束应像开始时一样:新员工和他的主管见面，留出大约30分钟讨论全天所发生的情况并回答员工可能提出的任何问题。此外，还应审阅一下第二天的日程安排。