某集团管理中心工作手册.docx

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1、某集团管理中心工作手册*集团管理中心工作手册编号:-XX.刖三为促进集团公司及其下属各单位的管理逐步走向科学化、标准化、规范化与制度化，特编制了本手册。本手册系根据公司章程与公司的实际相结合编制而成，包含：公司行政事务管理体系的范围；公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件；本手册为公司的受控文件，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有有关事宜均由集团总裁办公室统一负责，未经董事长批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还集团总裁办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或者转借给其他公司。在手册使用期间，如有

2、修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到管理中心。管理中心应定期对手册的适宜性、充实性与有效性进行评审；定期对手册加以修改，执行。由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。集团公司管理中心一、手册说明91 .手册内容92 .适用范围93 .用语解释（本手册出现的术语或者简称）94 .手册管理9二、管理部组织结构及岗位说明书111、 管理部组织结构112、 岗位说明书121. 1.管理部经理岗位说明书122. 2.行政主管岗位说明书132.3.行政助理岗位说明书142.4.前台接待岗位说明书142.5.驾驶班长岗位说明书162.6.驾驶员岗位说明书17

3、三、管理程序及流程181、 发文流程182、 专题会议流程183、 合同管理流程193、 法律服务流程204、 外部关系流程215、 公司文档管理流程226、 车辆管理流程237、 办公用品管理流程248、 信息分类归档程序249、 行政事务管理改进操纵程序图25三、行政管理制度261、 文件编号及格式规范管理制度261.1. 1.总则261.2. 字母缩写规范261.3. 文件编号规则271.4. 文件格式规范281.5. 文件的签发与处罚措施291.6. 各类文件参照范本（附表）301.7. 附则302、 前台接待制度312.1. 1.总则312.2. 2.岗位行为规范312.3. 3接待

4、来访312.4. 外出登记312.5. 邮件收发322.6. 6电话接听322.7. 电话转接流程322.8. 附则332.9. 附表333、 文明办公管理规定341. 1劳动纪律要求343. 2环境卫生要求344. 3人际与谐要求355. 4其他376. 5检查与监督377. 6附表374办公区域安全管理规定378. 1总则374.2消防安全管理384.3防盗安全管理384.4用电安全管理384.5有关事项394.6附则395图书管理制度395.2总则395.3图书的购置405.4图书的编号及登记405.5图书的保管405.6图书的借阅415.7处罚条例415.8附则425.9附表错误!未定

5、义书签。6低值易耗品:办公用品管理办法错误!未定义书签。6.1总则436.2管理职责436.3办公用品的界定与分类436.4低值易耗品与办公用品消耗定额436.5办公用品的购置与配给446.6办公文具用品的采购446.7办公设备的使用与管理456. 8办公用品的使用与管理467. 9印刷文印耗材的使用管理468. 10附则466.11附表错误！去京书筹7员工名片亩制管理规定477.1适用范围：477. 2名片的管理477. 3名片的申请与印制477. 4名片的保管与作废487. 5附则489. 6附表488会议管理制度498.1总则错误！未定义书签。8. 2职责498. 3董事长办公例会508

6、. 4总裁办公例会508. 5总经理办公例会518. 6专题会528. 7部门工作例会538. 8PMO会议（项目运营决策机构会议）5310. 9会议的准备及收尾5411. 0会议纪律5512. 1会议纪要5513. 2会议效率管理5614. 13附则5615. 4附表错误！未定义书签。9 会议室使用管理规定6110 固定资产管理制度621.1 1总则621.2 2管理职责631.3 3固定资产的增加与登记641.4 4固定资产的分类与编号651.5 5固定资产维修保养管理：651.6 6固定资产的租赁与外借661.7 7固定资产的闲置及处理661.8 8固定资产的减少671.9 9固定资产的

7、调拨681.10 0固定资产的报废及处理691.11 1固定资产的核算701.12 2固定资产的折旧711.13 3新增固定资产的核算721.14 4固定资产大修费用计提与使用721.15 15附则721.16 6附表错误!未定义书签。11 车辆管理制度7311.1 总则错误!未定义书签。11.2 车辆配备及购置7311.3 用车管理7411.4 车辆管理7511.5 驾驶员管理76IlA理田笞千里7711.7 余辆的日常维修与保养7811.8 附则7811.9 附表7912 档案管理制度8012.1 总则错误!未定义书签。12.2 2档第管理机构及要紧职责8012.3 档案的归档、立卷与移交

8、8112.4 档案保管与鉴定8412.5 奖罚8612.6 附则8612.7 附表8713 电子文档归档及管理办法8713.1 1总则8713.2 电脑文档的存放管理制度8713.3 声像档案资料的收集8713.4 声像档案的整理8813.5 声像档案的开发利用9013.6 声像档案的保管9013.7 附则9114 印章管理制度921.1 1总则921.2 2印章管理员921.3 印章的刻制与缴销931.4 印章的储存与管理931.5 印章的使用941.6 使用范围及审批权限951.7 档案管理961.8 管理责任971.9 附则971.10 10附表9815文件管理制度981.11 1总则9

9、815.2 收文的管理9815.3 发文的管理10015.4 集团公司管理体系文件1011.1 5工作记录10215.6 附则10215.7 附表错误!未定义书签。16经济合同官理制度1031 总则1032 合同分类及订立流程1033 合同签订1104 合同保管1135 合同的履行1146 合同的变更、解除1147 合同纠纷的处理1158 违规责任1151.9 9附则1161.10 0附表错误!未定义书签。17 出差目理制度11717.1 1总则11717.2 出差管理11717.3 其他11917.4 附则11917.5 附表12018 业务招待制度12018.1总则12018.2计划120

10、18.3管理12118.4注意事项12118.5附则12218.6附表误!未定义书签。错19保密制度12219.1总则误!未定义书签。错19.2保密范围与密级确定12219.3保密措施12319.4责任与处罚12419.5附则124四、信息管理制度1、公司网络使用管理制度1241.1目的1241.2范围12513主管部门12514管理制度1251.5 处罚规定1261.6 附则1262、计算机管理制度1281. 1目的1282. 2有关定义1283. 3管理职责1284. 4对违反以上有关项目的处罚1292、电子邮件管理制度1301.1 总则1301.2 邮件服务器管理1301.3 邮件开户须

11、知及签名设置1301.4 电子邮件使用规程1311.5 监督检查工作1311.6 违规处罚1311.7 附则1321.8 附表132五、法务管理制度1. 总则2272. 合同管理2273. 规章制度管理2274. 外聘法律中介机构管理2275. 诉讼与仲裁管理2276. 非诉讼（仲裁）活动处理2277. 法律培训2278. 部门工作实务汇编2279. 附则227六、Cl规范管理制度1381、 目的1382、 Cl规范管理组织与职能1383、 Cl规范管理内容1384、 公司Cl企划书1395、 制度检查要点汇总142一、手册说明1 .手册内容1.1 本手册是集团公司为导入、实施全面管理体系（G

12、MS管理模式）而编制，是全面管理体系的子体系，包含：集团公司行政事务、信息、法务管理体系的范围；集团公司关于行政事务、信息、法务管理体系要求的关键制度、规程文件。2 .适用范围2.1 本手册适用于集团公司本部、各部门与各二级子公司的行政事务、信息与法务管理。3 .用语解释（本手册出现的术语或者简称）3.1 “集团公司”、“本公司”、“公司”是指*集团；3.2.“集团公司本部”是集团公司所在办公场所与所有部门、人员，不含下属子公司；3.3.“子公司”是指集团公司独资或者控股的下属子公司。3.4.“项目子公司”、“项目公司”是指集团公司独资或者控股的下属子公司中从事房地产开发经营的子公司。3.5.

13、“各部门”、“各职能部门”是指集团公司本部所属管理中心与管理中心下属职能部门等管理体系所覆盖的各职能管理机构。3.6.“决策层”是指集团公司董事长、副董事长、总裁与副总裁；3. 7.“高层管理人员”、“高管层”、“高层领导”、“高管人员”是指集团公司决策层人员与各中心总经理；3.8.“分管领导”、“分管副总裁”是指集团公司分管或者主管某项工作、某管理中心的副总裁；3.9.“中心领导”是指集团公司管理中心总经理；3.10. “部门负责人”除了另有说明外仅指各管理中心下属各部门经理；3.11. “项目公司负责人”指项目子公司第一经营责任人，即项目子公司总经理。4.手册管理4.1. 本手册为集团公司

14、受控文件，由总裁批准颁布执行。手册管理的所有有关事宜由集团公司战略运营中心管理部统一负责，未经集团公司总裁批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还企业管理部，办理核收登记。4.2. 手册持有者： 董事长 总裁A副总裁 总工程师 财务总监A战略运营中心 各职能部门经理各二级子公司总经理4.3.本手册除持有人外，有关文件、规定应发放至有关执行人员，企业管理部做好复印与发放登记。4.4.手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或者转借给其他公司或者人员。4.5.在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到管理部。管理

15、中心每半年（6月15日、12月15日）一次对手册的习惯性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改。行政人事总监法务主管行政主管软件工程师2.1.管理中心经理岗位说明书岗位名称管理中心行政经理所在部门管理中心直接上级行政人事总监岗位定员1直接下级行政主管、信息主管、法务主管工资标准本职工作概要：提供优质、高效的服务保障、协调好各方面关系。管理口常行政事务，不断优化行政制度及流程。职责与工作彳BE务：职责一职责表述：口常办公事务管理工作内容定期组织收集、分析、综合行政各方面情况，主动做好调查总结，及时向上级汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报（要紧以部门月报的形式）。制定并及时修订各类行政管理制度与

16、办公管理制度，并对执行情况进行监督部门间有关行政事务协调与分配制订部门的工作计划及月度总结制定（或者修定）本部门的岗位设置，做好本部门人员培训与指导工作对员工的绩效管理与绩效考评（月度、季度或者年度）部门办公用品及钥匙的管理与操纵部门外联事务的管理办公室环境及纪律管理车辆的调配、日常管理各类证照的年检（含营业执照、组织机构代码证、车辆保险申领与年检等，不含资质证书年检）职责二职责表述：固定资产管理工作固定资产的管理集团办公用品及日常物料的采购及统计管理职责三职责表述：各类对外大型活动、公关事务、对内员工各项活动的组织策划工作内一企业内刊的策划与出版组织安排企业来宾的各项接待活动及日常会议管理对

17、外、对内各项娱乐性活动的组织策划职责四职责表述：对各具体岗位的工作监督管理职责五职责表述：上级委派的临时任务权利：L对直接下级人员调配、奖惩的建议权、各类单据报表有审核权2.对所属下级的工作争议有裁决权3.对所属下级工作的监督、检查权4.对所属下级的管理水平、业务水平与业绩有考核评价权岗位标识信息岗位名称管理部行政主管隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级行政专员、秘书、前台可轮换岗位分析口期工协助经理搞好行政事务管理工作，确保公司安全文明方负责办理集团公司行政后勤事务性工作。K境。工作职责与任务1 .负责行政管理规章制度的制定。2 .负责集团公司会议的准备与管理工作，保证

18、会议环境有序，做好会务服务工作；3 .负责公司公文管理，做好公文发文、收文、登记、传阅与存档工作；负责公司信函、传真分类及签收，传真机的使用登记，包裹邮寄与派发；4 .负责保管公司行政印章，按照印章管理制度规定用印；5 .负责固定资产、低值易耗品、办公用品的实物管理，做到帐物清晰、管理有序；6 .负责公司办公设施、设备的保护工作；7 .负责公司安全保卫、工作环境管理工作；8 .负责员工宿舍的管理，办理员工入住、退房等手续，对宿舍内物资登记入册，帐物相符；9 .做好公司高管层的文字打印、复印、卫生保洁监督等服务工作；10 .负责部门经理委托或者安排的其他事宜。岗位工作关系内部沟通:在行政后勤工作

19、过程中与集团公司部门员工发生工作关系外部沟通:办公设备、办公用品等供应商，邮政单位等企业工作时间在规定时间内上班，有的时候需要加班加点。工W管理办公室任职要求教育水平:本科以上学历；专业要求:行政管理、文秘等有关专业；工作经验:两年以上行政事务工作经验；知识技能:1、熟悉企业行政事务管理工作流程；2、灵活敏捷，具有较强的应变能力与良好的沟通能力；3、能够熟练使用计算机及办公自动化软件。个人素养:1、工作细致、认真，具备一定的沟通能力；2、具备良好的敬业精神与职业道德操守苴土安.七任职者需具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心；认真基本素养要求认确实个人特征；岗位标识信息岗位名称管理部行政助理

20、隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级可轮换岗位分析日期负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。工作职责与任务1 .董事长、总裁行政文秘工作；2 .董事长、总裁文件传递；3 .公司常用公章的保管；4 .公司重要、机密文件与资料的保管及参与编辑（委托外部翻译资料对接与传递）；5 .公司营业执照、证件等变更、年检、保管；6 .公司各类档案（文书、电子资料、图纸、影象资料等）的保管；7 .集团本部日常行政工作，办公环境的保护与公司领导的服务；8 .办公用品采购、维修；9 .行政费用预算、操纵；10 .负责公司邮件、信函、传确实收发工作；11 .完成领导临时安排的工作。岗位

21、工作关系（一）内部关系1 .所受监督：在行政事务处理方面同意经理的指示与监督。2 .所施监督：公司员工出勤情况的监督权，办公用具、办公用品、公司网络及员工提案管理权、公司印章使用的管理监督权。3 .合作关系：公司的内勤、外勤及网络管理，与公司员工发生协作关系。（一）外部关系1.网络管理方面与公安部门发生协作关系。工作时间在规定时间内上班，有的时候需要加班加点。在办公室任职要求知识及教育水平要求拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，熟悉房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。技能要求文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。工作经验要求专科以上学历，计算机、中文或者

22、经济管理专业。二年以上有关工作经验。基本素养要求身体健康、精力充沛、责任心强、认真认确实个人特征。女性，30岁下列。前台接待岗位说明书岗位名称前台文员所在部门管理中心直接上级管理中心办公室副主任岗位定员1本职工作概要：*2，1A负责公司日常来访人员登记及接待，会议通知，考勤监督、报纸杂志及电话、快职责与工作任务:职责职责表述：考勤监督工作内容负责每口导出考勤信息交人事部门核对，并收集口常考勤单据负责对手签考勤及外出人员登记情况进行核实每月底上交本部门人员考情汇总表给人事职责职责表述：公司会议管理工作内容整理审批好的会议管理单，并将会议信息及时通知有关人员会议前后场地物品安排，会中服务，会后现场

23、巡查会议用餐的预订及报销部门办公例会会议纪要的制定与分发、存档职责职责表述：工作内容报刊的接收与分发工作洗手间钥匙的领用监督名片定制、定房定票服务每日下班对办公环境的巡检对发现的违规行为及时劝阻职责四职责表述：电话通讯管理工作内容总机值班，熟悉公司各类电话号码对重要文件与电话做好相应记录、并及时转告负责企业邮寄业务及邮件的收取与分发职责职责表述：接待造访公司领导与客人工作内容重要客人要主动引导，并做好服务领导及重要客人的日常用品配备与保管职责六职责描述：档案管理工作内容档案上传至OA系统，并将纸质档按分类存档需借阅档案时办理借用手续并及时监督交回签名影像录入般责职责表述：上级委派的临时性任务权

24、利：有权阻止无关人员进入公司办公区有权对违反办公制度的行为进行劝阻工作协作关系：内部协调关系公司的所有部门及员工外部协调关系票务公司、餐饮单位、酒店等岗位标识信息岗位名称驾驶班长隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级驾驶员可轮换岗位分析口期负责集团公司车辆及有关事务的管理，保证集团公司的用车需求。工作职责与任务1、负责集团公司总部所有车辆及有关事务的日常管理工作；2、负责集团公司车辆购买、车辆年检等有关手续的办理；3、按照集团的用车需求，妥善安排完成出车任务，并做好用车记录；4、负责集团公司总部车辆维修、保养与索赔等事务的口常管理工作；5、组织集团有关人员进行交通法规学习与

25、业务培训活动；6、监督、指导集团公司司机的日常工作；7、负责集团公司与交警、公安等政府主管部门的沟通、协调；8、负责公司享受用车补贴员工的费用初审；9、完成部门经理委托或者交办的其他事宜。岗位工作关系内鲤&在车辆管理与使用过程中与集团公司各职能部门员工发生工作关系；外部沟通：1、交警、公安等政府主管部门；2、汽车修理厂、车辆保险机构等。工作时间在规定时间内上班，有的时候需要加班加点。工伸礴在办公室任职要求教育水平：高中以上学历:专业要求：持有B型驾驶执照,无违章记录工险验J五年以上车辆驾驶工作经验，一年以上车队管理经验知识技能：一、驾驶技术熟练，熟悉南京市与周边城市的道路路线；二、掌握车辆机械

26、常识，熟悉车辆保养操作，会处理简单故障个人素养：吃苦耐劳,具有良好的职业道德、敬业精神、服务意识岗位标识信息岗位名称管理中心驾驶员隶属部门管理中心岗位编码直接上级驾驶班长工资等级直接下级可轮换岗位分析口期负责公司车辆管理、维修与保养。工作职责与任务1、按照车队队长的工作安排完成出车任务，并做好行车记录；2、认真参加交通法规学习与业务培训活动，提高安全意识与业务技能；3、出车过程中，严格遵守交通法规、地方规定与集团公司有关的规章制度；4、定期进行车辆清洁、卫生，保持车辆内外干净、舒适；5、负责对车辆进行日常保养，对故障进行维修，保持车辆的良好运行状态；6、严守秘密，不外传乘车人的谈话内容；7、按

27、照公司规定有效操纵车辆油耗、维修保养等费用；8、负责办理集团公司车辆的年检与登记手续；9、完成车队队长交办的其它工作任务。岗位工作关系（一）内部关系1 .所受监督：在行政事务方面同意行政办经理的指示与监督。2 .所施监督：对公司车辆的管理、使用及保养等方面实施监督。3 .合作关系：在车辆运输使用方面，与员工发生协作关系。（二）外部关系1 .在车辆管理方面，与公安交通部门发生联系。2 .在车辆使用方面，与有关部门或者客户发生公共关系。工作时间在规定时间内上班，经常加班加点。工伸礴外地流淌任职要求教育水平：高中以上学历:专业要求：持有B型驾驶执照,无违章记录工作经验：三年以上车辆驾驶工作经验知识技

28、能：1、驾驶技术熟练，熟悉南京市与周边城市的道路路线；2、掌握车辆机械常识，熟悉车辆保养操作，会处理简单故隙个人素养：吃苦耐劳,具有良好的职业道德、敬业精神、服务意识三、管理程序及流程发文流程2、专题会议流程3、合同管理流程时间；使用部门：管理中心总经理1签字认可填写改进建议7:懂法务咨小二融服务解法每季度末填写服务满意度反馈表:罢记服务项目,既二孤任人，确定月务内容及工作安米提供服务解决晶束查服务记录及E新进行颌效诃，提出改进建64、外部关系流程5、公司文档管理流程6、车辆管理流程8、信息分类归档程序情息分类归档程序内部控制信息外部环境信息9、行政事务管理改进操纵程序图三、行政管理制度1、文

29、件编号及格式规范管理制度编号：日期:1.1.总则1.1.1. 为了规范管理，使集团文件格式化、标准化、信息化，特制定本试行办法。1.1.2. 本办法适用于集团及各二级子公司。1.1.3. 各公司文件编号、文件格式规范工作由公司管理中心负责管理。1.1.4. 各部门行文编号、格式规范工作由各部门负责管理。1.2.字母缩写规范*集团：*JT公函：GH：公函传真：CZ：传真内部会议纪要：NBHY:内部会议对外会议纪要：DWHY：对外会议管理制度：ZD：制度内部行文：NW：内文内部协作：NX：内协表格：BG：表格A审计监事：SJ：审计A战略进展：ZL：战略A投资进展：TZ：投资管理：GL：管理行政：X

30、Z：行政法务：FW：法务信息技术：IT：InformationTechnologyA招标采购：ZB：招标人力资源：HR：HumanResource招聘：ZP：招聘考核:KH：考核财务管理：CW：财务研发设计：YF：研发成本管理：CB：成本工程管理：GC：工程营销管理：YX：营销A物流：WL:物流A范本：FB：范本发文：FW：发文管理手册：GLSC：管理手册1.3.文件编号规则总则：以公司为单位的：公司-类别-流水号以部门为单位的:公司-类别-部门-流水号1. 3.1会议纪要类 内部会议：公司会议:公司-内部会议纪要（NBHY）-年度流水号（3位数）： 部门会议：公司-内部会议纪要（NBHY）-

31、部门-年度流水号（3位数）： 与外公司会议：公司-对外会议纪要（DWHY）-年度流水号（3位数）：1.3.2 发文类（公函）对政府行文公司简称+年度+流水号（3位数）：对合作单位业务行文公司-公函（GH）-年度流水号（3位数）：给外单位以传真方式的公函公司-传真（CZ）-年度流水号（3位数）：1.3.3 公司管理制度公司-管理制度（ZD）-部门-年度流水号（3位数）：如取代往常的制度，则以距离最近的文号表示：即：公司-管理制度-专业-年度流水号/原文件年度流水号：1.3.4内部行文类 工作指令下达类用途：用于公司集团总裁办领导向集团各职能部门与/或者个二级子公司下达的指令。公司-内部行文（NW

32、）-总裁办（ZCB）-年度流水号（3位数） 通知请示报告类用途：用于各公司、各部门间、公司领导间的工作联系，包含通知、请示、报告等。公司-内部行文（NW）-部门-年度流水号（3位数）： 内部协作类用途：用于各公司、各部门间、公司领导间的工作协作。公司-内部协作（NX）-部门-年度流水号（3位数）1. 3.5表格 所有文件中涉及到表格的，需在文件中以链接方式及时获取。 表格编号规则：公司-表格（BG）-部门-分部（若有）-内容，为便于日常使用，在类别中采取中文格式 任何表单的编号是固定不变的，为了确保所有表单的唯一性、可识别性与可追溯性，各职能部门与二级子公司在实际使用表格时，按照下列编号规格进

33、行编号，填入“No.”中，编号规则：部门缩写-年份流水号（3位数）如取代往常的表格，则加修改号公司-表格（BG）-部门-内容-修改流水号1. 3.6管理手册编号公司-管理手册（GLSC）-部门-年度-版本流水号（2位数）1.4.文件格式规范1.4.1文件字体要求按集团规范文件格式使用，有文件字体要求：标题：三号宋体加粗，文号编号：小四号宋体，正文：小四号宋体，行距：L5倍页码居中，第XX页，共XX页页眉：LOGO居左，尺寸：高度1.5CM宽度3.5CM,彩色或者黑白均可。1.4.2 内部文件实行正反打印。另：红头部分：标题：小二号宋体加粗，文号编号：四号宋体，正文：四号宋体，行距：L5倍,主题

34、词：四号宋体1.4.3 排版原则（参见范本）1.4.4 签章要求本公司实行“两双眼睛”原则，任何报告需2位及以上人员签名，职位较高的签左边，职位较低的签右边，机打签名与手签同时应用。印章或者签字在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日；如正文末页无空档另起一空白页注上日期盖章或者签字，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。1.4.5 数字的写法正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语与百分比务必用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。1.5.文件的签发与处罚措施行文者务必手签姓名，特殊情况下无法签字的，至少保证该部门负责人的意见为手签。签发后的公文不得再作任何修改。若

35、确实需要修改，务必重新送签。公文签发后，由管理部专人负责打印、盖章、装订，并以电子版形式分发。本规定执行后前3个月，各职能部门及各二级子公司需及时将需要编号的文件提供给管理中心，管理中心在收到文件后指定行政人员负责统一编号。从第四个月开始，除对政府发文，其余编号需由各职能部门与各二级子公司自行排号并指定专人建立电子台帐，部门或者各二级子公司指定的专人需在每月2日将上月的编号台帐报管理中心备窠，管理中心在发现编号错误后有权要求部门修正编号。各部门上报文件以不符合上述规定的，以职能部门或者各二级子公司为单位，第一次发现，由管理中心指出并登记在案，退回上报部门重发；第二次及以上发现或者未发现存在的问

36、题便直接上报或者发送的，由管理部门退单并登记在案，月底汇总交人力资源中心，纳入绩效考核。1.6. 各类文件参照范本（附表）1.7. 附则各二级子公司参照本试行办法制定相应的实施细则，本试行办法自2011年1月1日起执行，公司原文件编号规则、公文管理规定同时废止。本办法由集团管理中心负责解释。2、前台接待制度2. 1.总则2.1.1 为了习惯集团进展需要，保护企业良好形象，特制定本规定，规范前台接待工作内容。2.1.2 本规定适用于集团及各二级子公司。2. 2.岗位行为规范2.1.1 前台工作人员须着职业装或者工作服、挂工作牌，要有饱满的精神面貌。2.1.2 保持工作环境的清洁，除工作务必品以外

37、的所有物品不得出现在工作台面上。2.1.3 工作期间不得看阅报刊、杂志等与工作无关的事宜，不能出现在前台与其他同事之间的闲谈场面，前台工作不能因任何原因出现空岗的情况，若临时离开，须交代邻桌同事代为接电话与接待客人，非前台工作人员禁止入内。2.3接待来访2.3.1客人来访时，主动起立问候并面带微笑，务必核对来访人单位名称及访问部门，并与被访者联系认可后，请来访人全面登记来访登记表后，主动指引被访部门路线；如来访人无法出示证件证明其身份的，须联系被访部门来人带领。如被访人不在，请来访者另行约定时间；如与被访者联系需等待时，前台应主动引导客人在休息区等待，重要客人引入接待室提供茶水。2.3.2会客

38、完毕，如客人离开时携带有大件、可疑物品的，前台人员应主动与被访人确认无误后方可指引客人离开。2. 3.3来访登记表按月度上交集团管理中心备查。2.4 外出登记2 .4.1外出人员的登记管理，公司所有人员的外出，前台人员要主动询问外出意向，并填写外出人员登记表（附表3）做好登记工作。3 .4.2外出人员登记表按月度上交集团人力资源中心备查。2.5 邮件、报刊及包裹收发2. 5.1每日的报刊及邮件、包裹等按部门进行分类，并送交至有关部门，并登记签收。2.5.2各部门送发邮件，及时联系快递公司取件，并进行登记备查。2.6 电话接听2.6.1接听电话应主动、热情。2.6.2左手持听筒、右手拿笔，达到与

39、客户沟通的目的。2.6.3电话铃声响过三声之内接起电话，并应答“您好，*集团”。2.6.4 注意声音与表情，接听电话务必说普通话，话音务必清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，不能大吼也不能喃喃细语，用正常的音调，用热情与友好的语气。调整表情，微笑服务。使用礼貌用语如“谢谢您”、“请问有什么能够帮忙的吗”、“不用谢”等。2.6.5 保持正确姿势。保持端坐的姿势，特别不要趴在桌面边缘，使声音自然、流畅与动听。复诵来电要点2.6.6 电话接听完毕之前，假如来电者找不到有关部门，需要在前台留言，切记不要不记得复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者者偏差而带来的误会，提高工作效率。比如，应该对会面时间、

40、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误并及时将信息送交有关人员。2.6.7最后道谢，尽可能让来电者先收线。2.6.8在打电话与接电话过程中都应该牢记让客户先收线，在电话马上结束时，礼貌地请客户先收线。2.6.9当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，如今应尽快与通话对方致歉，得到许可后挂断电话。如电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。2.7 电话转接流程接到一个外线电话时，应该遵循下列流程：2 .7.1使用下列语句：“您好，。3 .7.2不一致的来电者可能会要求转接到某些人。任何找管理者或者领导的电话务必首先转到有关

41、的秘书或者助理那里，保证管理者或者领导们不被无关紧要的电话打搅。4 .7.3假如来电者要求转接某个职位的人，如“请找你们的人力资源总监听电话好吗？”回答：“我帮您转到他办公室。”然后，试着将电话转到有关的秘书或者助理那里。5 .7.4假如来电者说出要找的人的名字一一你务必回答：“请稍等，我帮您转到他的办公室。”然后，将电话转给要找的那个人。电话转接的方法为：“闪断”键或者“叉簧”后拨对方需要的部门分机号。6 .7.5假如你明白有关的人员现在不在办公室一一你务必说：“对不起，*先生暂时不在办公室，请问有什么情况我能够转告吗？”或者者说“对不起，*先生去出差了，请问有什么情况能够转告吗？”千万不要在不熟悉对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或者将受话人的手机号码或者家庭电话号码告诉来电者。7 .7.6假如来电者不希望与具体某个人或者者不确定与谁通话时，你务必说“有什