博鳌亚洲论坛2019年年会会务接待服务用户需求书.docx

博鳌亚洲论坛2019年年会会务接待服务用户需求书一、项目预算：100万元人民币根据测算统计，接待服务项目需服务外包管理人员不少于60人。注：此项目费用仅包含企业服务管理人员外包服务费，其余配套的志愿者、司机等人员补助待后期核算后以合适途径另行发放。二、服务需求（一）政要团组接待1 .工作内容：协助政要团组接待综合筹备工作，负责团组信息汇总、证件、车辆调度、大型活动礼宾培训、后勤等事务，统筹安排外方先遣团和综合演练后勤保障事宜；负责2个团组在琼期间服务保障工作（含个性化会务、考察）以及前期先遣团踩点接待安排（含导游及翻译）等。2 .具体要求：为完成以上工作事项，需配备不少于3名具有较强沟通和文字处理能力的工作人员负责综合筹备工作；每个团组接待需配备不少于3人的工作团队（组长、联络员、车调及外方先遣团接待人员）。工作时间为2月底至3月底，需有1人提前10天参与工作。（二）国内部长接待1 .工作内容：负责与省内对口接待单位沟通协调；负责信息汇总和证件的收集、统计、核对等工作。2 .具体要求：为完成以上工作事项，需配备不少于3名具有较强沟通和信息处理能力的工作人员全程参与工作，工作时间为2月底至3月底。（三）论坛参会代表接待1 .工作内容：负责论坛一对一接待参会代表的综合筹备工作，包括信息汇总流转、证件和车辆统筹等工作；负责一对一接待联络员的定岗及培训工作；负责在年会期间牵头开展7个酒店服务中心工作,包括志愿者培训、会议信息咨询、部分与会代表送机统筹等工作。2 .具体要求：为完成以上工作事项，需配备不少于2名具有较强沟通和信息处理能力的工作人员负责综合筹备工作，工作时间为2月下旬至3月底；为7个酒店服务中心各配备1名具有较强沟通协调能力的牵头工作人员，工作时间为3月25日至30日。（四）"21世纪海上丝绸之路”岛屿经济分论坛嘉宾接待1 .工作内容：负责培训指导志愿者开展中外嘉宾的外联、日程设计和全程接待安排工作；协助联系论坛秘书处邀请参会企业；负责配合做好我省领导会见分论坛嘉宾活动的相关安排。2 .具体要求：为完成以上工作事项，需配备不少于1名英语水平高、具有较强沟通协调和文字处理能力的工作人员全程参与工作，工作时间为2月底至3月底。（五）中国东盟省市长对话嘉宾接待1 .工作内容：负责开展与会嘉宾的外联、日程设计和全程接待安排工作；负责相关志愿者培训工作。2 .具体要求：为完成以上工作事项，需配备不少于3名具有较强沟通协调和文字处理能力的工作人员（含英语水平较高2人）全程参与工作，工作时间为2月中旬至3月底。（六）新闻媒体接待1 .工作内容：负责在年会期间在培兰媒体注册中心、.华美达酒店大堂记者服务中心2处协助开展媒体记者注册、证件发放、组织乘车和志愿者管理等工作；负责外国媒体考察团接待工作，包括与相关方面沟通对接、行程设计、食宿行安排、导游翻译等事务。2 .具体要求：为完成以上工作事项，每处需配备不少于2名具有较强沟通能力的工作人员，工作时间为论坛前一周至3月底；考察团接待需配备不少于4人的工作团队，工作时间为论坛前两周至3月（七）机场服务1 .工作内容：负责在海口美兰机场和博鳌机场均设置国内和国际贵宾点，协助贵宾办理相关抵离、通关手续；设置机场接待中心,有序组织参会代表抵离机场。2 .具体要求：为完成以上工作事项，海口美兰机场需配备不少于4名具有较强沟通协调能力的工作人员，博鳌机场需配备不少于3名，工作时间为3月24日至31日。（八）后勤服务1 .工作内容：负责年会期间工作人员用房统筹分配，包括编制房号表并随时调整等工作；协助后勤保障财务事务。2 .具体要求：为完成以上工作事项，需配备不少于2名具有较强沟通协调能力的工作人员（含熟悉财务事务1人），工作时间为论坛前两周至3月底。（九）车辆和交通服务管理负责组织保障论坛年会期间的交通服务管理事宜，包括车辆、司机管理和调度，证件收集、整理、审核和发放，车辆安全和油料管理，道路和车辆应急方案制定和紧急处置，相关志愿者选拔和培训，年会筹备阶段车辆派遣和保障等工作。具体工作内容、最低人员配置和工作时间要求如下（参与本项工作全体人员需24小时在岗，年会结束后需有1人继续参与工作至4月底）：工作岗位/内容最低人员配置工作时间车辆调度组：负责用车需求汇总、车辆调度、对外及内部沟通协调、内部会议记录等调度1名、外联及内勤书记员1名2月下旬至3月底监控组：负责车辆GPS的安装调试、用车监控、车辆回收等组长1名2月下旬至3月底美兰机场组：负责配合机场组完成美兰机场车辆调度需求、普通代表的行李转运等组长1名、主管1名3月10日至月底博鳌机场组：负责配合机场组完成博鳌机场车辆调度需求、普通代表的行李转运等组长1名3月10日至月底证件组：负责相关人证、车证的申办、保管和发放组长1名，主管1名2月下旬至3月底外场组：负责对外联络协调、应急事件处置、培训场地准备等组长1名、主管1名2月下旬至3月底穿梭巴士组：负责穿梭巴士运行计划制定、站牌制作布置及后续检查、突发事件协调等组长1名、主管1名2月下旬至3月底培兰组：负责培兰注册中心车辆调度、行李处理、司机人证、车证的临时办理和发放组长1名、主管1名3月10日至月底车油组：负责监督车辆停放秩序、车辆接收编号、保险和临时车牌的办理、车辆维护清洁、油料使用管理及记录等组长1名、车管及油管1名2月下旬至3月底后勤组：负责大组内人员后勤统筹安排组长1名2月下旬至3月底车辆督查组：负责对租赁车辆的车容车况进行检查反馈组长1名2月下旬至3月底资料搜集组：负责各项工作资料的搜集、存档组长1名2月下旬至3月底车场组：负责海口、博鳌停车场管理组长1名3月10日至月底注：1、有丰富的大型国际会议活动（100o人以上）接待服务保障工作经验；2、有丰富的高端商务和涉外团组接待经验；