国际酒店综合办管理公文管理规定.docx

国际酒店综合办管理公文管理规定为使酒店公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据国家公文处理规定，结合酒店实际，制定本规定。第一条本办法所称公文，是指酒店在经营管理过程中，形成的具有相对法定效力和规范体式的文书，是依法律法规或规章制度对酒店进行管理和商务活动的重要工具。第二条公文处理必须严格执行国家的法律法规和酒店有关的保密规定，确保酒店商业秘密的安全。第三条酒店适用的公文种类分为：1、请示；2、报告；3、意见；4、决定；5、通知；6、通报；7、批复；8、函；9、通告；10、议案；11、会议纪要；12、简报等。第四条公文的发放统一使用备忘录形式，备忘录文本格式包括：致函、发函、日期、内容、档号、抄呈/抄送、正文、附件、批示。1、致函为行文的对象，一般情况下写明对象的全称，如“XXXX酒店采购部”。如行文对象可归纳为同个类别，可统称为“各部门2、发函为行文的部门或个人。具体分为：(1)、各部门报总经理、副总经理文件，发函需冠以部门、姓名、职务。(2)、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称。3、公文档号由部门缩写、年份和文件序号三部门组成，具体如下：(1)、部门宿写总经理GM副总经理DGM综合办GMO工程部ED客房部 HSKP 财务部 FD营销部S&M 前厅部FO餐饮部F&B采购部PD安全部SD（2）、年份：四位数字编写加【】号。（3）、文件序号：001开始的三位数。例如：GMO2013001即综合办2013年一号文件。4、公文内容需上级部门（领导）或其他部门阅悉，则使用抄呈方式。一般涉及重要事项的公文应抄呈上级部门（领导）。若公文内容需同级部门阅悉，则使用抄送方式。5、公文正文的基本要求。（1）、文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚、文字简练，无错别字，提高公文质量。（2）、根据文种的要求，结尾部门要恰如其分，注意表达工作礼节。上行文不要求回复的可用“特此报告，请审阅”等；要求批复的可用“妥否，请批示”等。平行文可用“特此函告”等。6、附件采用防宋小四号字。附件内容另附文。标题书写位置在正文结束后，另起一行空2格处起书“附件：随后标明附件标题如“附件：XXXX酒店公文管理规定第五条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧骑马装订，标题用2号或小2号小标宋字体加粗，正文用4号仿宋字体，一般每页排22行,每行排30字。第六条当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，印章必须与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第七条酒店所拟公文都必须由综合办审核，规章制度类公文还需履行审核程序，经主管领导批改后呈总经理审批通过印发。第八条经酒店综合办登记的重要来文，经办人员都要认真进行核对，及时呈主管领导批示，按批示分送各部门承办，并负责催办、督办，承办部门需及时反馈承办情况。第九条文件归档，本酒店印发的文件办理完毕后，承办部门应将办理的各类公文，包括文件正本、底稿、附件及有关签报、批示等附属材料收集齐全完整，并按照文书档案的有关管理规定整理立卷。第十条不具备归档和存查价值的公文，经酒店办公室和承办部门共同鉴别，即可销毁。