环卫车辆采购项目档案及保密管理方案.docx

环卫车辆采购项目档案及保密管理方案第一节档案管理制度2一、档案人员岗位责任制2二、档案保管制度4三、档案复制制度5四、档案查借阅制度5五、档案库房管理制度6六、档案立卷归档制度6七、“三纳入”、“四参加”制度7八、档案史料编研制度8九、文书材料归档制度9十、档案移交制度H十一、会计档案管理制度12十二、声像档案管理制度12十三、实物档案管理制度13十四、档案保密制度14十五、档案鉴定销毁制度15十六、档案利用制度16十七、档案统计制度17第二节档案管理方案18一、总则18二、业务档案分类19三、归档范围19四、档案收集、移交19五、档案立卷20六、档案归档20七、档案借阅21八、档案保管22九、档案销毁22第三节档案安全保密制度23第四节档案人员岗位职责24第一节档案管理制度一、档案人员岗位责任制（一）努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。（二）认真贯彻执行中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法和XX省档案工作条例,贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本公司各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据中华人民共和国档案法及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。（三）熟悉本公司和本系统业务工作，了解本公司各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。（四）切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。（五）同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。（六）保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。（七）编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。（八）积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。（九）积极参加本公司组织的科研课题鉴定会、公司质检验收会、初步验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。（十）做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。（十一）在做好公司内部档案管理的同时，还要对公司内部各科室和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。二、档案保管制度（一）收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。（二）热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。（四）随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。（五）档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。（六）库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。（七）必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。（八）档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。三、档案复制制度（一）要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。（二）复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。（三）破损的档案，档案员要及时修改和复制。（四）对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用,并保护原档案，减少档案的磨损。四、档案查借阅制度（一）本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。（二）本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅，确实要借出的档案，必须经分管处长签批，方可办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。（三）外公司来查找利用档案者，一律凭公司介绍信,经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。（四）借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。（五）查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。（六）借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规有关条款及追究责任。五、档案库房管理制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作,确保档案的完整与安全，特制定本制度。（一）保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。（二）注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆产品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。（三）定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24oC,相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。（四）搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。（五）遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。六、档案立卷归档制度（一）归档范围凡是本公司在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本公司长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。（二）归档时间L各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。2 .财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。（三）归档要求L归档的文件材料一般一式一份，本公司发文、基建项目档案一式贰份，装备供应项目档案按上级要求制定份数。3 .自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。4 .归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。5 .归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。6 .归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。（四）归档手续移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表,一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。七、“三纳入”、“四参加”制度（一）将档案工作纳入到项目中心处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。（二）项目中心处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。（三）项目采购、检验、运输、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。（四）科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。（五）基建、装备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。八、档案史料编研制度（一）综合档案室是项目中心处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。（二）根据项目中心处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。（三）深层次的编研工作，可根据项目的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。（四）编研的档案史料，只限项目内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。九、文书材料归档制度（一）本公司形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像一一即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。（二）凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。（三）归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。（四）凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管公司（案卷）编目归档。（五）归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。（六）按年度归档的档案（如文书、会议档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。（七）卷内文件必须排列有序。一般按责任者一一问题时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。（八）卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。（九）凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值,均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。1 .填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；2 .对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；3 .对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；4 .会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；5 .填写卷内文件目录的字迹要工整；6 .填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；7 .卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。（十）声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。（十一）凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。（十二）凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。（十三）归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。（十四）归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。十、档案移交制度（一）国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。（二）档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。（三）对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。（四）移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。十一、会计档案管理制度为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法，结合本公司实际，制定本制度。（一）每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求,负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。（二）档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。（三）严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。（四）调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。（五）对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。十二、声像档案管理制度为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。（一）对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。（二）声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。（三）声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。（四）借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。（五）对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。（六）严格做好声像档案的保密工作。十三、实物档案管理制度为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照中华人民共和国档案法，特制定本制度。（一）对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。（二）实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。（三）实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。（四）实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。（五）实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。（六）实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。（七）建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次,发现问题，及时解决。十四、档案保密制度（一）档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。（二）保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管，绝密档案要单独保管。（三）档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。（四）不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。（五）不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和产品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和产品作为废品出售。（六）不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。（七）不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的产品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。（八）不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。（九）定期进行保密文件、档案、资料和产品的清查工作，发现问题，及时报告。（十）不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。十五、档案鉴定销毁制度（一）成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。（二）鉴定小组以专参会者管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。（三）鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管公司备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。（四）对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。（五）经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管公司质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。（六）销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。（七）销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。（八）情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。十六、档案利用制度（一）本公司档案仅限于本公司及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。（二）外公司来查阅档案资料的人员，必须持有公司介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。（三）查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。（四）查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。（五）借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。（六）借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。（七）借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。（八）凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。（九）凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按档案法及有关规定严肃处理。（十）复制、录档案资料，要经领导批准，录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。（十一）档案人员应根据本公司工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。十七、档案统计制度（一）档案统计要符合中华人民共和国统计法及其他有关法规、规章要求。（二）档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。（三）档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。（四）统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。（五）及时、准确向档案行政管理部门填写公司档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。（六）坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况,定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。（七）档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。第二节档案管理方案一、总则（一）根据中华人民共和国档案法、装备制造单位行为准则、员工职业道德行为准则，并结合我公司实际情况，特制订本办法。（二）档案实行统一管理和分散管理相结合的原则。（三）项目部指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作，其档案工作业务受公司档案室指导与监督。二、业务档案分类（一）项目部在部门经营活动过程中形成的各种公文、合同、图表、报告、统计类报表、电子类文档等档案资料。（二）分类要按照公司下发的统一模板表进行分类，按照成文的年份、业务项目、文件内容分为年份、大类、小类三级类目，文件确实较多的类别可增设四级类目。三、归档范围（一）项目咨询合同、协议；（二）装备供应等业务工作实施完成后形成的报告；（三）在装备供应等业务过程中，记录和反映与项目的结论或意见相关的文字和非文字材料；（四）项目在供应过程中形成的工作底稿；（五）项目供应过程中公司各种设计成果等与产品有关的资料；（六）采购方回访记录及评价材料；（七）其他与上述相同的电子版文件。四、档案收集、移交（一）在项目进行过程中，项目部各个项目小组均设专人负责收集资料和各类有价值的档案资料；（二）需归档资料，项目部需在各个项目结束后由项目负责人统一收集、整理移交到公司档案室；（三）各个项目负责人应保证经办文件的完整，项目负责人工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人交接清楚，不得擅自带走或销毁。（四）各类资料归档移交时，造价部项目负责人需在文件/资料移交表上签字认可。并配合公司档案管理员做好本部门文件资料的日常管理工作。（五）在文件资料不完整、不准确、不系统的情况下,档案管理员有权拒绝接收。五、档案立卷（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由项目部负责人配合，档案管理人员负责组卷、编目。（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，分别放在一起不得分开。（四）存档的文件必须按规定的格式填写卷内文件的目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。（五）档案盒的外立面要详细地注明一、二级类目，并排序摆放好。六、档案归档（一）项目部对处理完毕或批存的文件材料，须及时移交档案室集中统一保管。档案的归档程序如下：资料收集一分类立卷一编号一登记一检索目录一归档管理。（二）对于以公司名义签订的合同及协议，原则上必须留存档案室备档。如涉及到公司的机密，经公司董事长批准,可由责任部门保管，但需将档案详细目录汇总报档案管理员处并登记备案。（三）项目负责人应及时将办理完毕或经领导批示过的文件材料收集齐全，加以整理，送交档案室归档。（四）项目部于项目成果文件交付验收后一个月内立卷完毕，移交公司档案室。（五）档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照案卷类目登记并放入文件盒内。七、档案借阅（一）如项目部需借阅档案者，须填写公司内部资料借用审批单，依照权限，经领导批准后方可调阅。（二）建立公司档案发放统计表，按文件名、查阅日前、归还时间等内容填写，并有查、借阅人签名。必要时，由相关领导签批。凡借出或归还必须健全登记和注销手续。（三）正常情况下，项目部所归档各类文件借阅时间不得超过5天,如到期不能归还,则需向档案管理员说明原因。（四）借阅档案人员对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放,以免遗失。且要注意安全保密，严禁擅自复印、抄录、转借。八、档案保管（一）档案的保管程序：流程签批f借阅（登记）f归还（注销）一日常保管f经常维护。（二）档案管理人员须做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害等，以防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。（三）所有保存价值的文件、报表、业务记录等文件的电子版必须备份。各部门尽量采用电脑管理档案，便于业务资料的数字化处理和保存，对存入电脑的资料、档案，应及时备份。（四）因过失或故意不把应归档资料归档，损坏公司档案并未造成损失的，对当事人予以严重警告或辞退。因过失或故意损坏公司档案，并造成重大损失或严重后果的，对当事人予以开除并赔偿公司造成的一切损失。（五）为他人窃取、收买公司档案，造成公司商业机密泄露，给公司造成重大损失或严重后果的，对当事人开除并赔偿给公司造成的损失，触犯刑法的移交司法机关处理。九、档案销毁（一）公司任何个人或部门未经允许不得擅自销毁公司档案资料。（二）根据年限，有需要销毁的档案，有档案管理员呈报档案销毁的清单，报部门负责人、分管副总审核，董事长审批后方可销毁，销毁后的档案要登记到档案销毁记录表保存销毁记录。（三）对销毁的档案，档案管理人员须认真鉴定，登记到档案销毁记录单，该清单永久保存。（四）档案销毁时要有两人以上在场进行监销，并在销毁清单上签字确认。第三节档案安全保密制度为保护档案的安全，做好管理人员的保密工作，应制定规范的档案安全保密制度。（一）档案人员应认真贯彻执行保密法和档案法，遵守公司的保密规定，维护档案安全。（二）档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序。（三）全公司档案实行集中统一管理，对机密、绝密档案应实行全程有效监控，在接收、登记时应注明机密、绝密字样，和普通文件分开立卷，单独存放，特殊管理。（四）各类档案一般不准借出，对确实需要借出的，须经有关领导批准，严格履行借阅手续。对机密、绝密档案的科技档案，要严格把握审批程序，不经有关部门批准，不得借阅、抄录、复印和描绘。经批准抄录、复印的材料应及时销毁，严防遗失。借出档案应在规定时间内归还，妥善保管，严禁转借他人。（五）档案工作人员要增强保密意识，遵守保密纪律,不传不说不问机密档案的内容，不随身携带机密档案材料。（六）未经允许任何人不得私自销毁档案。（七）加强档案室的安全保护工作，档案室应自成区域。室区及库房设施应符合档案管理规定。档案库房及办公室钥匙应妥善保管，不得转借他人，发现丢失，应立即采取措施。节假日前应做好以下工作：彻底清点档案并进行登记；催还借出的档案；将所有档案材料全部归入档案室内；锁好门窗,加贴封条。（八）加强档案库房的安全管理，非本馆人员未经许可不得进入库房、机房。档案库房严禁吸烟，不得存放易燃易爆等危险品，切实做好库房的八防管理（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光）。每日下班前要关闭空调，切断电源，锁好门窗，发现问题及时报告。（九）电子档案的安全保密参照上级有关规定执行。第四节档案人员岗位职责（一）认真贯彻执行档案法和上级主管部门有关档案管理的方针、政策和部署安排。（二）制订本公司档案工作的规划计划、规章制度和管理细则，并组织实施。（三）全面掌握本公司的工作情况，组织全室人员做好档案收集、整理、分类、编目、鉴定工作，组织档案管理人员开展档案编研工作、有效提供档案为经营管理和两个文明建设服务。（四）安排本公司所属职工的政治教育、业务技术学习及工作考核，提高档案队伍的整体素质。有计划、有组织地安排专兼职档案人员的业务技术活动和学术活动。（五）联系购置配备必要的工具、装具设施。（六）加强与各有关业务部门的联系，理顺疏通档案的归档渠道，促进档案工作的顺利开展。（七）负责对全公司部门的档案工作进行指导和监督。定期召开部门档案工作会议，经常组织人员深入基层了解档案资料的积累、利用等情况，随时进行指导、监督检查工作。（八）及时向上级主管部门提供本公司档案工作的各种资料。（九）负责本部门成本的有效使用和控制。（十）负责综合档案室固定资产的管理和维护。协助做好厂固定资产的转资工作。（十一）起草工作报告、总结工作。向上级汇报工作。（十二）完成领导交办的其它工作任务。（十三）负责全公司的档案统筹管理工作。（十四）负责综合档案室行政和日常工作。（十五）负责对全公司各部门的档案工作进行指导和监督。（十六）负责理顺疏通档案的归档渠道。（十七）负责加强档案基本建设，联系购置必备的档案装具和设施。（十八）负责向领导和上级业务主管部门汇报工作。（十九）负责召集鉴定小组对到期档案进行鉴定，并组织监督销毁过期档案，建立销毁记录。