工矿材料办公室业务流程材料的物资计划、仓库管理流程.docx

材料办公室业务流程一、物资计划设备、材料配件、外委项目（设备、材料、设计、校验、检测等）、办公用品、总务用品、药品及医疗器械等由使用单位或职能部门提报，职能部门审核，仓库核对库存，分管领导审核签字，材料办公室汇总平衡，矿计划会研究，上报集团公司审批。集团公司批复后下发各单位执行（具体见计划管理规定）。二、安全费用各单位提报计划时，对明确属于安全费用的物资分类标注，汇编、汇审时进行审核。物资入库时输入计划序号，按计划标注的安全费用类型标准入库物资的安全费用类型。物资出库时计算机系统自动根据物资编号，以“先进先出”的原理查找入库，自动读取入库中的安全分类，按入库安全类型对出库自动标识，并在出库中标记入库单号。入库时未按安全物资入库的物资，在出库时用于安全用途的人工进行标注。计算机系统根据出库中的分类对安全物资进行分类汇总，并根据出库中的入库单号区分出库物资在入库时是否进行安全分类，从而分别统计按安全入库物资出库金额，未按安全物资入库的出库金额，满足财务记账要求入库与出库借贷平衡的问题。费用类的由审计部门在审计过程中进行标识，利用计算机系统进行统计分类,报表提供给财务作用记账的参考资料。安全费用管理流程图按入库标注出库安全类型I八来分类统计人工标注出库安>>汇总全类型人工对费用类支出标注安全类型三、机修厂和、服务工区加工件、复新件、复新设备、外委维修物资1、加工件（含来料委托加工件、旧料加工件）、复新件由加工维修单位验收合格后凭区长签字的验收单到回收库办理入库手续，出库凭工区领料单办理出库手续。在办理入库、出库过程中按有关规定实现安全费用分类管理、矿报标准自动管理、人工费及材料费的自动核算等控制功能。2、五小电器：入库时输入维修耗材，其他要求和复新件一样。3、外委维修设备、材料按采购物资的模式设计进销存软件。4、机修厂维修设备：4.1、升井移动设备鉴定完毕后，鉴定单输入计算机系统，输入数据为鉴定内容、鉴定结果（大、中、小修）、鉴定人员。鉴定结果输入后确定人工工时、机械费、辅材费、鉴定标准（主材费定额由劳资科根据鉴定单编制）。设备状态设置为在修。设备自检单：机修厂设备维修完毕后，由机修厂自检合格后办理入库手续，输入自检时间、维修班组，设备状态设置为库存；自检合格时将设备维修耗材输入计算机系统，用于支付机修厂的维修材料费，考核使用单位的材料费；自检合格时将设备维修项目输入计算机系统，数据资料进入设备档案。设备验收单：设备投入使用前，机电科组织验收，验收内容输入计算机系统。3.7、设备出库单：设备验收合格出库后，将出库单内容输入计算机系统，设备状态设置根据是使用还是备用设为在用或备用。维修设备状态变化示意图四、周转性材料管理矿建账管理的周转性材料分单位、分型号建立管理台账。工区从矿领出（仓库、机修厂、服务工区发新）增加材料办公室总账，增加工区分账，交接时调整交接单位分账，丢失、封埋、报废减工区分账，材料办公室总账。要求软件具备交接、报废、丢失手续办理功能，具备对账查询功能、日报功能等。其他要求在具体设计时再根据系统总的功能提出。周转性材料管理示意图新材料出库增总账材料办总账报废、封埋、丢发出增分账封埋材料办回收库工区分账无维修价值的鉴定报废五、签发台账对全矿发出的各类物资具备历史查询、统计、报表等功能。六、交旧考核对工区交旧物资的数量进行管理，根据输入的交旧数量、奖励标准、矿报标准自动生成交旧回收报表。通过自动对比本月出库，自动比较交旧数量后计算出本月的欠交数量，计算出扣罚金额，形成考核报表。对新增用料项目等特殊情况允许剔除不考核。七、新增工区仓库管理目的是为计划编制、材料调拨、控制工区库存提供数据支持。八、建议与意见对工区现场备用的重要配备件要建账管理，并对其更换、维修进行档案管理。制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-1一、通则第一条本规定旨在对物品业务有关的处理或处置要点作出规定。工具及事务用品的管理业务另行规定。第二条本规定所指材料物品是指制造上直接或间接使用的材料、零部件和低值易耗品。管理业务主要指物品有关的计划、协调与联系、物品的接受入库、支付领用、采购申请、保管、整理及记账、核算等事务。第三条零部件、材料和易耗品的保管部门（以下称仓库部门），必须按本规定行事；在按本规定处理业务或事务的同时，与他部门搞好协作与配合，保证本规定的顺利实施。第四条仓库部门的主要协作关系是材料计划部门与物品采购部门。与计划部门的关系另有规定，与物品采购部门的关系，按本规定执行。第五条材料计划部门应经常与仓库部门保持联系，准确把握库存的变动情况；并且与制造生产部门、物品采购部门保持联系，掌握生产进度和采购周期等等；有责任维持或保证库存、生产与采购三者在物品材料供求上的平衡。第六条仓库部门必须忠于下列职守，履行下列仓库职责：1 .仓库在任何时候、任何情况下，必须确保有人留守或值班。2 .物品出库必须办理正规的手续。3 .未经特别许可，任何非仓库有关人员不得随意进入仓库。4 .仓库内所有货架装箱都必须码放整齐，所有物品都必须井然有序。5 .经常核算与整理账目与卡片，使填写的内容、金额、数量一目了然。第七条g部门的主要工作如下：1 .常备物资材料及零部件的收发领用与管理。2 .基建项目中的专项订货或特殊采购物品的收发领用与管理。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-23 .上述物品的记账、核算与统计事务。第八条机械、杂器、工具、器具等物品，须经总裁或各部门负责人特别认可，方能存放入库。在这种情况下，一旦机械物品入库，不得随意携带出库，须按一般物品出库手续办理。第九条本规定的制定、修改与废除，须经董事会决议。二、材料计划的管理第十条各类物品按下列英文字母编号。1.成品零部件（八）2.外协加工零部件(B)3.钢材(C)4.铸锻件(D)5.油料等液态物品(E)6.工具(F)7.易耗品(G)8.杂品杂货（三）第十一条材料计划部门在制订材料计划的时候，除了依据基建工程项目与生产计划以外，还必须对库存状况作出调查，并推算未来库存量变动态势，作出材料计划上的准确安排。在必要的情况下，制成正式的文件，提示与库存有关的制造部门和采购部门，以使计划得到认真贯彻。第十二条材料计划的构成内容如下：1 .基建工程项目名称与编号，或者生产制造用途。2 .品种、单价（幅度）与数量。3 .所需要的时间或日期。4 .所在部门或工程项目地点与环节。第十三条材料计划的种类分为两种，一种是特定物品，另一种是一般常备物品。特定物品根据实际发生的需求安排材料计划或订制或采购。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-3一般常备物品则根据生产制造的消耗进行推断，按标准或制度规定库存量及采购批量，安排材料计划，进行订制与采购。第十四条材料部门按材料计划监视材料入库情况，并经常向制造部门通报材料入库情况。另外，可根据库存情况与状态，在与制造部门协商的基础上，申请购买替代物品，以及启用其他可替代物品，以降低库存不必要的积压，加速库存物品的周转，以及合理利用库存物品等等。第十五条制造部门必须经常与材料计划保持联系，通报生产制造的作业进程，以及相应的材料需要量及需要日期，使材料计划部门能够及时安排材料采购与供应计划。第十六条材料计划部门为了把握现有物品，在获得主管上级及仓库负责人同意的情况下，可以直接进入仓库进行库存调查。=俣管电理与再占第十七条仓库中的物品按蒜方式而放。“A、B、CN,为“列”。1、2、3n为"行”或“箱”O第十八条现有物品（现货）卡片直接安置或挂在现货货架或箱柜的醒目处，并且按码放货架的行列，把现货卡片上的内容，包括出入库数量变动情况记录在仓库的台账上。第十九条现有物品码放要整齐，方便存取。并且，新入库物品码放在内侧，出库物品放在外侧，即按陈货先用的原则出库。第二十条仓库部门应该经常整理与收拾货架货柜中的存货，使之整齐清洁，保证存货的质量；并且，按库存点检要求经常核对物品，确认库存的数量。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-4万一数量不符，必须查对“现货卡片”的有关栏目中，出库数量与入库数量之间有无填写登记上的差错，有无误填与漏填；然后，再对出入库传票进一步核实寻找原因。上报主管科长，由科长作出裁定，指示会计人员与仓库主任作出具体处置。如果库存数量差异很大，必须经科长向总裁作出详细报告。第二十一条仓库部门必须按事先制订的“盘点”计划日程表，分货架、分存货区域，巡回对库存物品进行盘点，确保在若干盘点周期后，使全部存货都得到一次清查与核对。为了避免漏查，在逐箱、逐货架盘点之后，在“现货卡片”的有关栏中填写“盘点”要点，注明盘点担当者姓名。四、记账、计算与报告第二十二条物品出入库及库存核算，根据库房货架货柜上的现货卡片、仓库事务所的“物品收发领用台账”进行。第二十三条必须在现货卡片上填写出入库物品数量的同时，计算出现货余量或存量，填写在有关栏目中。第二十四条仓库部门按月填写一份库存统计表，主要内容是根据现货卡片，统计每月末各种类物品的库存余量。统计表一式四份，一份仓库部门自存，另三份分送材料、制造和会计部门。第二十五条仓库部门在收发领用物品实际发生之前，必须填写出入库传票。因此，在仓库部门事务所的“物品收发领用台账”上，必须在实际发出物品出入库之前，就得在相应的物品科目中填写出入库量以及余量。第二十六条仓库部门必须按月对台账与现存物品进行一次核对，使账、物经常保持一致。如果出现账物不符的情况，立即对传票进行检查，并且把有差错的传票及时上报主管领导，由领导对台账修正作出指示与意见。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-5五、物品申请第二十七条物品领用申请，原则上以部门预算及材料计划为基准。第二十八条主要材料的领用，原则上由制造部门开具出库申请传票，由当事人直接交给仓库现场责任者，并告之仓库部门材料的使用日期，提醒仓库人员材料发放的适宜日期。第二十九条辅助材料及易耗品的申请，直接向事务所提出，填写传票与通用台账，申请责任者签字后，去仓库领取。第三十条特殊材料的领用，按主要材料的规定进行。六、物品的发放第三十一条物品发放原则上按现有物品是否已经入库，以及入库手续是否已经办妥为限。但是，在紧急情况下，在特定的工程急需情况下，或者是急需品、重要物品，允许在物品进货或入库的同时，向制造或作业现场发放。这种情况称作“直接出库”。直接出库须征得总裁的认可或指示。第三十二条仓库部门在发放或领用出库物品时，必须按下列规定核对出库物品。1 .物品领用责任者是否传票上所指定人。2 .领用物品是否领用单位所需物品。3 .领用数量是否合适。第三十三条据前条规定如果有疑惑，立即与需求单位的主管取得联系，并就申请领用物品的调换及数量的削减进行交涉。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-6第三十四条在第三十一条规定的直接出库情况下，必须在出库传票上加盖“直接出库”的红色印章。在特殊情况下，有必要让物品领用者填写仓库部门的“直接出库登记表”。第三十五条仓库领用物品的时间规定如下：1 .主要材料领用时间为整个上午。2 .其他材料，包括辅料与易耗品等，领用时间为上午10点以前。第三十六条领用物品的申请，原则上在使用前一天中午以前向仓库部门提出，如果仓库中有现货，可以随出库传票发放或领用所需物品。第三十七条仓库管理人员在发放物品时，必须在“现货卡片”的有关栏目中填写发放物品的数量，计算余量。第三十八条仓库管理人员在每日工作结束之前，按“主要材料”、“辅助材料”和“易耗品”，分类填写一日中发放物品数量的报表，一式四份，转送下列部门。1 .经采购部门呈交总裁。2 .经制造部门转交各有关部门传阅。3 .交财会部门。4 .留存仓库部门。第三十九条仓库部门在每月末，按日报的形式编辑成“物品发放月报”，按前条规定转送有关部门。第四十条在借出或贷出物品的情况下，由借贷者本人向仓库提出申请，填写有关传票一式两份，一份留给借贷者本人，另一份交付仓库人员。仓库部门根据所借贷物品，按借贷者姓名进行登记填写。任何借贷物品都必须规定归还日期。第四十一条物品领用按先入先出原则进行。领用或发放物品按先前入库时的进价确定单价，按出库的顺序发放或领用物品。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-7七、采购申请第四十二条仓库部门在下列三种类型中提出物品采购申请。1 .特殊采购。（机械器具、杂器及经营与修缮项目用品的采购与订做）2 .临时采购。（根据经营部门临时订单或订货确定的材料采购）3 .常规采购。（按库存批量及最低存量确定的采购）第四十三条采购申请传票须经主管科长认可，由仓库主任具体制订，然后呈交财会部门并总裁认可，交采购部门实施。财会部门在接到申请传票后，对采购量及采购开支作出预算，并把采购金额预算表附在采购传票上一起转送采购部门。第四十四条仓库部门必须按采购到货日期分类整理”采购申请传票”存根，依次向采购部门进行催促，提请采购部门按时进货。八、物品进库第四十五条在进货接货的时候，必须按照送货单接货，把全部货物送往验收场等候验收。凡是没有“送货单”者，原则上一律拒收拒接。第四十六条进货接收后必须核对订货单、送货单、货物检验单以及收费票据等等。第四十七条数量验收分两种情况，如果是按个数（件、只、个等等）购进的货物，就按个数进行点数；如果购进的是重量或容积类物品，就按计量器具进行验收。第四十八条质量检查用计量器具测量内在质量和尺寸。如果物品比较简单，只需目测外观质量即可。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-8第四十九条精密物品或重要的物品，必须按质量标准、检验方法以及检测部位，用标准的计量仪器或测量器具，进行科学测试。在这种情况下，还必须根据具体产品或品种，确定是否全检还是抽检。第五十条通过验收的物品即为合格品，可以登记入账；不合格物品直接通知采购部门，等候采购部门具体处理。第五十一条把不合格品连同送货单一起放在合适的容器中，或者放置在验收场某僻静处，然后，填写一份退货传票（复印件），送交采购部门处置。第五十二条合格品直接入库按指定的货架货柜或场所码放整齐。如果是直接出库物品，在适宜的时间内，通知制造部门或作业现场，办理直接出库手续，领取堆放在验收场上的物品。第五十三条在入库码放的同时，责任者即时在现货卡片上填写入库数量，并计算余量或存量。第五十四条仓库部门按第四十六条与第五十条规定，把每日的进货入库情况，连同不合格品的处理或处置结果向下列部门作出报告：（报告一式四份）1 .经采购部门向总裁报告。2 .经制造部门转送各部门传阅。3 .送交财会部门。4 .仓库部门留存。九、外协加工第五十五条在为外协加工厂提供材料的情况下，由采购部门根据外协加工契约，制成“材料出库申请传票”，向仓库部门提出申请，同时制成“发放材料明细表”，连同材料一起送交外协加工厂。申请传票与明细表必须编号。签发人责任人签名制度名公司材料管理业务规定电子文件编码GLZD200页码9-8第五十六条提供给外协加工单位的材料基准量，由制造部门负责计算，即由制造部门根据外协加工品的成品数量，按工艺条件和制造加工必要损耗余量，计算应发材料量。第五十七条外协加工厂加工完毕后需要把外协加工品转送回仓库存放。在这种情况下，必须在进库传票上填写“外协加工订货单”的编号，以及“发放材料明细表”的编号，并把进库传票、订货单和明细表附在现货或外协加工品上，一起送往仓库存放。第五十八条仓库部门核对验收有关传票与物品后入库。如果有差错，直接通知采购部门及外协加工厂。第五十九条仓库部门应该单独设立外协加工用材料收发台账，并且按外协工厂单独设立账目与账号，把所提供的材料同加工完毕后返回入库的成品对应起来记账，使外协加工用材料与加工成品的收发关系更为明确，更为清楚。第六十条加工品的验收方法与验收程序，另行规定。签发人责任人签名