物业客户服务部档案管理制度.docx

物业客户服务部档案管理制度1 .业主的档案应存放在防火、防潮、防虫的专用档案柜中，设专人管理。2 .按公司规定制作档案目录，资料要进行登记，并在档案柜上标明存放类别，编制全行记录，以便于管理、借阅。3 .遵守公司保密制度，做好档案流失的防护工作。防止泄密文件的发生，为业主资料保密，不得泄露业主档案中的任何资料。（如业主电话、家庭位置、工作单位等。）4 .不得私自给他人复印或借阅业主档案、公司文件、内部资料。5 .任何人调用业主档案、内部资料必须有部门经理批准，并填写纪录表格由当事人确认签字。6 .借阅档案，必须履行登记手续。不得私自将业主档案借阅于他人。如工作需要必须经部门经理批准，做好登记方可借阅。7 .调阅和借阅档案者必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时8.保证档案资料完整无损，否则追究当事人责任。9 .借出的资料，因保管不慎丢失时要及时追查，并报告上级领导。10 .对业档案每月校对一次，发现缺失，必须上报，不得隐瞒。