文化传媒公司行政管理档案工作管理办法.docx

文化传媒公司行政管理档案工作管理办法第一章总则第一条为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。第二条我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。第三条集团公司及各分（子）公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。第四条立卷归档以我公司各部门、各分（子）公司产生的文件材料为主,须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。第五条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章档案类目案卷编号第六条档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第七条如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。第八条同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。第九条案卷索引表中的档案号的表示方式如下XIX2X3X4其中Xl为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。第十条档案分类编号表确定了集团公司及分（子）公司立卷类目。第十一条立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第三章平时归卷第十二条公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。第十三条行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在收发文登记薄上注明。第四章案卷整理目录编制第十四条案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则。第十五条档案管理部门须编制完整的卷内文件目录、案卷索引表、分类文件目录表，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。第五章调卷第十六条员工因业务需要调阅档案时，应填写档案调阅申请单，并经审批。在档案室当场借阅者，免填档案调阅申请单。第十七条档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。第十八条档案调阅申请单以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。第十九条调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。第二十条调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件,须经行政部门主管同意。调阅设定密级的档案，必须呈请总经理批准。