自来水公司档案管理办法.docx
XXXX自来水公司档案管理办法第一章总则第一条为加强公司档案管理，依据中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，制定本办法。第二条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。公司文件档案由公司档案室整理建档管理。公司科技档案分别由有关科室、单位取得利用，统一整理，系统齐全后移交档案主管部门管理。公司财务档案由计划财务科归档管理。各科室、单位在工作中形成的具有参考价值的文件、材料，由科室、单位负责将其中已办完的文件、材料及时归档管理。第三条公司档案室，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理公司档案。其任务是：1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案；2、积极开展档案的提供利用工作；3、进行档案鉴定；4、进行档案统计；5、认真学习中华人民共和国档案法有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案质量。第二章立卷范围第四条档案立卷的主要范围有：1、上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、规章制度。2、公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级的批复。3、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。4、公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。5、公司主持召开的各种会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。6、具有保存价值的其它文件材料、重要的工作经验材料。7、其它应归档的资料。第五条立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。第六条在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。第七条拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、定期30年、定期10年三种。第八条按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。第九条全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。第四章档案借阅第十条借阅档案，要登记履行借阅手续。档案仅限在档案室查阅，不得带出，必须带出查阅的，须经分管经理批准。密级档案一律不准外借，不准摘抄、复制。底图一律不外借。第十一条调阅档案人员应对案卷妥善保管，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、勾画、涂改，归还时必须完整无损。借阅和归还时，双方须当面点清，如发现损坏、遗失等情况，除积极追查补救外，要及时向主管领导汇报，根据情节轻重进行处理。第十二条凡摘录、复印档案材料，需经档案室分管经理同意。第十三条外单位借阅档案，需要单位介绍信，并由公司有关科室、单位人员陪同。第五章档案保密管理第十四条档案管理人员和调阅档案、资料人员必须保守档案的机密。分管经理要经常检查过问保密工作，按规定批借档案和资料。第十五条档案管理人员应做到：1、不和无关人员谈论本部门保存的党政和科技方面的机密内容。2、在借阅、保管、复制档案、图纸资料过程中，应严格履行机密档案、机密资料的借阅手续。3、借出的档案资料、图纸必须按时收回，收回后要立即存入档案柜，以防丢失和泄密。第十六条借阅档案人员应做到：1、不得私自开柜或随便翻阅案卷。2、调阅保密材料，必须经分管经理批准，借阅者负有保密之责，所调档案资料，不得随便给他人翻阅，不得抄录和公布。3、外出携带的机密档案、图纸、资料，必须经分管经理批准并经档案室备案后方能携带，往返途中妥善保密，回来后立即归还注销。4、对承办借阅的档案、图纸、资料，应妥善保管不得丢失。第十七条凡属保密的档案、图纸、资料等，除特殊需要，一律在阅文室查阅，不得拿出档案室，必须复制的，由档案室工作人员陪同复印，用毕立即退还档案室。第六章档案库房管理第十八条经常保持库房内清洁、通风，掌握好温、湿度。第十九条库房内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品。放置适合档案用的消防器材。第二十条柜架排列整齐，间距、顶距符合规定标准。放置胶片，声像磁带的库房要安装空调设备。第二十一条库房照明要选用带灯罩的白炽灯，外窗遮阳要选用遮光窗帘。第二十二条非档案管理人员不经允许不得随意进入库房。第七章科技档案管理第二十三条公司科技档案是在科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文字材料。第二十四条公司科技档案要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。第八章音像、荣誉档案管理第二十五条各科室、单位凡获市级以上的各类证书、奖状、锦旗、奖杯等一律送交档案室登记,并办理交接手续，由档案室统一分类保管。第二十六条若科室、单位需要继续留用的，要确定专人负责保管，并到档案室办理借用手续。负责人调离原单位,必须到档案室办理移交手续。第二十七条对获得的各类证书、锦旗、奖状、奖杯等，由档案管理人员按年度集中统一照像，归档保存。第二十八条凡公司在各项工作中形成的录音带、录像带，一律交档案室存放。第九章档案的收集第二十九条新购置重要设备和引进项目到货时有关科室、单位要通知档案管理人员参加开箱检查、验收，文件材料及时归档，如工作需要时，另行办理借阅手续。第三十条档案工作人员要及时主动地收集档案。每季度一次，协助各科室、单位做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，为收集档案创造条件。第十章档案的鉴定和销毁第三十一条档案管理人员，要认真执行上级档案管理机关统一制订的档案价值鉴定规则和保管期限表的有关规定。要以全面的历史的和发展的观点，科学地评定档案的保管价值。第三十二条对不应归档的文件材料，对已到期的短期档案或失去价值的档案要进行逐份登记、造册，经鉴定后由分管经理批准，方可销毁，对销毁的档案要编制销毁清册,妥善存放。第三十三条办完档案销毁批准手续后，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监毁人员应在销毁清册上签字。
