江西省归档文件整理规范.ppt

,归档文件整理规范,归档文件整理规范（DA/T222000）国家档案局于2000年12月6日发布江西归档文件整理规范（DB36/T3802002）于2002年04月22日发布,一、确定归档范围，制定保管期限表,各单位应根据国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定制定本单位的归档范围和保管期限表，经县档案局审批后，方可执行。未审批的，仍按原有的规定执行。,二、组件 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿、发文稿纸及有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件，正文与附件为一件、转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件，来文和复文可为一件.为一件：指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,三、文件修整 文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易腐蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。,四、装订 装订排列顺序：正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后；有文件处理单的放在最前面。归档文件按件用线装订，也可采取其他方法装订，但须符合档案保护要求。采用左上角装订的，应将左、上对齐；采取左侧装订的，应将左、下对齐。,五、分类 1、分类方法（1）凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，采取年度机构保管期限分类法；（2）内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度问题保管期限分类法；（3）单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采用年度保管期限分类法。一个全宗内应统一的分类方案。,2、判断文件的日期（1）文件有多个时间特征 一份文件有多个时间特征时，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期等等，分年度时，一般来说应以文件的签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。,（2）跨年度形成的文件 跨年度形成的文件在办结年度归档，如，跨年度的会议文件材料在闭幕年归档，跨年度的案件形成的文件材料在结案年归档。（3）几份文件作为一件时，“件”的日期 以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。,（4）文件没有标注日期 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。,六、排列 1、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的先后次序的过程。2、排列方法（1）同一事由内的归档文件排列按文件形成的时间顺序或重要程度；（2）不同事由间的归档文件排列按事由办结时间顺序或重要程度；（3）会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。,七、编号 1、归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。2、归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）。3、件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号在归档文件整理时编制，馆编件号在档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在同一年度内，按分类方案的最低一级类目分别从“1”开始编制顺序号。馆编件号按进馆要求编制。,八、编制归档文件目录 归档文件目录包括件号、责任者、文 号、题名、日期、页数和备注等项目。责任者：单位全程或通用简称。文号：完整录入 题名：文件标题，自拟题名的，用。日期：八位数，如：20110518,九、装盒 装盒要求：1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒；4、将填好的备考表置于盒内文件最后。,谢 谢！,