大学会议管理办法及审批表.docx

大学会议管理办法第一章总则第一条为加强和规范学校会议的组织和管理，规范会议组织及实施程序，提高会议质量和效率，切实改进会风，根据相关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法适用于以XX大学名义举办（主办、承力、）的各类会议。第三条会议管理原则和要求（一）精简会议数量。各单位严格审定年度会议计划并认真执行。尽量减少会议数量、压缩会期、减少与会人员。（二）严格经费管理。原则上各单位要将会议费纳入年度经费预算，按照“从严、务实、节俭”原则管理。（三）提高会议实效。严肃会风会纪，简化会议议程。第二章会议分类第四条XX大学举办的会议主要分为两类（一）国内会议。是指因教学、科研、学科建设、学生培养、管理等需要举办的国内会议，包括：学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会等。（二）国际、双边及港澳台会议。国际会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的会议。双边会议是指与会代表来自两个国家或地区的会议（不含港澳台地区）。港澳台会议是指来自港、澳、台地区的与会代表参加的会议。第三章会议审批第五条严格执行会议审批制度。各类会议实行分类管理、分级审批、统一备案。（一）国内会议。1 .学院（科研单位）举办的国内会议，正式会期在1天以内且参加人数不超过60人（含60人）的由学院（科研单位）负责审批；60人以上的会议须经相关职能部门和分管校领导审批。2 .职能部门举办的国内会议由分管校领导审批。（二）国际、双边及港澳台会议。各单位举办的国际、双边及港澳台会议由对外合作交流处审核，报分管校领导批准，并经由上级主管部门批复后方可召开。以上会议原则上应于会议召开前3个星期填报XX大学会议审批表，并报校长办公室、宣传部备案。第六条会议举办单位必须对拟邀请的国内外报告人的思想政治倾向和报告的主要内容进行审核。如有涉及国家机密或其他需向校党委汇报的相关事项，须及时向校党委办公室提交说明材料。第七条会议的宣传报道工作由举办单位联系校党委宣传部落实（需要校外媒体宣传报道的，由校党委宣传部负责联系）。第八条会议需要校领导接见重要来宾、出席开幕式、闭幕式或参加的会议，举办单位须提前2个星期向党委办公室、校长办公室报告协调。第四章会议费管理第九条各单位要根据会议性质和主要内容，严格控制会议时间、会议代表人数和工作人员数量。60人以上会议，正式会期原则上不超过2天，60人以下会议（含60人），正式会期原则上不超过1天；工作人员不超过与会代表人数的10%；会议报到和离开时间合计不得超过2天。第十条会议费开支范围应与会议具有直接相关性，主要包括会议住宿费、伙食费、会议场地及设备租金、交通费、会议材料印刷费等。会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。（一）会议费综合定额标准会议费综合定额参照中央和国家机关会议费管理办法（财行（2016）214号）三四类会议标准执行。单位：元/人/天会议类别住宿费伙食费其他费用合计国内会议340.00130.0080.00550.00国际、双边及港澳台会议400.00150.00100.00650.00备注：上表中“其他费用”包括会议室及其会议设备租金、交通费、会议材料印刷费、办公文具等；对于在国内异地（不在XX本地）举办的以上各类会议，其住宿费标准按属地标准执行。（二）会议代表发生的旅费，原则上回单位报销，对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费、学术考察交通费，可对照学校差旅费办法，在差旅费、外籍专家费等费用中报销。（三）对于有专项经费管理办法的会议，按其相关管理办法执行；不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。（四）使用同声传译会议，翻译费每人每天不高于5000元;笔译费用每千字不高于200元；同声传译设备租金的人均定额标准不高于每天100元。第十一条对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用。对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则或国内（际）会议惯例，各单位可以适当向参会人员收取会议费。收取会议费的标准应在会议费预算表列明，收取的费用应全部纳入学校财务统一管理，列“其他收入”科目。会议报销应优先使用收取的会议费。第十二条会议结束后应当及时办理报销手续，原则上要求一个月内、一次性据实报销完毕会议费用，超范围、超标准开支的会议费不予报销。会议费报销时应当提供：（一）会议审批表；（二）会议通知；（三）实际参会人员签到表；（四）会议服务单位提供的费用原始发票、明细单据、电子结算单等；（五）举办国际、双边及港澳台会议还需提供省或相关主管部门批准办会的文件。会议费结算应按财政经费的有关管理规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。第十三条确因工作需要，可委托具有相应资质的会议公司代办会议。委托单位应与会议公司签订合同，据实结算。第十四条各单位不得未经审批擅自以学校名义对外承办（承接）各类会议。已批准对外承办（承接）的会议按照“谁承办（承接），谁负责；谁批准，谁监督”的原则，由具体承办（承接）单位负责各项会务工作。第十五条严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费；严禁借会议名义安排公务宴请；严格执行会议用房标准，不得安排高档套房，不得额外配发洗漱用品；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，原则上安排自助餐；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得安排与会议内容无关的参观、考察活动；严禁组织高消费娱乐、健身活动；不安排驻地代表住宿。第五章监督检查与责任追究第十六条会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。第十七条各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有管理和监督责任。严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。各单位应自觉接受各级审计部门的监督检查。第十八条监察审计处会同有关部门，负责对各单位会议管理和会议费使用情况进行监督检查。第六章附则第十九条本办法自公布之日起施行，原XX大学会议管理办法同时废止。第二十条本办法由校长办公室、监察审计处、科技处、计划财务处等部门负责解释。附：XX大学会议审批表会议名称会议性质口国内会议会议规模（人）举办地主办单位承办单位会议时间会议地点会议经费预算（万元）会议经费来源（万元）会期（天）会议内容申请单位意见负责人（签字）：（单位公章）年月日会议名称会议性质国内会议会议规模（人）举办地批准部门批准时间主办单位承办单位会议时间会议地点会议经费预算（万元）会议经费来源（万元）会期（天）会议内容申请单位意见负责人（签字）：（单位公章）年月日相关管理部门意见负责人（签字）：（单位公章）年月日分管领导意见会议名称会议性质口国内业务会国内管理会全国际、双边及港澳台会议会议规模（人）举办地主办单位承办单位会议时间会议地点会议经费预算（万元）会议经费来源（万元）会期（天）会议内容申请单位意见负责人（签字）：（单位公章）年月日分管领导意见会议名称会议性质口国内业务会口国内管理会全国际、双边及港澳台会议会议规模（人）举办地批准部门批准时间主办单位承办单位会议时间会议地点会议经费预算（万元）会议经费来源（万元）会期（天）会议内容申请单位意见负责人（签字）：（单位公章）年月日对外合作交流处意见负责人（签字）：（单位公章）年月日分管领导意见