理工学院文件材料归档管理办法.docx

理工学院文件材料归档管理办法第一章总则第一条为使档案管理工作规范化、科学化，确保学校档案的完整、准确、系统，根据教育部普通高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范，结合学校实际，制定本办法。第二章归档范围第二条本园在党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版、基建、设备、生产等各项活动中形成的具有保存和利用价值的各种载体的文件材料。第三章保管期限第三条凡是反映我院主要职能活动和基本历史面貌的，对我院、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：我院制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料。第四条凡是反映我院一般工作活动，在较长时间内对我院工作有参考利用价值的文件材料，列为30年保管。主要包括：我院一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料。第五条凡是在较短时间内对我院有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。主要包括：我院一般事务性文件材料，上级单位和同级单位印发的非我院主管范围并需要贯彻执行的一般文件材料。第四章归档时间第六条党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档；第七条教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假归档；第八条科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月归档；第九条财会档案应在财务部门存放二年后移交档案室。第五章归档程序第十条文件材料由各部门兼职档案员收集、整理，并按时移交档案室，移交的文件材料必须由档案室审查，确定内容完整、准确后填写移交清单，移交清单一式两份，并由移交人和接收人共同签字生效，最后档案室对各部门移交上来的文件材料进行归档。第六章归档质量要求第十一条归档文件应为原件；第十二条归档的文件材料应质地优良，手稿字迹工整，使用规范的书写材料，图象清晰（配有文字），签字手续完备，符合规范和标准要求；第十三条归档文件制成材料及装订材料、装具符合档案保护和耐久性要求。第七章附则第十四条本制度由XX理工学院办公室负责解释。第十五条本制度发布之日起试行。