浅谈加强工程项目档案管理措施.docx

浅谈加强工程项目档案管理措施发电工程项目档案管理工作是整个工程建设过程中的一项重要基础工作，项目档案是评价工程质量的信用依据，是发电企业今后运行、维护、改造不可替代的权威凭证；是机组投产达标验收的重要指标之一。因此，如何加强基建期间档案管理尤为重要。本研究主要基于电力工程项目档案管理实际情况，提出几点发电工程项目基本建设期间档案管理的措施与建议，仅供参考与借鉴。关键词：发电工程项目；档案管理；措施一、充分重视项目档案管理的重要性，建立三级档案管理体系，加强档案工作过程管控按照统一管理、专人负责的原则，认真做好工程建设档案管理工作。配备专职档案管理员。在工程建设初期就成立档案管理领导小组，同时建立了由领导、部门主任、专(兼)职档案员、各施工单位档案员组成的档案管理网络，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导，形成上下一致，齐抓共管的良好机制。二、严格制定并认真履行档案各项管理制度根据重大建设项目档案验收办法、火电工程达标投产验收规程(DL5277-2012).火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/241-2012等国家、行业标准，建立一系列档案管理制度*火电工程建设项目档案管理实施细则、档案管理工作标准、文书档案管理制度、档案借阅制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、电子档案管理制度，明确各部门及参建单位在工程竣工档案形成、归档、移交等方面的各自职责及工作要求，以确保工程档案的完整性、准确性、及时性、系统性。使工程档案达到“三同步”、“四统一”的要求。还可根据实际情况对这些制度予以修订、完善，使各部门及参建单位的档案有章可循，从而使档案管理规范化、标准化和制度化。三、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施（一）加强事前控制，明确收集范围项目档案管理工作贯穿了项目建设全过程，为保证项目档案的完整、准确、系统，坚持项目档案工作与建设阶段同步管理，紧紧抓住工程的每一个关键节点，具体措施如下：L将文件归档纳入到合同管理，在合同管理上体现档案管理要求，与施工、监理、设计等单位的合同条款中，明确规定不按规定时间及要求完成档案整理移交，不进行工程结算；2 .在与设备制造供应商签订合同协议时，及时要求工程技术人员在技术协议中明确档案移交要求；3 .档案人员认真参与工程项目招投标工作，及时收集招投标档案，保证项目招投标档案规范化管理。（二）加强过程控制，提高文件规范性L在工程施工过程中，档案人员积极参加设备开箱验收并作好记录，对缺少的资料及时催促设备厂家尽快提供，设备资料不全时不在开箱单上签字；2 .定期参加工程管理工作会议，及时了解工程进度，明确项目文件的收集范围，协调工程各管理部门提前做好工程资料预归档工作;3 .档案人员在工程档案管理实施细则中明确了各参建单位移交的档案应符合DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范及GB/U822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求，对项目文件的归档范围、编制的质量要求、分类原则、组卷方法及归档时间、归档份数提出了具体的要求，力求实现归档文件规范化、格式统一化。(S)加强验收控制，及时发现问题并整改L档案人员定期对施工、监理单位的归档文件进行检查，针对基建期间工程档案的要求，加强工程竣工文件的管理，确保工程竣工之后能按时、准确、完整、系统地做好竣工文件的移交、验收工作。档案室可要求各参建单位按照文件规定及相关验评标准，规范表格，规范施工过程中形成的文件，并加强与施工、监理、设计、调试等单位的工作联系，对工程项目进度及时跟踪，对各单位项目所形成的文件材料随时抽查，做到心中有数，同时对各单位工程档案的收集、整理、归档等过程进行监督和指导，不合规范的及时反馈给各参建单位予以整改，严把质量关，从源头抓起，有效地保障了项目文件归档的及时性、完整性。2.在工程竣工验收阶段，档案人员对竣工资料认真检查，如果资料不符合归档要求，坚决不在验收单上签字，经营部不予结算工程款。(四)提高专业技能，提升业务水平，档案人员积极参加档案业务培训，广泛吸收知识和经验，可采取“走出去、请进来”的方式，派档案员到兄弟单位进行学习，学习其它工程中宝贵的经验和有效做法，可少走许多的弯路。在基建期间还可不定期邀请档案专家到现场指导，为施工单位进行现场授课、答疑，抽查施工单位的档案，并对抽查结果提出整改意见，不仅可以让建设方档案人员、各参建单位档案员的专业知识得到了提升，也可以让档案人员与专家保持紧密联系，整个工程在专家的支持和指导下，工程档案一直能处于规范化的整理之中。四、把控工程竣工文件、竣工图的形成、收集、整理、审核、归档（一）施工单位竣工文件的整理、归档、审核施工单位竣工文件管理主要加强过程管控，文件流转程序；执行规范和标准的版本，并严格监督执行。竣工文件审查时，明确档案审查和技术审查职责，做到分工明确，职责明确，以确保归档案卷质量。在竣工文件正式移交前，严格通过文件编制方（施工单位）、监理公司、建设单位（工程部、档案室）三方会审，并在竣工档案验收签证上填写审核意见、签名，做好竣工档案的交接工作。（二）竣工图的整理、归档、审核组织监理单位对竣工图及竣工草图进行认真审核，并加盖审核章、签字确认，编制审核报告后进行整理归档。综上所述，做好电力工程项目档案管理工作，电力企业应当充分重视项目档案管理的重要性，结合工程档案管理现状，通过建立档案管理体系、严格制定并认真履行档案各项管理制度、加强事前控制，明确收集范围、加强过程控制，提高文件规范性、加强验收控制，及时发现问题并整改等措施，以提高工程项目档案管理的质量，为工程项目档案能够更好、更有效地为企业的各项工作服务而奠定基础。-全文完-