某公司资质证照证件管理制度.docx

资质证照证件管理制度第一章总则第一条各类证照是公司及所属各单位进行规范经营的重要依据，为加强证照管理，确保证照在经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好公司的经营管理工作，特制定本制度。第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。第三条资质证照是指政府机关及其他部门颁发给公司的各类营业执照、登记证、许可证、资质证、荣誉证、产权证等证书。以下简称“资质证照”。第四条证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类，类别如下：一、基础证照是指公司的营业执照正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照；二、专业证照是指公司经营中取得的专业类证照：如建筑智能化工程设计与施工一级资质证书、机电设备安装工程专业承包一级资质、交安事业一级二级资质、安全工程师执业资格证书、市政公用工程总承包三级资质、公路公用工程总承包三级资质、钢结构工程专业承包三级资质、城市及道路照明工程承包二级资质、二级建造师（市政或公路）技术人员学历证、职称证、专业资格证书、特种作业QIQ2等。三、获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、发明专利、软件著作权等。第二章管理原则第五条公司证照原则上要求由人力资源部行政集中统一保管，结合公司当前实际情况，为了便于各项业务的顺利开展，各项目相关的资质证照可由安全生产委员会指定部门及人员保管，其他的资质证照全部由公司人力资源部行政集中保管。第六条公司总经理办公室是公司所有资质证照的归口管理部门，具体职责如下：一、负责对公司的资质证照管理工作进行指导、检查、监督和培训；二、负责监管公司各类证照的申报、年审、变更、注销工作；三、负责建立公司资质证照管理制度的建立和完善，负责建立公司所有资质证照台账明细；四、负责公司部分资质证照申办、年审、变更、注销工作。第七条公司各职能部门负责其相关业务职责内的资质证照的申办、年审、变更、注销工作，公司所属单位的相关资质证照相关管理工作由单位自主管理。第八条各类资质证照的责任部门为资质证照的第一责任人，要及时办理有关证照申办、年审、变更和注销工作；资质证照的保管部门为证照管理一般责任人，要及时提醒相关责任部门进行资质证照的年审、变更等工作。第九条公司办公室负责企业法人营业执照、组织机构代码证、进出口货物收发人报关注册登记证书、对外贸易经营者备案登记表、自理报检登记证书、货运代理备案登记证书、投资证书、商标证书、专利证书、安许证、荣誉证、国家级、保险、资质等的申办、年审、变更工作。第十条财务部负责税务登记证、开户许可证、机构信用代码证的申办、年审、变更工作。第三章工作要求第十一条公司各职能部门因业务需要办理相关资质证照的，须经本部门领导同意，资质证照专管部门领导许可。方可办理。第十二条资质证照的责任部门要按照国家有关部门的规定及时办理各类证照的年审、变更工作；证照保管部门要督促责任部门及时进行证照的年审、变更工作。不允许发生推迟年年审、变更事项。第十三条特行证照的申办、年审、变更完成后相关部门要及时向安全保卫部备案，再安全保卫部部向公司办公室备案，其他证照的申办、年审、变更完成一律向公司办公室备案。第十四条证照在申办、年审、变更完成后，其相关文件由经办部门妥善保管。第十五条按照公司实际业务需求，对于需要注销的资质证照，相关部门须按照政府职能部门的有关规定办理。注销后的资质证照要及时到保管部门备案。第十六条各种资质证照的注销须经过申请部门主管领导批准方可办理。第十七条为方便公司各项业务的顺利开展，公司证照保管实行以“以公司总经理办公室保管为主，各个项目部为辅”的保管原则。第十八条对于公司机动车辆登记证书、房屋所有权证书等涉及到实物资产的证书具体参照相关管理制度进行管理，不在本办法管理范围之内。第十九条资质证照保管部门要建立资质证照的明细目录，目录登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、有效期限、年审情况、年审责任人等。第二十条所有资质证照要建立电子档案，将证照进行扫描或拍照后将电子版予以存档。公司荣誉类的奖牌、奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档，将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传公司形象的位置。第二十一条公司所属各单位要确保各类资质证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告并及时补办。第二十二条在办理各项业务工作中需要借领公司证照原件或复印件时，经办人须办理证照借领手续。资质证照因业务需要需外借到异地时，须经资质证照保管部门总监批准方可外借。第二十三条资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件，其复印件对外使用时需加盖公司公章方可发生效力。使用资质证照复印件时，证照专管员须加盖“再复印无效”等相关内容的红色印章。未经相关领导审批，任何人不得随意查阅、复印、外借。禁止擅自使用公司的资质证照进行各种担保。资质证照借领原则上坚持一事一用，不得随意转作他用。第二十四条外部公司、个人要求及我公司合作使用资质证件进行投标商务活动的，请示公司总经理并得到授权后，填写相关登记表后，由总经理办公室安排专人负责办理。第二十五条公司商务活动中出具的资质证件复印件上，须写明“仅供*使用”等相关信息；商务活动中携带印鉴的，无论任何理由，不得在空白纸页上加盖。第四章罚则第二十六条公司及所属各单位的资质证照应妥善保管，不得遗失、损坏。如出现遗失或损坏，应立即向资质证照保管部门及保管部门负责人报告，由证照责任部门及时与发证机关联系，办理证照的挂失和补办等手续。证照借领人和使用人需写出书面检查交公司处理。第二十七条对于证照遗失、损坏，未造成公司损失的由责任人承担补办证照全部费用。第二十八条严禁任何人擅自拷贝资质证件电子版、复印资质证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖资质证件，违反上述规定者，追究其当事人经济责任和法律责任。第五章附则第二十九条本办法自下发之日起实施。