档案信息化专题.ppt

如何做好新时期档案信息化工作,如何做好新时期档案信息化工作,基本概念打造适应社会发展的支撑平台科学、有效地组织实施,基本概念-信息化,信息化概念,信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。,基本概念-信息化,信息化管理系统七大平台,如今，我们常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人，部门与部门沟通和协作愈发凸现重要性的时候，更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。,Text,协同工作平台,Text,知识管理平台,信息集成平台,日常办公平台,信息发布平台,公文流转平台,通信平台,信息化管理七大平台,基本概念-信息化,基本概念-信息化,知识管理平台,系统性地利用信息资源、专家技能，改进创新能力、快速响应能力，提高工作效率和员工的技能素质。,基本概念-信息化,信息集成平台,对数据信息的集成、整合。档案信息数据应用管理就是典型的例子。,基本概念-信息化,日常办公平台,将自己的日常安排、任务变更等集成在一个平台下，改变了传统的集中一室的办公方式，扩大了办公区域。通过网络的连接，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落随时办公.,基本概念-信息化,信息发布平台,建立信息发布平台的标准流程，规范化运作，为信息发布、交流提供一个有效场所，使新闻简报、技术交流、公告事项等都能及时传播。,基本概念-信息化,协同工作平台,将各类业务集成到OA办公系统当中，制定标准，将传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也逐渐缩小，从而提高团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。,基本概念-信息化,公文流转平台,在信息化的今天，改变传统纸质公文办公模式，收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，同样可以留下痕迹，真正实现无纸化办公。,基本概念-信息化,通信平台,通过互联网进行信息的实时交流，也可在一个单位或系统范围内的建立电子邮件系统、即时通讯系统实现信息的沟通和交流。使通信与信息交流快捷流畅，同时便于信息的管理。如：“新疆档案协同办公平台”中的“ocs即时通讯系统”。,基本概念-档案信息化,所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。,档案信息化,基本概念-档案信息化,需要资金的支持具有相关知识的人员实施较长的时间不断地完善,特点,第一讲 打造适应社会发展的 支撑平台,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,专业的队伍,1、正确地认识社会发展 中涌现出的新的事物,2、及时地接受新的理念和实践活动的新概念,3、遇到新的问题和矛盾时应首先思考如何去解决,4、要有敢于创新、勇于实践的勇气,正确理念,一、培植正确的理念,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,二、配置工作所需的硬件,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,1、必要的设备配置,满足工作需要,2、合理的设备配置,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,（1）统筹规划,（2）切合实际,3、实施地对硬件进行更新,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,三、采用性能良好的应用软件,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,2、合规的实施过程,1、制定科学合理的布网方案,（1）政务外网（2）政务内网（3）单位内网（4）档案专网,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,四、搭建安全、畅通的网络环境,（1）政务外网 国家电子政务外网（简称政务外网）是按照中办发200217号文件和200618号文件要求建设的我国电子政务重要公共基础设施，是服务于各级党委、人大、政府、政协、法院和检察院等政务部门，满足其经济调节、市场监管、社会管理和公共服务等方面需要的政务公用网络。,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,政务外网支持跨地区、跨部门的业务应用、信息共享和业务协同，以及不需在政务内网上运行的业务。政务外网由中央政务外网和地方政务外网组成，与互联网逻辑隔离,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,（2）政务内网 主要用于承载各级政务部门的内部办公、管理、协调、监督和决策等业务信息系统，并实现安全互联互通、资源共享和业务协同。,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,五、建立保障正常工作的队伍,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,数据安全制度机房安全制度操作安全制度设备安全制度保密制度,齐全完整性操作合规性适用可行性,制度建设,六、制定完善的规章制度,安全制度,操作制度（应考虑以下要素）,第一讲 打造适应社会发展的支撑平台,第二讲 科学、有效的组织实施,第二讲 科学、有效的组织实施,档案管理应用软件,作用,特点,类型,要求,1,2,3,4,A、字段的合规性 B、流程的规范性 C、存储的通用性 D、操作的简捷性 E、响应的迅速性,A、单机版优点：安全性极高 缺点：只能供单人使用B、网络版优点：可同时供多人使用；受 时间、地点的限制低缺点：对安全防护设施要求高,A、提高档案原件的寿命 B、实现档案现代化管理最 基本的应用平台 C、便捷地满足用户的需要 D、最大限度的实现资源共享,A、检索信息速度 快B、可同时满足多 用户使用C、信息迁移便捷,一、应用,档案管理应用软件,第二讲 科学、有效的组织实施,2、特点,3、作用,A、不受空间、时间、人数的限制；B、信息传送速度快；C、信息处理及时,A、实现无纸化办公的基本应用平台B、实现现代化办公的基本要素之一C、实现实时地办公的唯一办公方式D、大幅度地提高办事效率；节省办事费用；提高环保指数,第二讲 科学、有效的组织实施,一、应用,协同办公平台,第二讲 科学、有效的组织实施,项 目 建 设,（1）充分的调研（2）切合实际的策划（3）可行性和必要性 的论据（4）科学的可研报告,（1）审批的效力性（2）审批的合规性,（一）项目规划,（二）项目审批,（三）项目实施,二、建设项目,第二讲 科学、有效的组织实施,1、招投标阶段,3、实施阶段,2、合同的签订,4、项目验收,项目实施,（1）编制标书（2）招投标 a、公开招标 b、协议采购 c、单一来源采购,A、监控B、调控C、抽检,A、合同的有效性 B、合同的可操作性 C、合同的延时性,A、组织B、要求,招投标阶段,合同的签订,项目验收,实施阶段,（三）项目实施,第二讲 科学、有效的组织实施,质量管理（1）合标要求（2）实时抽检,场所管理（1）空间要求（2）安全要求,安全管理（1）实体安全（2）信息安全,人员管理A、技能要求B、保密要求,设备管理（1）登记制度（2）控制管理 A、设置开机密码 B、专机专用 C、屏蔽所有输 出输入端口,合同的合法性 A、内容公平 B、制作合规,数字化工作要求,三、数字化工作的要求,接收扫描前整理 协同扫描 自动图像处理 扫描质检 人工图像处理 档案还原 影像质检 著录标引 著录质检 原始数据备份 总质检 自动数据挂接 数据备份,四、数字化加工一般流程,第二讲 科学、有效的组织实施,1、登记,形成档案扫描交接单,2、交接单验收签字,数字化加工流程 接收,第二讲 科学、有效的组织实施,第二讲 科学、有效的组织实施,1、记录档案物理状态,2、排 页,3、修复,5、确定扫描件,4、拆除装订,破损、缺页、包装不一致等,发现漏排、错排、重排的页码进行重排,破损严重、无法进行数字化的档案要先进行技术修复。折皱不平、影响扫描质量的档案应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描,当档案装订物影响扫描工作进行或影响扫描质量时，应拆除装订物。拆除装订物要注意保护档案不受损害,根据扫描原则确定扫描件和非扫描件,6、扫描前质量处理,根据扫描件的质量进行扫描件的处理如加模、加纸等,7、登记各 种表单,数字化加工流程 扫描前整理,第二讲 科学、有效的组织实施,5、登记各种 表单。,1、选择扫描 仪根据不同的扫描件，选择不同的扫描仪。,2、选择扫描模式。,3、建立文件存放目录。,4、核对页数。,数字化加工流程 协同扫描,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 自动图像处理,纠斜,图像旋转,去污,压缩,采用专用压缩软件对图像进行自动无损压缩,2,1,3,4,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 扫描质检,检查图像质量,检查图像质量,核对档案信息,登记各种表单,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 人工图像处理,批量合并,批量切割,去污,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 档案还原,排页,修复,完整性检查,整理,装订,还档,登记各种表单,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 音像质检,2、核对档案数量,1、核对档案质量,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 著录标引,将纸质档案每一份文件扫描后的所有数字化文件存储为一份多页TIFF文件。通过目录数据库中的档号与数字化文件名的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现目录数据库与数字化文件的批量挂接。,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 著录质检,软件自动核对文件路径和目录的关系,数字化加工流程 原始数据备份,第二讲 科学、有效的组织实施,将扫描校对完成的目录至少通过两种介质进行备份,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 总质检,通过软件进行综合检查,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 自动数据挂接,纸质档案文件级目录数据库和数字化文件通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过相应软件，可实现目录数据对相关联的数字化文件的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。,第二讲 科学、有效的组织实施,数字化加工流程 数据备份,对最后总的数据库和文件进行多种形式的备份。,谢 谢,