智能财务共享的建设实践.docx

智能财务共享的建设实践【摘要】财务共享自21世纪初在我国起步，目前已逐步成熟。特别是大数据和人工智能的应用，使得智能财务共享成为一种新的财务共享模式。以广西烟草为例，从公司财务数智化的历史经验与现实基础出发，结合烟草行业特点，提出烟草财务共享服务中心建设的四条重要思路，即智能流程、虚拟组织、全面预算和绩效导向。根据业务会计、财务会计、管理会计三重会计框架，可知广西烟草财务数智化已经达到较高水平业财融合，财务与各业务系统之间实现了流程一体化与高效化，大量数据沉淀推动了数据驱动管理的初步实现。未来，随着财务系统的进一步迭代，财务共享中心可能演化为财务与管理运营的综合机构。【关键词】数字化转型；智能财务共享；业财融合；数据驱动；广西烟草20世纪80年代，全球首个财务共享服务中心出现。我国财务共享的实践，由21世纪初的中兴实体性财务共享服务中心开始，到目前财务共享模式已经在大中型集团企业广泛应用。近年来，随着技术迭代和应用的深入，特别是人工智能的应用，使财务共享内涵不断丰富，功能不断增加，能力不断增强。从应用范围看，横向到边、纵向到底，各类财务应用从集中又部分回归分散。平台、数据、资金更趋集中共享，而人员、工位与大厅面积需求在减弱，开始出现虚拟化的智能财务共享中心，可见财务共享的变化呈现新的趋势。一'我国财务共享实践的沿革我国财务共享服务的发展，大致可分为起步期、建设期和成熟期三个阶段。（一）起步期21世纪初，财务共享服务中心首先在我国通信、电子和金融等行业出现。人们开始认识到，新型信息技术支持的财务共享模式，可以有效实现集团公司的会计集中作业、资金集中管控、规范财务流程，进而提高核算精度、加强内部控制，降低成本、提高效益1。财务共享服务中心不仅提升了会计服务和财务管理的效率，也逐渐成为财务转型的重要一环。企业开始更加重视智能化、数字化在共享服务中心的应用，以实现更高效、智能化的财务管理。（二）建设期2010年代，我国财务共享服务模式得到快速推广，财务共享平台功能不断扩充与完善。财务共享中心更加有效地支持集团公司进行集中化财务管控、集成化会计服务，推动企业业务得以更加高效地运营。2013年，财政部发布了企业会计信息化工作规范（财会2013）20号），提出大型企业和企业集团应逐步建立财务共享服务中心2,明确了对财务共享发展的支持，进一步加快了企业建立财务共享服务中心的步伐。（三）成熟期经济发展、管理创新和信息技术发展相互影响，使得发展财务共享已成为财务领域的共识，财务共享的理念与实践已深入人心。截至2019年5月，国务院国资委监管的97家央企中，已有约48家建立或正在建设财务共享服务中心，占比49%3。一年后，这一数字迅速增加至63家，占比达到65%4。当然，财务共享发展不仅体现为用户数量的增长，更重要的是功能不断丰富,与其他业务系统的一体化融合加快，对管理的支持日趋全面和成熟5。目前，我国财务共享仍在不断迭代，2024年7月会计信息化工作规范提出要构建和优化财务共享服务，本文所称智能共享中心，仍然是处于这一发展阶段较前沿的应用。二'烟草智能财务共享建设的背景烟草行业具备业态一致、流通快速、资金富集、监管严格等特征，统筹进行财务数字化建设，将有助于加强集团管控、提升监管效能、提高运营效率。在各传统行业中，烟草行业的信息技术应用水平相对较高，数字化升级的可行性更强。近年来，各省烟草公司及各大烟厂又纷纷着手新一代数字化建设，其有着深刻的行业背景和时代背景6。（一）烟草行业有着强监管性，对数字化监管有着内在需求在数据安全性、隐私保护、合规性管理、风险管理方面，烟草行业有着更加严格的要求。从烟叶种植到零售专卖，烟草行业通常有着涵盖全链条的严格监管。烟草公司和烟草专卖局“政企合一”，既需要强大的企业集团管控和高效运营能力，还要承担对本地区烟草行政管理与监督职能。这些都需要高效的系统和数据支持，系统平台既要保证各业务单元高效经营，又要提升企业财务透明度，有效管控风险，维护专卖制度的严肃性，确保整个行业的正常经营和有效监管。（二）四级机构形成集团架构，对数字化运营有着极高要求以烟草行业为例，整个组织体系由总公司、省公司、市公司和县公司组成，省公司统一运营地区业务。如广西烟草，2003年实施工商分设改革，2006年建立了省市两级母子公司体制、下辖十个地市级烟草专卖局（公司）及近百个县级烟草专卖局（营销部）和烟叶复烤公司。集团庞大结构和多元化业务使得财务共享架构设计更为复杂。广西烟草不仅在主要业务上呈现大规模化,而且在行业细分上也越来越专业化，这就需要业务和财务数字化有更多定制化和智能化解决方案。大中型集团企业构建财务共享服务中心已成趋势，可以促进企业整合资源、创造价值，实现高质量发展1。（三）原有系统已不适应需要，高质量发展呼唤新一代系统广西烟草上一代财务数字化平台是在用友NC环境下搭建的，整个自治区烟草商业系统已统一财务平台。虽然系统基于互联网建立了覆盖全区的财务体系，但在功能方面仅涵盖了财务核算、资金管理等主要财务功能，C/S架构也限制了系统的可扩展性和易用性。虽然在某种程度上具备了初步财务共享特征，服务器、软件、数据、资金等达到初级共享水平，但缺乏业财融合的数智化开发和对其他业务系统的整合，数据驱动集团集中运营管控和风险管理也远未实现。公司需借助新的财务平台进行业财融合建设，并与业务线实现流程一体化，达到核算自动化、管理智能化。新的系统一方面要使财务下沉到业务层，支持业务运营,控制业务风险；另一方面要使财务上浮到管理层，利用积累的大量数据，借助大数据分析与可视化报告，满足管理数据需求，辅助进行正确决策，乃至智能决策。三'广西烟草智能财务共享的建设思路作为NC模范用户，广西烟草财务信息化原已具备较好基础。但作为大中型企业用户，其财务共享建设又起步较晚。正因为如此，广西烟草财务数智化建设恰恰可以跳过过去十年财务共享的各种误区，直接过渡到更新一代系统。可以沿着智能财务共享的建设思路，着手新一代财务共享服务系统的建设。（一）智能整合业务与财务流程通过设计更智能的业财流程，将重复度高、可替代性强、附加值低的工作托付于智能财务共享系统，从而明确其职能范围与建设方向。以卷烟入库业务为例，原流程节点多且审核程序冗杂,系统间衔接不畅，需要人工接入，甚至以纸质材料传递数据。如需要业务员核对、填录卷烟入库数量，低效费时、准确性差。新一代智能财务共享系统整合了卷烟采购入库的完整过程，实现了全流程从合同签署到库存成本入账的端到端数字化（图1）,且多个环节加入了智能应用，如大数据支持的高准确度识别、人工智能支持的发票验真和智能审核。由图1可见，系统打通了营销、物流和财务共享三个中心。其中财务云及其各系统充当了主动整合的角色。财务通过其业财接口将电商合同与仓储验收入库主动拉入智能财务共享平台。发票扫描上传后，系统即可智能识别、自动稽核，并自动实现合同号关联与核对，免去大量琐碎的人工处理环节。这不仅大大减少了工作量，也比人工关联与审核更加细致、全面、准确，避免了人工填报可能产生的错误、遗漏甚至舞弊的风险。（二）虚实结合构筑财务组织架构烟草行业实行统一领导、垂直管理、专卖专营。对于烟叶生产、卷烟制造、营销配送、地方专卖等一线的要求极高，尤其是针对地方专卖，不仅需要保证烟草的质量、安全和合法性，还要满足消费者的需求与偏好。为了提高烟草行业的效率和效益，广西烟草采用了虚实结合的智能财务共享中心模式。其所具备的扁平化特点，使得从总部到下级公司财务的管理层级得以减少，提高了管理效率和灵活性。此外，以共享为思路，以价值管理为导向，按职能归并财务岗位，将多个财务事项集中处理和管理，实现财务资源的优化配置和利用（图2）。这样的财务架构既吸收了传统共享中心的优点，如降低成本、提高效率、规范流程等，又使得财务工作不脱离具体业务，保留一线业务和财务的灵活性和及时性，实现了业财一体化下的流程优化和协调。同时，也更有利于烟草行业财务风险的控制。（三）建立新的全面预算管理体系广西烟草预算管理平台内嵌于智能财务共享系统中，其“全面”体现在预算管理的各个环节中。首先，在年度编制预算时,智能财务共享系统一方面从数据层抓取内部财务、业务和管理系统的历史数据，另一方面通过智能技术爬取、清洗来自企业外部的政策规范、行业标准等数据，对同类或相似的有价值的信息进行关联规则算法等数据处理，利用规则库、推算引擎等技术模拟预算人员生成预算目标。其次，预算管理办公室依据系统生成的预算目标与业务部门上报的预算，进行对比和综合分析后，与业务部门进行协调并确定最终预算。最后，由业务单位细化预算方案，经预算管理办公室确认，提交到智能财务共享中心，作为目标与约束条件对业务部门实际执行进行指导与监控（图3）。此外，通过借助智能化技术，将大数据进一步分解、细化,使全面预算管理更有据可依，更加精细具体。规避了传统预算编制过程“分蛋糕”带来的摩擦和内耗，也使预算在执行过程中更加刚性，更具权威。简而言之，智能财务共享系统需通过自身数字技术优势帮助广西烟草完成预算管理的全面革新，实现了预算与运营的高度融合，预算起到了指导和约束运营的作用，运营活动又能及时更新计划和预算版本，动态反映预算成果，体现企业战略目标的要求。（四）建立工作绩效评价机制，推动财务体系统一、高效运工作绩效是对工作状态及其效果的衡量。智能财务共享平台上线后，公司逐步形成了虚实结合、上下一体的财务工作体系。为了使这套体系高效运行，对下支持业务运营，对上服务管理需要，需要一套合理的绩效评价指标，引导和督促全部财务组织和全体财务人员，不断提高工作水平和服务质量。为此要遵循“业务归并、协作高效、人员均衡、跨度合理”原则，按评价指标进行对标管理。广西烟草根据系统目标和运行实情，从工作效率、工作质量、满意度、达成率4个维度对26个指标进行评价。重点关注运营管理概况、具体事务分析、管理建议、重点事项、下一服务期计划等。对每项指标建立了评价标准、评价方法和计分权重。绩效评价一般按月度、季度、年度周期性开展。各级财务组织和共享中心的领导与员工，共同参与绩效目标制定、绩效沟通与辅导、绩效考核评价、绩效结果应用、绩效目标提升，从而保证财务共享中心绩效与组织绩效保持协调一致，体现智能财务共享系统建设初衷和运行的意义。四'广西烟草智能财务共享建设的成效在上述思路支持下，广西烟草智能财务共享服务建设项目经过需求调研、规划设计、系统试运营、系统正式上线等多个阶段，历时一年多建成，在整个公司全面上线运营。公司项目小组和项目建设方严格审核、防范风险，首先确保所有标准业务的顺利进行，同时推进非标业务开发、测试与交付。目前，广西烟草智能财务共享系统已实现顺畅运行，达到预期建设目标。智能财务共享服务中心的初步效果主要体现在以下四个层面。（一）实现了“三重会计”全面数智化三重会计，是由业务会计、财务会计与管理会计组成的数智化会计整体，这三类会计的内在逻辑迥异，数智化目标、内涵与路径各不相同。业务会计，即生产、经营和服务中的业务核算，包括财务部门业务和非财务部门的业务。其中财务自身的业务，财务部门主导建设，已达成业财融合；对于非财务的经营业务，财务部门配合业务部门实现了业财一体化。财务会计，即基于会计科目核算、面向财务报告的会计，则通过平台的“事项法会计”机制，基本实现了核算自动化。管理会计既提升了全面预算等管理会计子系统的工作效率，也支持广泛的面向管理层的数据服务,通过数据中台等工具提供了数据采集、分析、呈现的全过程数智化方案。（二）达到了更高水平的业财融合业财融合的本质是“业”和“财”的工作协同和双方所达到的和谐关系状态。财务的新系统首先通过智能报销流程，实现了“业”和“财”的良性互动。财务日常报销事务实现了在线、自主、智能报销，打通了业务与财务的流程联系，又减少了低效的面对面沟通与交单。报销内容涵盖所有主要费用，智能技术的应用做到了准确、快速识别原始单据，进而智能填单、智能审核，报销流程高效完成，部分事务达到“三分钟报销”，为需要报销的业务人员提供了高效、准确的平台工具，带来了良好的使用体验。（三）促进了各部门、各条线的高效整合广西烟草智能财务共享系统整合了公司各主要业务系统和管理系统，从而成为公司流程和数据枢纽。例如，与营销系统整合，自动侦测业务状态，如采购业务的发生可触发财务系统自动完成发票、入库、核验与付款以及财务核算。另外，通过规范管理业务，实现预算编制和分析的自动化、预算控制的前置化和自动化等，以更好地支持业务开展、规范业务管理和强化过程控制，提升企业管控水平。建立数据管理平台，实现业务、财务和数据共享，提升公司跨部门、跨组织、跨地域的网络协同效率与能力。通过信息实时共享、流程实时协同、资源实时匹配与对接，提升公司数据质量，提高人员工作效率，降低运营成本。（四）初步实现了数据驱动管理广西烟草智能财务共享系统已成为企业业务、财务与管理数据中心，为日常运营管理、高层战略管理、公司风险控制提供了大量可用的数据。从各子系统的数据查询、利用，到跨系统的数据综合利用，再到整合内外部数据的大数据分析应用，广西烟草已初步呈现基于数据驱动的运营管理新模式。通过数据驱动管理,借助大数据分析应用，实现服务业务经营、精细协同管理、辅助决策支持和全面风险评估，逐步建立管理会计体系和标准规范，利用信息化的手段综合分析广西烟草行业的内外部环境影响因素，保障财务分析的数据和结果的准确性、客观性和及时性，并将此信息资源深入有效地运用于广西烟草行业的运营决策中，从而为广西烟草管理层正确、科学地决策提供及时全面的财务信息支持。五'结论与展望财务数智体系建设，是财务领域的“上云用数赋智”7。广西烟草全新的智能财务共享系统，通过财务的枢纽作用，成为企业的流程中心、数据中心，整合了其他领域的业务系统、管理系统，促进整个企业的数智化转型。首先，广西烟草智能财务共享系统嵌入了财务标准、增加了智能流程，保证财务数据透明客观，提高了工作效率和准确性，改进了业财融合。其次，智能财务共享模式打破了传统财务共享模式的组织形式，以虚拟共享中心，有效整合整个集团的组织机构、人员及其业务与管理活动。既迭代了财务运营模式，又使得系统建设得以更顺利推进。最后,智能财务共享系统数据驱动管理的初步实现，形成了一套广西烟草自身的管理会计报告体系，有效支持领导层更清晰、直观了解各项经营数据，及时调整经营策略。与绝大多数已经建设财务共享体系的企业一样，广西烟草的智能财务共享系统还在继续优化与迭代，应用范围将不断拓展,应用深度将不断深化，智能程度将不断提高，数据成为必不可少的生产要素8。根据其长期规划和发展方向，广西烟草智能财务共享系统所肩负的职能将会不断转型升级，将来可能成为集财务管理、业务运营、集团管控于一体的综合平台。在集团层面成为服务战略管理的集团财务与管控中心，在各区域和子公司成为区域运营管理平台，支持整个集团自下而上的数据通达和高效运营，达到集团自上而下的指令传达和风险管控。【参考文献】1蒋盛煌.基于财务共享的业财深度融合探究J.会计之友,2022(1)：2-9.2财政部.企业会计信息化工作规范A.财会202411,2013.3郭奕，赵旖旎，刘雅琼，等.中央企业财务共享服务建设情况报告J.国资报告，2019(8)：101-105.4胡婷婷.财务共享中心建设存在的问题及对策研究J.行政事业资产与财务，2023(2)：84-86.5刘梅玲，黄虎，佟成生，等.智能财务的基本框架与建设思路研究J.会计研究，2020(3)：179-192.6卿静，杨记军.基于财务共享与业财融合的智能财务系统研究J.会计之友，2022(20)：118-125.7陈思锦.加快数字产业化和产业数字化J.中国经贸导刊，2020(8)：17-18.8中共中央，国务院.关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见A.2020.