技巧：文秘工作者如何提高自己范文.docx

浅谈文秘工作者如何加强自身素质建设所谓文秘工作,就是文字秘书工作的简称,是机关办公室一个不可或缺的重要岗位.其主要职法是通过办文、办会、办事,为领导服分、为机关服务、为基层服务，但是，长期以来，人们习惯认为机关文秘人员无非是抄按写写，收收发发，装装订订，不衢要有多高的水平。其实，这是对文秘工作的一f中误斛，起码是一种不全面的看法.下面就从现代行政机关文秘工作的职能、性防、特点和基本要求分析入手,淡淡对如何加强机关文秘工作人员自身素质建议的认识.一、行政机关文秘人员的羯木职能所谓职能，就是人、事物、机构应有的作用。那么，文科人员的基本职能是什么呢？概括起来打三点：一是参谟助手作用.二是督促检查作用，三是协谓粽合作用.而参谋助手职能是打基本的职能.因为f促检查和综合协网实际上是文秘人员发挥参谋助手的两个1R要方面，是实现参谟助手职能的必然要求.总而言之，机关文秘实务可以归纳为以下三个方面：一是政务性工作，即文秘人员担负的m接为领导决策眼务的综合性工作，主要有信息词研、协词督查等工作.二是业务性工作.即文秘人员承担的带有专业性筋的工作.主要有公文处埋、档案管理、资料整理、会务组织、信访工作、保需工作等.三是事务性工作，即文秘人员承担的一些机关具体工作，主要有来人接待、通信工作、印信管理、领导日程安排等。二、行政机关文秘工作的性质一是辅助性.在行政机关中，领导始终处于主导地位,领导的基本职能是决策和管理，而文秘人员的基本职健是在决策和管理中给领导当参谋和助手。文秘工作的内容是庞杂的，但其中任何一项工作，都是为颗导活动提供内接或间接服务，轴助性是文秘工作特有、主要的性质.文秘工作的辅助件要求文秘人员任何时候任何情况下不能越权行事,不能按自己的意愿自行其事,只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事.文秘人员无论是办理常规步务，还是完成领导直接交办的“项，都必须准确领会领导的建图，遇”多请示、多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。二是政策性.文秘工作具有很强的政策性,文秘人员的工作大多数都关系到党和国家的方针政策，如起草的文件内容必须符合党和国家的方针政策：调查研究的目的是为制定政策准备或为贯彻执行政策收集反馈信息；文书处理就是为货彻政策精神服务，大部分的文件本身就是发布政策或解择政策的，信息、督查、协调等项工作更是为了辅助筑导制定政策和贯Wj执行政策.因此,文科人员必须注意不断提高自己的政治理论水平和政策水平，树立牢固的政策观名，在具体工作中处处注意技彻执行党和国冢的方付政策.三是淙合性。首先，文秘工作的综合性是由领呼工作的琮合性决定的。因为领导工作都是综合性的，文秘工作是为领导工作服务的,因此，凡是领导工作所涉及的范围，文秘人员也必然要涉及.其次,文秘工作的综合性是由文秘人员所在的机构办公室在机关中的分工决定的.因为办公室和各职能科室发生经常的联系，要综合处埋来自各科室、各方面的信息，了解各科室各方面的工作进展情况，还要处理机关的许多行政杂务，文秘工作的综合性又首先要求文秘人员应该具备较广的知识面和多方面的技能，不仅在文字处理上是专家.还应是一个具备多种知识和技能的杂家.其次,文秘人员要普于从领导的角质观摩和考虑问区,心中要有全局，要对整个机关的综合情况做到心中有数.因此，文秘人员虽不必精通各职能科室的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好的为领导和机关工作提供媒合服务。四是事务性.文秘工作大多是一些很具体的工作.每天都要处理大m繁理而又琐碎的事务.如文书处理是一项需要专门业务知识的常规工作,而文书处理中许多程序也是非常具体的事务，诸如公文的继印、校对、用印、分发、签收、登记、传阅、保管，完全是一些犷务性工作，信息.资料的收集、筛选、输出、储存等基本环节，也是非常具体的少务。史秘的助手作用就是通过办理大Ift的具体事务来实现的.因为一个机关的领导决策管理活动中必然要有大量的事务性工作.这些事务必须通过文秘人员来处理.额导才能集中精力考虑决策和指挥大事.因此，文秘工作人员要充分认识事务性工作的.意义，乐于承担陇咆的事务，为领导的快策和管理提供良好的条件。三、现代行政机关文秘工作的特点一是服务多元化.就案我们食品药品监管系统来说,随著食品药品监管事业的发展.行政管理对办公室文秘人员产生了多层次、多类型的需要，各级领导对文秘工作提出了更高的眼务要求，从而使文秘工作的服务对象、服务内容、服务方式11趋多元化.多元化的眼务对象要求文秘干部提供多元的眼务形式.它不仅要为机关工作服务，为局筑导服务，还要为基层服务.因此各级文秘干部要从过去的文牍性、事务性服务转变到为领导提供利学化决策服务，在更高更深的层次上发挥参谋助手作用.:是参谋深层化。办公室是综合办步机构，岷系上下，沟通左右，工作涉及面广，信息来源广，同时，又最能了解领导的意向和活动规律及决策过程，这就为文秘工作的参谋作用提供了有利的条件。文秘工作就是通过抓好信息调研、督促检查、起草文稿.为行政领导决策，抓好工作落实等方面发挥枳极主动作用.一方面要在领导与群众之间，机关与璃层之间起到妞带和桥梁作用，在双向沟通中枳极发挥联络、联系作用.另一方面要发挥办公室文秘工作信息生柒道作用，加强时各类业务信息的搜餐、嫁合、分析和反馈。同时.还要根据领导行政决策的偌要开展调度研究、提供方案等等.文秘部门在参与政务过程中还要注意加强督查落实和情况反馈确保领导行政决策顺利实施.三是办公现代化。现代科学技术进步给文秘工作办公设备带来了现代化，计算机、电讯传真、信息、局域等无纸化办公设箸进入文秘工作领域，这些现代化办公设备的广泛应用,不仅极大地改善了文秘干部的工作条件和劳动强度.也大大提高了文秘干部的工作效率和服务质量.因此.文秘人员首先必须惭得现代办公设备的性能和实际应用，充分发挥现代科学技术在文秘工作中的作用，不断提高工效率，改i工作质量，枳极探索，进一步提升系统内文秘办公的现代化和科学化.四是工作文字化.无论信息调研、野查落实和决策参谋.那禹不开文字工作.起草文稿是文字秘书工作的一项基本工作,与文字打交道是文秘人员工作的主要部分.文稿的起草过程，其实就是为领导决策提供参谋的过程。因为文榴的起草，领导往往只授一个要点，然后由文科人员据此去收集材料，推敲观点，形成文字,有时领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿则茄由文字秘书单.独负责.最后将文稿提交讨论修改.起草文稿要力求真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，具有可行性和可操作性，并通过督办，使之成为机关全体人员的自觉行动,四、行政机关文秘工作的基本要求文秘工作的基本要求是：主动、高效、准确、保密.一要主动.文秘工作是为领导活动服务的，但这种眼务不能是被动的,而应是枳极主动的。文秘人员在完成政务性工作时应具有超前意识，及时调研，提供信息，提出自己的意见和建议，供领导决策时参考。对于大鬓魔杂而又琐碎的常规的业务性工作和事务性工作,文秘人员不能被动应付,而应该把它们安排的得井井有第.忙而不乱.无论是政务工作还是业务工作、事务工作，无论是常规性的工作还是临时性的任务，郎要以枳极主动的态度和强烈的击任感去完成,假如丈秘人员故乏主动粕神，疲疲均塌，来电接一下，来文办一下，像算盘珠子，不拔不动，势必陷入被动的局面，领导当然不会酒意.二要高效.高效是指花费尽量少的时间、精力和物力取得最好的工作效果.文秘工作的效率直接影响到领导工作的效率和质麻，也影响整个机关的办事效率.文秘工作效率高低，主要体现在办文、办会、办干的速度上，而要求文秘人员无论做什么工作，都要讲究一个“快”字；凡是应该办的木，就要迅速办理：今天应该处理的事，决不拖延到明天。但强冏“快”不等于可以忽视工作质量.草率从事.叫虎敷衍绝不是我们讲的"高效一:要准确，准确是对文秘JS作质奴的要求，也是提高效率的前提.文秘许多工作同领导的决策指挥口接相关，任何差错都可能造成非常产Hi的后果。如起拳或校时文件时，如果有一个提法不准确，或者一个字、一个数据甚至一个标点符号有错误，都会影响对文件精神的理解,文件一口.发出就可能造成重大政策性事故.做会议记录.如果所格、记描一句关谊的话，就会留下错误的原始记录.加工处理信息，必须校对核实每一个重要数据.接听电话必筑做到准确等等,四要保密.文科人员一般第一个先看到文件,而且保管这些文件,因而文秘人员能够从文件中了解许多机密.文秘人员经常作为记录人参加领导的会议而许多会议讨论的事在一定的时间范围内不宜对外公开，这也是机关保密的范眸总之，由于文秘人员在工作中健就了解许多机密1Jf顶，承担的保密说任也就比一般人员要虫得多。杭、文秘人员如何加强自身素质建设琮上所述,我认为机关文秘人员应从以下几个方面切实加强自身素所建设：一是业务学习要旅紧.从目前我In文秘队伍的自身素侦来看，在思想层面、思维层面上与为行政领导提供高层次、有价做的参谋服务要求相比，还存在不小的差距,要改变这种状况,首先要求文秘人员必须加就自身的理论学习，不断提高自身的观察、分析、为断能力.文秘人员必须增强新的思维方式,打破IH的传统的思维模式.跳钳成天附着事务打转的老套做法，经常站在领导的丽度考虑大事、要事.其次，要经常站在掴导两度考虑问瑜。既然文秘工作是为领号工作服务的，届么领导工作需要的知识，文秘人员也要学习和掌握：领导工作涉及的领域，文科人员都应该了解和懂得.总之，要经常站在领导的角友思考问题尽量使自己的想法与领导考虑的思路基本相吻合,参谋助手作用才能充分发挥出来.再就是，要勤于网查研究和枳案资料.行政领导决策需要的是数据、事实、状态分析、发展的势预测。这就要求文秘干部经常深入到实际、深入到部门进行调杳研究，掌握第一手材料,为领导提供翔实可整的事实依据，同时,作为文秘人员必须做到勤于枳累资料，平时准备充分,随时能余得出用得上,这是当好参谋助手的基本要求.二是工作能力要提高；文秘人员工作中的一个至要任芬.就是从事大显的文字工作，几平天天都要修改或聒拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和定辑知识.还要掌握定的写作规律.写作是-种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内内容并不是一件轻而易举的事.这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语古表达技巧，随时注意枳累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。根据职责的要求.文秘人员经常要按照额导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作珞好.对此，文秘人员一方面要通晓办事的渠道.提高办下的效能；另一方面，平时多接触一些具体小物，处处留意他人和自己的上级是如何处理何趣的，不断增加自己的阅历和经验，增强运用系统观点统筹安排工作的水平。三是个人修养要加强。文秘人员要强化角色意识,找准自己的工作坐标，保持清醒的头脏，正确把握自己,据正位置，淡泊明志，乐于奉献,不迫求名利地位，不计较个人得失，不越权办出,要严于律己，保持平和的心仓，坚持自警、自省、自励，做到面对委屈误解泰然处之，坦荡为人，安心检事,甘于你后，欣欣奉献。另外.文秘人员在工作中待人接物一定要文明礼貌.举止大方,谈吐文雅,常带微笑.四是职业道馅要高尚。秘书人田要做好本职工作，还要具有离尚的职业道德。首先，要忠r职守.对我们来说，忠于职守就是忠r食品药品监管事业，忠丁本职工作，对工作认真负贡、一丝不苟。其次，要严守机密.如前所述，文秘人员接触内部文件多，参加重要会议多，一句话，接触机密多，因此，文秘人m要具有高度的政治员任感、严格的组织纪律性和牢固的保密观念.自觉遵守国家有关保密规定，严守自己所知晓的秘密事项，绝不在任何场合向任何人炫耀和泄露领导在决策和管理活动中一些哲时不宜公布的事项，以免给机关带来损失，给领导带来被动。第三，耍讲求效率.文秘人处一定要注重工作效率，培养雷厉风行的工作作风。当日可以处理完毕的，就不要推到明天：急办的事就耍马上去办.总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度.第四，要善r合作。文秘人员工作头绪多、涉及面广，往往需要几个科室以及办公空全体同事的共同努力才能完成，如果单旅自己单枪匹马，是做不好所有工作的。因此，要善同他人合作，密切配合，步调一致，才能峡利完成任务第五，婴恪守信用“文秘工作严谨缜密、贡任重大.必须在工作和人际交往中恪守信用，如安,排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时：接受任务如不能够近期完成，必须及时汇报，不能拖延或攒自改变。求职面试的注意事项：(D不要低估自己的能力面试时要避免说这样的话：“我只有六个月的工作经验”；“虽然我没接触过此类工作，蛤我可以边做边学。”可以谈谈你大学时的专业成绩或从事过的实习经历，哪怕这些工作经历并不令你骄傲。(2)不要过于自信自信在很多情况下是优点，但如果你的应聘条件确实不足以令人信服，你最好不要在面试的时候对自己的能力渲染太及旦考官觉得你所说的和你短哲出入太大，会认为你不诚实。(3)适时入座在主考官没有谙你坐卜来时，切忌急于他F,否则会被视为傲慢无礼。主考官让你坐下时，应表示谢意，在主考官指定的位置上坐下，保持良好的坐姿。忌与主考官坐得太近、太远或坐得太高。(4)关掉手机你需要确保在面试期间不会有任何打扰你的声音出现这当然就是你的手机要静音或者是关机了。(5)不要指望每个问题都能回答完美在面忒官的狂轰滥炸下，总会遇到自己不熟悉或者根本就没有听说过的问题，每个人都不是全才，面试官也不要求我们无所不知，这既不必要，也不可能。遇到这种情况，首先不要把自己弄得特别紧张，不必为息的“无知”而烦恼，事情没有那么严S1.(6)勇于打破沉默面试时经常会遇到一些滋尬的沉默。有时是因为面武官等待你做下一步陈述，而你认为自己已经回答完毕;有时是面试官陷入了某种思考，而中断了对你的提问：有时也是因为面试官的准备不足,还没有想出对你的下步提问。