单位档案管理制度（5套）.docx

档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度.第二条公司设置.档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：1、负货公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等：2、负竞公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4、负交档案提供利用服务：5,严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密.第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤J管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负贪人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2,项目开发建设工程类档案由项目负货人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪蹲类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档.3,会计档案在会计年度结束后，哲由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统向公司综合管理部档案室归株4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司粽合管理部档案室归档。5,声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2,归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清烧、归类准确、组卷合理、编H清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全.4、各类文件归档一般一式一份，比较或要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件.2,档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1、档案管理员须根据各类档案管理细则中的£归档范困和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值.2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。5.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限律从长。第八条档案保密规定1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说.不该看、记的材料不看、不记.2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接消雌。3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范闱，对需要出据档案证明的,要认其核对摘抄内容。4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续“6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7,发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2.因工作需要,查阅档案资料时,必须填写£档案使用登记表及调阅单B,写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅.查阅重要档案资料，需经档案主管部门负货人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。3.档案资料般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。4、笑印档案资料需填写档案使用登记表3,机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可豆印。5,档案资料原则上不予借出,如有5殊情况需携带外出时,需填写档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负贡人和档案管理部门负贡人签字I可意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关资任。7、借阅档案的人员，耍爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。3.1档案立卷、归档3.1.1.机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3.1.2立卷归档的时间3.1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要室，由机要室负贡外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存熨印件备查,除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3.1.2.2凡己办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.1各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。31.3立卷归档的要求3.3.1归档文件要齐全、完整，耍按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系.3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清珞案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份°移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续.3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色也禁止用帆珠笔或铅怨字迹应清楚、准确，3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦褪、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。31.34影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整.3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必其实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管象导批准：3.1.4.4交接的资料如有缺卷、统页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3. 1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：31.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写.页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角：双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折衣后页号一律编写在右下角；3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负货人签字。移交清单式二份，双方各执份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用1.幅面（297mm*210min）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）：3. 1.4.8.2用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折便成A4幅面,图标栏要露在外面:3.1. 4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章；3.1. 4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3. 2档案的保管321归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。3.2. 2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.3. 2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防融、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、更印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得摘自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司杳证屈实后给予行政处也逾期不归还者,档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。3.3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事货任。3.4档案鉴定和移交3.4.1集团机要室及各部门、分子公司档案管理人M应按照档案保管期限的规定,定期对档案进行签定，准确确定档案的存毁。3.4.2档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导F,由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字.2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保本制度的解释权和修改权属于企业所有。如出现不确定问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容。第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度°.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负贡，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行H常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。.三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2,档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理：2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料：4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6、负贲组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或夏印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的口常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。（四）总经理1、负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负贲对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录：2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交；A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。C、档案资料的日常管理a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。C）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。D、档案借阅a）借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出：必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准：b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级：c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续：d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；E、档案销毁a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1、档案资料的归档范围a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等：d）本公司领导的批示、指示等：e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作口记、工作备忘g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报：h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料：i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料：k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等：1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料；n）各种实物档案；0）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全：2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况K可归档拷贝件：4、子文件应有.相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作：5,各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件；b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等：C）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料：e）其他认为需要即时归档的资料、2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部;3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归：b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管：c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅;c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改；e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购：3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续；5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表