XX医院档案数字化管理系统项目需求说明.docx

XX医院档案数字化管理系统项目需求说明一、档案数字化系统水平要求1、国产化要求：应用系统应为中国境内生产的国产系统，2,系统安全需求：系统应通过信息安全技术网络安全登记保护定级指南(GBT2224(2020)安全等级保护二级(或以上)测评。3、基础软件：配备正版网络操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索，光学字符识别等基础软件,配备正版通用文字处理、图像查看、音视频播放等工具软件。4、网络设施：系统需要运行在采购人的院内外网。二、数字档案管理系统功能需求1、总体建设标准：必须满足和支持数字档案室建设指南、EXX省数字档案室建设评价办法等文件耍求进行建设.必须符合电子档案管理系统通用功能要求(GB/T39784-2021)的要求。2、系统应用框架需求：系统能够实现电子文件管理的登记、打包、移交、接收、解包、格式转换等各个功能。系统能够开放各种数据接口，便于集成其他企业应用。系统时够支持各种主流浏览落客户端。系统须支持广域网存储，须支持多服务器储存数据，支持按档案类别进行文件服务器设S1.支持电子文件本地存放方式。3、系统性能要求需求：系统平均响应时间不超过5秒。独立式数字档案室25用户并发访问、桀中式数字档案室210用户并发访问时，系统运行正常，服务器CPU使用率70%,内存使用率80%。系统支持7X24小时长期运行。4、基础平台工具需求1.1、 统管理平台：主要完成组织机构管理、用户管理、资源管理、授权管理和权限控制等与权限有关的管理功能。1.2、 OCR识别工具：提供一套光学字符识别软件，将扫描进来的文字图像识别成为可以再编辑的文本文件。1.3、 人脸识别工具：能够通过采集人脸的图像或视频，做到自动在档案数字化系统内的全部图像档案中检测和跟踪人脸。1.4、 能够配备监档案门类检索、高级检索、全文检索平台01.5、 能够实时杳着用户使用怙况，能够实现危险用户禁止登录和使用平台功能。1.6、 具有数据采集工具.1.7、 具有格式转换工具:能够实现文档转换PDF和图像转换为PDF等功能。1.8、 具有文件浏览工具，能够实现文档的在线浏览，也能够做到设置不允许下载和打印的功能。1.9、 具备对接收的电子档案进行四性检测的功能。可实现手动或者自动方式的四性检测.四性检测分别是准确性、完整性、可用性、安全性检测.1.10、 工作流平台：集成工作流平台，支持业务流程或审批流程自定义功能。5、数字档案管理系统功能需求5.1、 档案业务平台5.1.1、 页功能：能提供档案快速检索入口，支持普通检索、高级检索、全文检索。（普通检索：输入关键字进行检索。高级检索：借阅人可以通过组合档案类型、档案级别、屈性等进行多条件检索结果。全文检索：全文检索支持多关键字的组合检索，支持关健字之间“或”、“与”、“非”关系组合,并提供二次检索。）（1）通知公告列表配备通知公告列表以及档案编研列表，能展示各个归档待办信息，待办信息还须同步到OA办公系统：能展示各个借阅待办信息。以上功能可通过首页直接进入。（2）个性化设置：支持查询界面用户的自定义。支持数据浏览界面的自定义设置。支持对数据排序用户设置。支持个人门户中的面板调整。支持自定义导航栏菜单项目.（3）门户设置：要有个人门户、档案门户、统计门户。在登录后首页中集中显示：个人消息、代办事项、提醒、导航菜单、横幅等。可以在档案门户中自定义发布新闻、文章、公告、下栽文件等。支持为有权限用户集中显示馆藏统计、档案利用统计、系统自评统计等。5.1.2、 文件管理（I）提供兼职档案员或档案管理员对预备归档的文件进行收集和预归档操作，支持项目级、案卷级和文件级的整理方式，包含目录新增著录、继承著录、批量导入、档号自增编号、批量导出、修改、批量修改、档案检索、删除、批量删除、批量上传文件、断点续传文件、档案查看、档案生命周期查阅、电子文件版式文件转换、在线浏览电子文件、电了文件元数据自动提取与查看维护、电子文件OCR臼动提取与隹看维护案卷拆卷、图片文件的人脸信息提取与标注、卷内移卷、文件组卷、类目转换、四性检测、四性检测报告、档案移交等功能。提供用户将数字化加工得到的影像文件或其他系统中导出的影像文件批量挂接到档案管理系统，支持服务端挂接、网页端挂接以及客户端挂接。支持挂接结果杳看，挂接错误日志导出。（2）我的交接单版职档案员进行档案交接形成的交接单管理，包含交接堆查看，删除，交接单打印等功能。5.1.3、 档案管理（1）接收环节应支持项目级、案卷级和文件级的整理方式。接收之前系统可自动进行电子文件的四性检查，检查不合格的可退回。支持一文一件、以卷归档、以及项目管理等不同档案类型。支持包含档案接收、档案检索、退回、编号、修改、批量上传文件、断点续传文件、档案查看、档案生命周期查阅、在线浏览电子文件、电子文件元数据查阅、电子文件OCR查阅、四性检测、四性检测报告等功能。接收环节系统应具备照片、录音、录像类电子文件接收采集功能。采购人可编辑声像档案的条目信息,检索条目目录找到对应的声像档案。（2）整理环节支持项R级、案卷级和文件级的整理方式。包含目录新增注入、维承注入、批量导入、档号自增编号、批量导出、修改、批量修改、档案检索、粗除、批量删除、批量上传文件、断点续传文件、档案查看、档案生命周期查阅、电子文件版式文件转换、在线浏览电子文件、电子文件元数据自动提取与查看维护、电子文件OCR自动提取与查看维护、图片文件的人脸信息提取与标注、案卷拆卷、卷内移卷、文件组卷、类目转换、编号、断号检测、装盒、打印、关联档案、四性检测、四性检测报告、档案归档等功能，具备对归档电子文件自动或手动进行PDF/OFD格式文件转换功能.支持新增档案门类功能，出除功能。具备依据档号等带有语义信息的唯一标识符臼动、逐级建立并命名电子档案内容偌文件夹功能，确保电子档案储存文件夹与元数据唯一关联。（3）档号编制应符合£数字档案室建设指南C档案编制规则3（DAT13-2022）,归档文件整理规则DVT22-2015）,CXX省档案局转发国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范闹和档案保管期限表三合一制度的通知.并符合唯一性和可扩展性要求。具备自动编制电子档案归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录功能。具备档号自动和手动编制功能。数字档案空系统应使用档号自动命名电子档案或传统档案数字副本“数字档案室系统须在管理后台实现人为手工对已确定的档案编号进行修改、删除的功能。并确保在不同情况下实现以下不同的功能：A.第一种情况：当管理员需要将删除的编号依次替补上来时，该系统须确保实现删除某-档案编号后其他档案编号能够实现依次变化、依次补充的功能。举例说明：已仃档案编号为FY-KJJJ.2O22-D3O-（XX）1至FY-KJJJ.2O22-D3O-OI2O,现删除FY-KJ.JJ2O22-D3OOOIO后，原编号FY-KJJJ.2022-D33001.I至0120可实现依次提一位数字，即变为KJJJ.2O22-D3O-OO1O至0119.B.第二种情况：当管理员根据工作情况，剧除一份档案，该系统可实现该档案编号已作废，其他档案编号不受影响。被删除的档案臼然空冏作废。C.第三种情况：当管理员根据工作情况，删除份档案并替换份新的档案,该系统可实现新档案继续使用Ki删除档案编号的功能.（3）档案整理旧档后系统应包含档案检索、档案直看、档案生命周期查阅、在线浏览电子文件、电子文件元数据查阅、电子文件OCR查阅、四性检测、四性检测报告、批量导出、打印、回退整理、生成长期保存包（A1.P包）等功能。5.1.4、 数据管理（1）支持对应档案条目和电子全文进行组盘、下载、刻盘利用的离线备份。（2）支持长期保存包导出日志,支持新增、修改、除、启用、停用和查看长期保存配置记录。支持长期保存包导出日志，支持长期保存包导出。支持使用长期保存包恢复数据.（3）支持用户对其删除的数据进行管理，支持检索，文件还原，回收站删除以及清空等操作5.1.5、 数据导入导出功能（1）支持本地文件导入，实现将不同类型的数据文件（如PDF、DOC、DOCX、X1.S.X1.SX、PPT,PPTX、TIF、DWG、TXTHTM1.）的数据进行导入系统。（2）支持导入常见的录音和图片格式，支持采购人I口档案数据目录（X1.S.X1.SX格式）的导入。（3）支持将档案管理系统中著录的数据导出为XM1.、exce1.等格式，供不同需求者使用.5.1.6、 档案统计（1）支持实现“档案资源统计”、“档案工作情况统计"”档案利用情况统计”和“电子文件统计”四种统计报表.支持自定义组合设定多维度统计项的功能。支持对档案资源统计：如对档案资源总库情况进行统计,实现按档案类型、按年度、按密度、按保管期限对项目总数、案件总数、文件总数的统计，以便档案管理人员了解收集工作进展，从而有针对性地推动档案收集进度。支持档案工作情况统计：如分别按照归档情况、整理情况、鉴定情况对档案所处的状态进行统计，以便了档案管理人M了解部门档案的工作情况，推进档案核查工作。支持档案利用情况统计：如实现按照利用档案的职能部门及人次、案卷（件）次、档案门类及数盘、数字档案下载浏览量、利用时间、利用目的、对档案的使用频率及使用深度等进行使用情况统计，有利于档案管理员分析档案使用情况，合理地管理档案。支持电子档案统计：如实现按照分类情况对电子档案分类进行统计，以便于档案管理员了解档案存储类型情况。（2）报表设计支持通过数据源，进行灵活的报表配置设计，支持表格数据展示设计、不同统计图表方式设计.具备档案工作统计年报统计数据功能.（3）报表查看支持对系统产生的数据的查询、统计、分析和报表,能够以数据表格和图形方式展示.5.1.7、 档案利用（I）支持对IX1.f文件局部授权打印。支持以图搜图，进行相似人脸匹配以及相似图片匹配。支持像百度查询方式一样输入任意组合代询条件、支持在一次查询中可以“并口”或“或齐”多条件组合、支持在结果中再次搜索等智能检索.支持常用的文档格式（DOC、DOCX、PDF）以及图像格式（JPG、PNG、TIF）等的文字内容自动提取、支持在全文内容中进行查找档案文件等全文检索OCR功能。（2）借阅管理支持线上借阅管理审批和线卜借阅管理。借阅管理板块应包含借阅总查看、借阅单审批、借阅单下载,借阅单打印、续借等功能.（3）我的借阅单支持借阅人形成借阅单及借阅明细记录。支持借阅单浏览、下戏以及续借等功能.5.1.8、 档案鉴定（1）具备档案鉴定入口。支持包括新增签定方案（如保管期限鉴定、到期鉴定、密级鉴定等）、修改、杳看、删除、鉴定生效、提交鉴定等功能。（2）系统支持设置鉴定小组，支持小组成员的新增、修改、刑除。（3）支持曾经鉴定销毁过的档案的记录查询，支持按销毁次数打印销毁清册。（4）支持设置档案开放权限,对系统管理者设置的不纳入开放列表的档案，不会被借阅门户检索借阅.但可经系统管理者设置开放鉴定白名单、新增白名单、删除白名单操作。5.1.9、 档案编研（1）档案编研能够提供专题类型的定义，用于系统管理者收集和整理参考编研的档案和资料。支持在线编研“提供发布、置顶等功能。(2)电子相册用户可以新增相册，往相册里面添加已有档案或另外上传图片，用户可以对照片进行命名和描述，编辑完成后可以发布为在线电子书作为编研成果提供杳阅利用。(3)人物专题支持新增编辑人物专题信息，支持文本编辑、档案检索引用、人物匹配引用、图册引用等操作对人物专题编研内容进行编辑管理，编研内容支持发布以及查看。支持系统管理足将不I可人物专题分发给指定人m,支持指定人员可编辑指定人物专题，支持系统管理员对指定人员编辑内容进行修改审批。5.1.10、 部门资料(1)部门资料库所在部门资料管理。部门资料提供部门兼职档案m收集本部门内无需归档、来年归档的文件或其他零散文件：有利于该部门对资料进行系统管理，可选择性对收集的文件进行发布和转档案等操作：支持发布到本部门、所有部门、其他部门。(2)资料检索部门资料的检索、查看。支持按关键字检索和自定义检索。5.1.11、 息发布信息发布管理，如有通知公告需告知系统用户，可在此编辑发布在档案系统首页展示。具体操作包括新增、修改、删除、查看、践顶、取消置顶、发布、取消发布等.5.2、 借阅门户521、支持用户通过分类检索、全文检索等检索方式,检索自己想要的档案，并加入借阅车，方便一并提交进行借阅。523、支持用户通过我的借阅堆按照借阅状态、申请日期等进行快速检索。5.3、 电子档案检测系统5.4、 1.检测首页以图表，报表形式展示检测结果，便于档案管理员直观对系统档案检测结果，分析结果进行记录核查档案,促进档案有效管理。532、检测配置（1）检测项定义可灵活限置维护开发预留的检测方法项。（2）检测结果响应方案库可维护各个检测项的结果展示以及处理建议。（3）检测方案列表可定制化配置多个检测项以及关联相关档案，形成个各个可执行的四性检测方案。（4）检测节点配置检测系统运行开关、节点检测开关以及各节点使用检测方案配置，以实现配置不同检测节点使用不同方案对不同档案类型进行检测。533、检测报告（1）档案检测日志以档案单次检测为单位隹询四性检测检测日志（检测报告）,检测报告杳看下载。（2）检测详细日志以每次检测项检测结果为单位查询四性检测详细日志，支持日志导出。5.5、 库房管理系统5.5.1、 档案上架对已整理好，未上架的档案可进行上架操作，支持图形上架和快速上架两种形式，可视化操作，简单快速.图形上架指的是按照虚拟库房、架（柜）的形式，提供库房图形界面可视化操作。快速上架指的是通过组合选项的形式，自主、快速地选择要上架的库房、架柜、存址等。（投标时提交承诺，可参照“格式”中承诺函格式）5.5.2、 库房定义根据档案室实际库房的情况，对库房进行编号,对库房已有的架（柜）号进行管理，包括划分节（列）数、层（行）数、格位装卷数量、格位编号规则等。5.5.3、 档案入库展示r待入库的档案，档案管理m可选需要入库的档案.5.5.4、 档案出库对于些特殊情况，如数字化加工、实体修宏、史志编研等对档案的需求.可以进行出库操作。5.5.5、 档案移架支持对档案放置架进行管理，选择需要移架的档案，点击，选择库房、货架、存址，确定移架。5.5.6、 日常管理对库房温湿度进行登记和定期抽查及对库房的设品进行管理.5.5.7、 库房浏览该模块主要是可以查看每个库房的基本信息、上架记录、移架记录、圉库记录、入库记录.5.5.8、 库房统计库房统计模块主要是通过列表和图形的方式展示库房利用情况、库敌成分、库藏变化趋势、库房温湿度变化趋势，且档案库房管理员可以导出CXCC1.数据，便于汇报比对。（投标时提交承诺，可参照“格式”中*承诺函格式）（I）库房利用情况分析：对每个阵房的格位数附、空格格位、未满格位、已满格位、可装卷数、已装卷数、剩余装卷数等档案库房利用情况进行统计，便于后续对库房的使用和管理。（投标时提交承诺，可参照“格式”中承诺函格式）（2）库藏成分分析:即可以按照库减成分,如档案类型、保管期限、密级、上架年份等，对案卷数、文件数、库存状态（在库，出库）进行统计，支持单项统计，组合统计。对库藏成分进行统计，有利于对档案室的使用进行合理规划，（投标时提交承诺，可参照“格式”中承诺函格式）（3）库藏变化趋势分析：按照档案类型、密级、保管期限，对一段时间内库藏情况（出库、入库、上架、移交）进行统计分析，以Q势图的形式进行展示，以便档案管理员了解不同时间段档案的变化情况和变化趋势。（投标时提交承诺，可参照“格式”中承诺函格式）（4）库房温湿度变化趋势：对库房温湿度进行监控，展示变化趋势，便于管理先查看和掌握库房情况，以防止档案因环境造成损伤，保障档案的安全。5.6、 系统管理平台5.6.1、 菜单资源管理菜单资源管理为用户提供进行系统功能菜单和按钮的配置管理。5.6.2、 组织架构管理（1）全宗定义对系统全宗的定义管理。适用于多全宗管理模式，定义全宗基本信息，设定用户与单位、单位与全宗、全宗与档案类型相绑定的全宗控制权限。（2）组织机构管理对组织架构和人员进行设置，以实现对系统使用部门和人员权限的统一管理。（3）用户管理对本系统用户管理，可进行用户启用、禁用，权限分配，重:餐密码等操作。（4）角色管理时本系统的用户角色进行设置，如兼职档案管理后、查阅人员、单位领导、档案管理员、超级档案管理员等，并进行角色权限设置、用户账号密码、用户启用或禁用、删除等操作。5.6.3、 权限管理（1）全宗授权对用户进行全宗授权。系统具有给相应权限的人配置档案管理、隹阅等权限配置功能，全宗授权主要针对系统全宗范围的档案，相应的人具有相应的查看与管理权限。（2）菜单资源授权菜单资源授权包含：部门授权、角色授权、个人授权。（3）数据权限设置对角色的数据权限授权管理，包括档案树权限,数据权限配置、电子文件权限、库房树权限等。（4）系统访问授权管理对系统访问授权管理，还可查看查看拦截用户、登录用户。554、档案配置，支持档案类型定义（包括：档案类型管理、属性维护、档案类型匹配等功能,系统支持自定义档案类型名称，并对档案类型白定义整理规则和整理方式，按己定义的规则，定义数据字典表，并且提供公共数据字典表的维护）。支持归档范围的设置。支持档案树定义。（投标时提交承诺，可参照“格式”中承诺函格式）5.6.5、 介质管理系统支持电子档案数字对象存储方案的设置与维护，如启动、停用，查看存储空间、存储空间余量等，以实现对存储资源的统一分配和管理。5.6.6、 人脸管理支持查询系统中档案上传的图片文件提取的人脸信息，支持查看以及批量触发提取。557、系统配置系统配以包括系统堪础信息配置.、系统业务开关配巴、资源路径维护等功能.5.6.8、 参数管理具备让用户快速地实现参数设置与维护功能，提供参数管理界面，用来放置与查询相关的控件，并且可以对参数界面进行简单的属性设汽，包括系统参数、字典管理、用户参数、高峰会话管理、系统服务优先级设置、用户参数配置等。5.6.9、 定时任务管理设置系统定时任务配置信息，便于系统管理员对系统定时任务的统一管理。同时支持记录和查看定时管理任务日志状况。5.6.10、 配备通用工具：含水印功能、可设置打印模板、可对归档章的大小等参数进行设计，可设匿借阅人诚信书。5.6.11、 支持文件转换管理：支持查询系统中档案上传的电子文件对应生成版式文件的转换结果，支持查看以及转换触发。支持杳询系统中档案上传的电子文件提取OCR的提取结果，支持查看以及提取触发。5.6.12、 支持查询系统中档案上传的电子文件提取元数据的提取结果，支持提取触发。支持电子全文元数据标准模板导入、模板数据维护、元数据分类管理、文件转换组件以及预览组件绑定、元数据属性维护、元数据表单配置、元数据自动提取数据规则配置等功能。5.6.13、 支持对档案信息的索引维护，包含重建索引、增量索引、削除索引等操作。支持重教缓存操作。5.7、 系统审计平台5.8、 、权限审计支持系统管理人员定义不同角色、不同用户对不同模块的操作权限，支持按用户审计权限和按权限审计用户。5.9、 2,密码审计支持长期未登录审计、超期密码审计、简单密码审计和默认密码审计。5.10、 、借阅审计支持时用户的查询、借阅档案情况进行审计跟踪，包括查档审计和借档审计功能。564、日志审计（1）JaVa虚拟机监控日志审计JaVa虚拟机情况，包含系统、内存、线程、GC等。（2）用户操作日志审计用户在系统上的操作日志，可根据操作、时间进行行为分析。（3）系统执行日志审计用户登录日志、密码错误日志、异常信息日志、密码找回日志。（4） SQ1.监控日志审计系统SQ1.运行情况。（5）文件备份日志审计文件备份日志。5.7、 设计领导工作台数据统计分析：数据可视化统计分析，主要包含有：档案接收率、档案归档率、电子文件配套率、档案资源统计、档案归档情况统计、档案利用统计、档案资源分析、档案借阅分析,档案鉴定分析；可根据年份和全宗等条件进行筛选.为档案馆人员审计工作提供数据查看、分析等辅助作用，图形化展示，数据情况一目了然、清晰明了,便于对比.5.8、 统一接口平台581、接口调用统计：监控、统计系统个接口的调用情况以及数据转档情况。582、接入接口配置：定义配置与系统统一接口（业务系统推送数据）对接的输入接口，维护相关参数。5.8.3, 接口数据源管理：系统具备对接口数据源进行管理的功能。584、接口数据映射配置：维护输入接口与系统档案分类数据的映射关系，用丁接收数据自动映射分类。585、接口IP管理：管理调用统一接口的ip黑白名单。586、接口用户管理：管理调用统接口的用户权限。5.8.7, 接口数据转档：接口时接的数据进行映射转档.588、拉取数据接口配置：配置对外拉取数据的统一接口。