公司档案管理办法及实施细则.docx

档案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，爱护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本方法。一、总则笫一条依据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提南经济效益服务,特制定本规定。笫二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、萤事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、支配统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。笫三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作.第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。二、文件材料的形成与归档笫五条公司要依据国家相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循支配、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。笫六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负贵积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。1、公司指定特地的部门及专人负责文件材料的管理。依据各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后归档。3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。第七条公司文件材料归档的基本要求1、归档的文件材料必需完整。2、归档的文件材料必需精确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的文件材料必需层次分明，符合其形成规律。笫八条公司必需编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣扬和用户服务工作中形成的文件材料等。2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。3、 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。4、 支配统计方面。有各种支配、统计报表和支配管理、统计分析活动中形成的各种文件材料.5,劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动爱护等工作中形成的各种文件材料。6、 物资供应方面。有物资、原材料选购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料.7、 宣扬方面：有组织、宣扬、通知、人事、保卫工作中的各种文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各种文件材料等。8、 其他方面。笫九条档案级别的划分：档案等级的划分标准依据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。等级的划分：一级为绝密文件二级为隐私文件三级为机密文件四级为一般文件1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于一般文件，划分等级为四级。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属隐私文件，划分等级为二级。3,本公司的各种工作支配、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属特别重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于隐私文件，其等级为三级。附表格如下：文件等级文件类型归档管理及期限调阅管理一级绝密文件公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。公司职工劳动'工资'福利方面的文件材料。在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。原则上不行调阅，但因特别状况要经过总经办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认二级隐私文件公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。原则上不行调阅，但因特别状况要经过总经办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认三级机密文件各种工作支配、总结、报告,请示、批复,会议记录,统计报表及简报公司的大事记及反映本公司束要活动的剪报、照片'录音'录像等形成文件的半个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认四级一般文件会议材料，包括会议的通知'报告、决议、总结、典型发言、会议记录形成文件的一个星期内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。笫十条归档时间1、工程项目或其他项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。2、各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。笫十一条公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用常见的文件材料要适当增加归档份数。笫十二条公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作支配；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。笫十三条公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。a）档案管理归档要求：1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、 档案文件材料应区分不同状况进行排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。笫十四条公司要建立健全各项档案管理制度，列入公司的经济责任制体系，并制定严格的奖惩方法。笫十五条各部门保管文件的档案范围及相关规定1、 各部门的档案管理必需按规定的等级分级、分类存档,其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行支配。a）部门存档文件的范围：1、部门例会纪要、业务函件、往来文件。2、客户业务信息、资料、销售报表。3、公司及各部门的规章管理细则。4、原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产全部权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。b）文件档案分类整理保存笫十六条档案分类行政部负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅运用。1、 依据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法2、 分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和供应利用。3、 常用的分类方法有：（1）按工程项目分类；（2）按专业性质分类；（3）按组织机构分类；（4）按时间分类。可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。4、 文件档案要依据内容及重要性分为“一般”与“加密”两大级别。“加密”还分为绝密、隐私和机密三类。不能隙意以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。笫十七条档案编目：要编制档案总书目、档案分类书目。笫十八条档案管理人员职责1、依据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、依据归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守，努力维护公司档案的完整与平安。笫十九条档案保管1、接收档案必需仔细验收，并办理接交手续。2、存放档案必需有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。3、要定期进行档案室的清理核对工作，做到书目、文档相符，对破损或载体变质的档案，要刚好进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明缘由，保存依据。.a）文件档案保存期限：.永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）莹事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产全部权及其它债权凭证；（8）工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；（9）其它经核定须永久保存的文书。.10年保存：（1）预算、决算书类；（2）人事档案、会计凭证；（3）事业支配资料；（4）其它经核定须保存10年的文书。.在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定其次十条人事档案的归档一、内部人事基础档案的建立在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括：1、 应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）2、 面试评价表；3、 体检结果或身体健康等证明；4、 身份证查询记录5、 身份证复印件6、 学历查询录7、 学位、学历证书复印件；8、 职称查询记录；9、 职称证书复印件10、专业技术等该岗位所须要的相关证书复印件11、个人简历12、薪酬福利确认书13、离职证明达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基础档案，形成内部人事档案袋。二、内部人事后续档案的归档在员工的内部基础档案建立之后，依据个人的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训、职业生涯规划和满足度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。（一异动当调动、转正、调薪、离职等异动发生时，人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好书目的填写。异动档案包括：1、调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表；2、转正：转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录;3、调薪：员工薪酬调整审批表；4、离职：离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。（二）绩效管理依据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理负责人应依据月度、季度和年度刚好收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成果效管理档案。并于年末集中移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的绩效管理档案。绩效管理档案包括：1、周度、月度、季度、年度绩效考核评定表2、其他（Z）培训外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结，形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员，其中员工培训记录（包括培训项目、培训学时、培训费用、培训协议等记录）装入员工内部人事档案袋，形成员工培训档案。部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档，形成部门培训档案，并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。其次十一条公司培训档案包括：1.培训签到表；2、员工培训课前调查表；3、培训效果调查问卷；4、培训总结；5、部门培训档案管理工作稽核检查记录；6、内部讲师举荐表；7、内部讲师资格评审表；8、内部讲师半年考核表。部门培训档案包括：1,培训签到表；2、培训效果调查问卷；3、培训总结。员工培训档案包括：1、员工培训记录；3、培训协议。（四）职业生涯规划和满足度调查公司年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满足度访谈，访谈记录由人力资源部相关人员整理后，即时移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的职业生涯规划和满足度调查档案。（五）其他除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩、其他须要归档的记录等也将由人力资源部人事专员即时归档，装入员工内部人事档案袋，形成员工档案的一部分。其次十二条内部档案分类及编号内部档案分类及编号方法：一、建立档案案卷书目:序号案卷题名案卷号件数页数备注1公司文件XDCT-HR-Fi云南旅游产业城项目文件XDCT-HR-Fi-I公司文件XDCT-HR-Fi-2其它XDCT-HR-Fi-32人本管理文件XDCT-HR-Ps制度XDCT-HR-Ps-I人事档案XDCT-HR-Ps-2请示、报告XDCT-HR-PS-3考勤相关记录XDCT-HR-PS-4劳动仲裁文件和记录XDCT-HR-Ps-5社保档案XDCT-HR-Ps-6其他文件XDCT-HR-Ps-73饺效管理文件XDCT-HR-Pf制度XDCT-HR-Pf-I请示、报告XDCT-HR-Pr-2飨效管理记录XDCT-HR-Pr-3其他文件XDCT-HR-Pf-44薪!（管理文件XDCT-HR-Sa制度XDCT-HR-Sa-I请示报告XDCT-HR-Sa-2相关记录XDCT-HR-Sa-3其他文件XDCT-HR-Sa-45H清管理文件XDCT-HR-Re怅度XDCT-HR-Re-I人才库XDCT-HR-Re-2相关记录XDCT-HR-Re-3其他文件XDCT-HR-Re-46培训管理文件XDCT-HR-Tr制度XDCT-HR-Tr-I培训项目XDCT-HRT1.2相关活动记录XDCT-HR-Tr-3其他文件XDCT-HR-Tr-47合同文件XDCT-HR-Co聘请类XDCT-HR-Co-I薪酬类XDCT-HR-Co-2培训类XDCT-HR-Co-3其他文件XDCT-HR-CO-48其他文件XDCT-HR-Ot相关部门备案文件XDCT-HR-Ot-I其他文件档案调阅管理其次十三条公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅手续。填写档案调阅单，而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅。调阅之前要填写档案调阅记录方可进入档案室查阅或调阅资料。1 .一般文件档案：要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。2 .调阅''加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认。3 .人事的档案的调阅管理：查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅全部员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。如由于工作缘由确需摘抄或者复印的，经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后,交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的状况照实做好登记；员工人事档案不得借出查阅。如必需借出查阅时，应提交申请，由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续；借阅人事档案必需严格遵守保密制度，并严禁涂改、抽取和撤换档案。调阅自己的相关资料须要三级以上签字确认方可调阅。4 .调阅档案的人员必需爱惜档案，保持整齐，要爱护档案的平安与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。5 .一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件，且其它各部门不行复印及留存扫描件。6 .必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需刚好汇报，追求责任。7 .用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另行办理续借手续其次十四条调阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告领导。其次十五条调阅范围外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅，不能带出，必需带出行政部查阅的，要经过公司负责人批准。其次十六条调阅时间1. 一般一般文件档案最长不超过二周。2. “加密”文件档案最长不超过一周。附则：其次十七奖惩一、公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定，如出现违规操作，赐予负责人点名指责，并视情节轻重处以100-300元的罚款。二、经批准借出的档案资料，无正值理由在借阅限期内不归还的，赐予责任人罚款100200元的惩罚；档案管理人员未刚好催还的，每次赐予罚款1050元的惩罚。三、有意毁损档案资料的，应当视损毁资料的价值赐予相应的惩罚；情节严峻的，予以辞退处理。其次十八条说明权本管理方法由行政部门人力资源人员负责说明，自颁布之日起生效;各部门在本方法的指导下制定各自的档案管理方法，报公司人力资源部审核后颁布执行，在未颁布自己的档案管理方法之前，执行本方法。附件1：档案调阅单附件2：档案调阅记录附件1：档案调阅单0茄姓名部门职务查阅申请公司领导、部门经理及主管审批看法行政部门人力资源中心愿见备注附件2：档案调阅登记在阅日期姓名部门职务充阅缘由支阅内容是否复印/*抄查阅人确认档案管理员确认本制度说明权归行政部