OA自动化模块操作的使用说明.docx

OA使用说明书一、什么是OAOR系统是指办公自动化(OfficeAutomation)系统，用于企业网上办公.它是指基于公司现实，通过网络技术，用以提高单住内部信息交流,共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效乎的信息化设备和应用软件：它不是孤立存在的,而是与其它各类管理系统(如人事管理系统,公司皆产管理系统、财务系统等等紧密然系.有机整合而形成的。在OA系统中，我们可以通过收发邮件来传递信息，通过信息中心杳收公司的各种信息、制度，通过流程管理明确标准公司各种事务，逋过内部办公系统管理公司诸如会议、人事、资产等力面.总之，熟珞的操作OA系统可以让我们的工作变得快捷标准.二、如何使用OA系统1、使用前的淮备我公司的OA系统通过IE浏览界直接登陆，不用安装其他的软件.启动公司OA系统的方法为：在计算机桌面上羽开建翻亮器，在地址栏输入：h1.tp：效劳器IP地址,然后找回车键,如果正常的话,系统会自动显示以下直面：如图2T。，；/»*«eMQ,Ou>fvHeoT/丁，-/1._*QRW*s*m1*Kb及妁eCc口C1.HJ1.tAE2-1登陆界围,图2-2登陆前设置2,人员登陆偷入“用户名”（系统管理员为每个人员分配了一个账号即用户名,为了方便起见.一般情况下为姓名的汉语拼音）和“密码”（RF：初始密码为“1",该密码用户可以修改），点击',登录"（成敬"回车”）,如果用户名和口令正确，则系统进入以下主界有：如图2-3。（注：为了方便用户的使用，此时，用户可以逸惮“记住名字”,这样以后只要输入“第码”藐可以进入系统）三2-3登录后界面3、办公主界面介绍进入系统后，当前的办公主界面（个人平台界面有三个局部组成，左侧为子模块功能区：中间为信息提示区,右信为导航栏。右上方（图中紫色区域）为功能界面选择区,由于切换各种办公主界面。点击功能界面选择区的“工作流程".进入到工作流程办公界面办公流程的定义及使用方法,请见4.工作流程），如图2-4.图27工作流程界面相应的，点击功能界面选择区的“信息中心"，进入到公司管息中心界面：点击“内部办公”则进入内部办公界面。4、系统功能详解1,进入个入平台办公界面，比界面的主要功能是个人日常办公信息处理和各和功能导航。其中左侧子模块功能区包括卸件系统，日程安排、通讯录、万年历，个性管理等模块,以下做详细说明。（1）电子邮件系统：通过电子邮件系统可以向公司人员发送相关文件及附件.发邮件：当您希耍给别人发送卸件时，低可以单击左导航中的“邮件系统-写邮件（左边粉红色区域）”,如图2-5所示.nJKXC005方mn>H力公帛统i>crnnrtInternetVsp1.<r<*r。皿0«2：Z«*3W“(3%M11SDQ个人年a山东大舜天成置业有限公司CooS协同办公系xnIXft"：tHZTMt：4"<WHI£=3科.,BMWadBW5rW A*74. Mtw内叫件人：XPfi“irstbw<wDJtaIXIiiJteKiWI1.WI女。”双匕图2-5写信息界面如普通的电子卸铝一样，比邮箱可以上传附件（图2-5中下部黑色区域），一次最多可以上传IOM左右的附件.此外，本邮箱迂可以宜接通过各种OFFICE文档的形式进行痂辑，如希使用EXCE1.文档时.点击“EXCE1.文档"（图2-5上部绿色区域.如图2-6ZbttC0052(Wt>N办公1.c>f1.IitternctFip1.urrrO«Q曲曲4/"：；*e氏.C363,Eb山东大舜天成亚有限公司CooS协闾办公系统SfO电电电1.ItbItmam0个人nMC聚氏Mft4e*鼻MV电0人Ig÷Xfni4VM仔Nda三w三*，方,历zrnwHIM1.tecWORDtaxtPOWERPr*XWpS文6XBjTXx*>«Ma)n®<v)M)«««)M1.。*ftonB/U*4TN2iF0三T1V1.图2-6邮件的文件类型如要发送邮件，点击右下角的“立即发送”,即可弹出目标人员选择提.如图2-7图2-7即件发送选择人员时，可选中某一人员，双击，此时人名从“未选择用户”移到“已选择用户，米示选中：如果选择人员较多时,可按住CTR1.i«,选择相关人员,再按">>>*键,则所有选中的人员均被选中。此时,点击“立即发送“即可发送成功。查看卸件，未受看过的师件可以从郎侔系蜕的.新卸件,中瓷阅，瓷阅过的邮件可在“收件箱,中找到，这很类奴普通的电子邮的，这里不做复述.在发件箱中,有一个选项“查看”.点击查看可以看到自己发送的邮件的阅读情况,如图2-8金IMMttO1fc8S*.MR7*in»4'BM4BrtPts日5。通都万年历zrtnrwn个人¥8收件甫Mf1.f情率舄已Wa<«>页力页后页Jr页齿新第1页M1I>i2>*2.更.!T人干8图2-8邮件发送情况（2）日程安排有没有这样的时候,早早安排好的事情，到了泉前却忘了做.或者做着儆着却走了样；有时，突然的一薛灵嬷驾临眼前，却随着时间流逝而消遹了.这样的时候，你需要一个定讨提醒的日程表来提醒、悚准自己的工作.“日程安排”这个澳块，就捻大家提供了这样的功能.它的使用十分简单，如图2-9,点击“日程安排"按钮，迸入日程安排定制界面图2-9日程安排点击日历的“+"进入编辑界面，在比界面中设定提龈事项及提鼠才问，点击确走保存.当日期为设定日期后,该系统将会提傀，如图2-10。点击后，将弹出本日具体的提谡事项。K2-10日程安排定时提醒（3）通讯录在OA系虢中，有两处地方可以杳到公司员工的逋讯录：第一处，在个人平台一讯录目录下，在公其通讯录中，可以按照部门查阅员工联系方式，在个人通讯录中，员工可以把自己所需的一些联系电话，保存在这个栏目中。第二是，在信息中心一知识管理一公司通知中最新公司通讯录将随时更新,员工可以到此处下我通讯录的电子版，如图2T1.3，UCOOS2005*月办公不蛭IacrornftIdrQMEp1.orrO-o-Si(p»,*,“(叵妙s<*miSEh山东大舜天成置业有限公司COoS协同办公系统®©®.+*BIffiW-1nG-，*K0:公W下1>I-»Ix«e«4三a1.g公司M度卜11M文觥次套HjBU9VfMt.ffnfv2-<XU*vRr><WIWM密£)勖2WBiaJ6三tt8月25日45HtIh-公<f1.R>T更>20076290RBTft冷*nw*r.xBift*iw>三三”：8内上：1?T，如5IffS4aSS*N2IttP电±IXiSK02f1.2ia关于按Tn1.用冬;隼无总小十mtfsWB02月is日3nctie3ng*ii*jazSosa2C0M*W*F602月05日随网演MTEW02月X日200if1.三rwwtw¼ii?f1.wa<g>页tff*11mnx舞KWrS条日"Ji<»<)M，I1.g*0"6Q3r*UVHHiMH31QM“.1.<UMT¾M<m>10rUcUIW6iiiMU>O<««23*otx>：«n”便用0套必-«妞图2-11公司通讯录（4）个性管理个人平台中的个性管理栏目主要用于OA个人设置，包括OA帐户定码设置（修改密码），个人档案设置（用于设置个人根本信息警.使用越来比较的单，这里就不多做介绍了.由于OA中可能包含许多公司和个人信息,公司要求.员工本人的击码要加过6位.请新员工尽快修改击码。（5）导航栏导航栏在个人平台界面的右上方，包括公文流转、会议通知、今日日理、任务管理有好件系统五个栏目，如果该栏目后掇力红色数字如：邮件系统（5）,意为右5封新邮件还没有阅读，当点击比数字时,将进入新邮件栏目。以此类推，诸如新的流程,新的日程等等。（看参加图2T0）二佶息中心,在页舌右上角点击“信息中心"进入信息中心，信息中心主要用于发布公司通知、公司制度以及部门信息等，此外，公司还会根据实际需要，在此界面上，设置新的栏目，如：薪酬体系实施等等.员工可以通过在个人平台的订阅栏目（个性管理-信息订阅）乐及时阅读最新的通知、制度等（参加图2-3）。一般可设定为公司通知,公司制度以及本部门的发布信息,如图2-12。rf««»ofInfrrn1.£】，O三*bQK二；/CV<«*)<3。曲RDCr山东大秀天成置业有限公司COOS协同办公系统TS三M>tt*trtt三HBit*W田豪S万历TAM彳IM7e4-TX三rtt三1Mfiirwf>r''1/.、frmr三f*TA*BWC甘QS1.1.曾号EMCrWE00它rnBo06ora二三三E器黑M研E:BBt<20)三<2)-内匚”11BB<2)-内-外修国272信息栏目订阅B次*”公”424MSnaM*Awr«9%I1.ff工IVa(OrWHM1.t门fiM>MBWG><uf刖国“在部门发布这个栏目里,各部门包括两个局部内部外部,“内部”是指仅本部门员工可以丧看的信息组“外部”是所有部门人员均可以查货的信息组。如图2T33ACCOOSR办公*蛭crooftInternetRp1.<rrr图2-13部门发布在信息中心栏目中，迁有内部论坛、内部下岐等分栏目.3 .内部办公点击右上角的“内部办公*.进入内部办公界百。内部办公界面现在尚处于开发阶段，在这个界面里，根据各部门员工可工作的性.质.要求，会提供相应的办公模块，比方现在已经初步开发的“资产管理模块"，主要针对行政都办公费产的整理：“人事模块”用于人事部管理员工档案,奖惩、调动等等.简单点说，内部办公这个平台可以较好的杷OA办公系统与企业资源管理（ERP）结合在一起.4 .工体流电工作流程这个模块，是由大舜自己通过定制工具开发出的，是公司办公的一大件色.（1）什么是流程，在一些例行工作中，员工的操作都是有制度.程序可他的。比方说请假,公司有考勤休假制度3.上面明瑞规定了请假的程序和审批的权限：请假有请假人申请.经审批同雳后，方可实施请假,请假后销假，人事备案；审批的权限为，请假1天以内由部门姓理批准；1-3天（含）由部门经理审核，人力费源部经理审枇：3天以上由部门经理、人力费深部经理审核，报总经理审批。如果按照过去使用请假隼的旧模式.一个人请假审批要经过两三个部门经理的卷批,回来后要钠假.请俣单备案，但有事因为事情急或者对程序不了解,造成这样或那样的疏漏,为企业正常的个帮工带来了一定的影晌.现在如果使用流程，流程会自动指定办理的环节，明确所需的要去，设定好办理时间.即使则东公司不久的新人也能按部就班的章握和执行公司的各项制度和程序.所以我们可以把OAit程这样定义：通过OA系统，用以标准员工工作、办公程序.标准的怖作、审批系统。(2) 流程使用介绍流程界面介绍.点击右上角的“工作流程”,进入工作流程办公界面，见图2-14图2-14工作流程界面在图2T4中.页面左侧为功能栏目区.上部几个下拉框为管理导航区,下部为具体流程处理区域.功能栏目区中.有几个概念著要解杯清楚.分别是“待办工作、巳办工作.完成工作”，待办工作：在某一流程中，当前的环节需要本人处理，则此闿该流程对于自己来说就是待办工作.已办工作：当你将这个环节处理完毕，把流程发送到下一个於理人后，那么这个流程对于你来说已经处理完毕了，这就是已办工作。完成工作：当一个流程发到最后一个欠理人处，这个流程就结嵬了，这个流程不会再是任何一个人的待办工作或已办工作.过去所有处理的流程均会在完成工作中结束。工作中,我们要经常注意有无苻办工作,如果有应尽快处理完毕。通过管理导航可以根据流程种类、办理日期以及发起部门较快速的查询具体流程，这在有大量流程的情况下，比较有用.新戏流程要使用一个流程，舌先就要新馥流程，新度流程密按一下步理创立：工作流程一流程管理-（流程类别）一具体洸程，以建立“一天内的请假.换体流程”为例,其包立步骤为：工作流程-流程管理-申请流程一人事天内的请发、换体流程,如图2T5.KJ2-15新建流程-点舌对应图标，进入流程新建界面。如图2T6.3(Acoos700htW办公系统-IiciuxuftInternetExp1.urro»i0H工；/»«土尔ea-"(叵线8SmcH圉ta,山东大舜天成置业有限公司CooS协同办公系稣:-J1、人早日口工作½W.明内办工作H*Rff三tt、巳分工作4无或工作-«»K«ifwnffYM件次拿onCR别MSA1gOOe¢1月工费火P年年好箕Vi1.QV公文尊执*n三m申*A29Q07年12月工安WnVi1.IQB39G07年11月份工先于W11;r>ftM例行工作<nw>熨启页京页nBiA共1页3*2*M1.y1.8据口4三n三tr）人事财务4方白41«0*«4，我的4xn»«工*?.0血 Itt三W 三三W5 个人设1 公文公共同金管理电宴查甫已宴到文里W三1三K三,a,a.-«-O三>9w>a室ImS母C5U<*ntI人力IMr值grMSiM9).S1.E2-16新M流程二在图2T6中，所见到的几个流程,是指该类型流程中，尚在流转中的流程，可点击查州，但不能做任何接作流行的发送衣呈友色.无法操作）。点击''新建"则会新戏流程,开始某一个流程的使用.当你发送了一个流程,但发现流程发错了，这个时候你可以使用“回收”功能，对原流程实施回收,取消上一次流程发送.操作的方法是，选中某一流程最左边的小板,点击“回收”即可。但'SJ收"功能有一定的限制.当下一个处理人员处理了流程之后,回收功能将失去作用.流程处理1处理单新戏流程后,进入流程,以''工作联系"这个流程为例,如图2T7（办理人：商工作*奉：教公文三>正义的查Mit11W>汨M性设美QiC修工作联系联系时间12008-2-28二i联系人I商节被联系人向*发ssI（例：请做好物业检查的准缶工作）联系工作联系人意见办理情况：；开始CDgQOA侪网IRIf1.抖-BAKS*房C3:ZwTm入I<<53图2T7流程进入界面（处理单）进入界面后，看到是“处理单”界面,黑色横线以上是表头，标明流程的根本信息，有流程发起者填写。其中标底一栏尤为重要.一皎需包括工作内容.时间.主要人员等内容，等一个流程的标题,都有一个范例.可以根据范例埴写。如果耀作框上有一个这样的标记.代表此环节（操作掴）需要你进行处理。点击“我示”.弹出批示根，迸行审批,审批完成后,点击批示板的,即可保存,并目动关闭.H正文点击“正文”栏，迸入正文界面，如图2-18S2-19流程正文界面这是一个纯粹的WORD界百，可以使用所有的WORD功能，在一些流程中（如：工作日志、矮效号咳流程）,正文包含一些表格,流程处理人员能在正文中处理各种公文，并且此页而有笔记留盘的劝能，可以通过字体颜色，区分是由谁操作的。在正文莫看中，也可以通过导入其他IroRD文档，来同装当前更面，操作方法是：点击左上角的“导入文档,浏览选择目标文档，点击“翻开"，即可国击、Hi附件在流程中姣常要有一些诸如EXCE1.表、图片的费科，作为审批的参考依据，可通过"附件"，上传资料,点击流程页面左上力的“附件”按钮，进入附件更百。其上传方法与传统的E三ai1.坞铝类似，你就不再复述了,如图2-20I办理人：两uxn«v：（4击7tQoCQM1.Mh0呻朴*BJJXG)主号匕门，.，”.，以八.AWWS-ack;.图2-20上传附件W流程播述点击“流程描述”进入相应界面,如果想了解流程的步歌环节设置，请点击“流程描述",将会有流程图描述整个流程的流转步界,如图2-21.【办理人：商M】Tft<S：【若公文1图2-21流程描述V谈我左闻在流转查阅页面.处理过这个流程的人员均可以置阅流程的流装情宛（见图2-22）,范色为发起人.白色为正常处理环节，绿色为退件（意为比环节退回至上环节），红色为现带要处理公文人员.I办&人：款一】fiI：月旗M效考核原已：缺5。8年3月M效惠收谑程NW正文用作AWieAIiKIf打印河曲AWW.tV?1.WaA1.S1.¾至开。全SOQJ中“。白，：，",Jemem-r3WieW?»n«eSwT图2-22流转资阅Vi洙程属性设置想发送流程还差一个设置才能发送，时间设置点击”流程属性设置”,进入相应界面。在这个界面中选择这个流程的开始时何和覆计结束附回,而这个时间也将会被系统认为相应的是理时间.在设定时间内，系统视为“正常”，一旦黑出这个时间,则裱视为道期。请见图2-23,V1.关联洗发各流程之间也可以通过关联流程的方式互相联系。比方说,筹划部羟理处理了一个流程,认为该流程应向上级反应，但该流程上级无法处理，筹划部经理可以通过新速相关流程“工作联系”,发送培相应的上圾审批。方法为：点击流程界面中上部的“新建相关流程",I1.开新建界面，选择相应的相关流程,点击确定,即可迸入新建流程了.如图2-23,im三人：商5J3工月度婿依考被谑程：商uq月做效考犊流社旨单f正文j用伸I流，伺iXfi三打卬I话论区流程H蹴H!关喻H步二通行谕程袤W打员工工作诺示制人嫉土工作协同公文芸JH曹议咨汨XfTifiS x三1.f 懵住海科丽工作 E级告箕根e曾 合同益批科也昆If1.2-23建立相关流程新赛的相关流程使用方法与一般流程使用方法一致.通过这种方式可以在新建的相关流程中交冽连接的流程,杳例的方法为，点击新建流程的“关联流程.按钮.进入关联流程界面,选择原流程标题名称.双击.即可进入原流程，如图2-24图2-24查阅关联流程3,局部流程介绍现在公司巴羟编制了各种流程50多个.如员工内部沟通、公文审批、考勤休代等根本流程巳经比较完善“各部门的专业管流程，如财务各种报表定期发送，人事部招聘流程、的售部交房等流程均巳开始使用及编制中。所有的流程将根抠公司情况和公司要求不断完善，在未来不远，我们的流程会比较丰富，并愈发标准，专业。由于公司新人可能对一些根本流程的使用范围不是很明确，这里将主要介绍根本流程的使用范围，清叁见表2-25表2-25局部根本流程的适用范囹局部根本流程流程名眷分类用途工作联系工作协同用于不同部门之间人员沟通使用员工工作请示工作协同用于部门内部，上下级间的请示、指导公文签发公文签枇用于公司制度、通知的审枇发放工程施工合同合同签批用于工程施工合同的申请、答批工程采购合同合同签批用于工程采购合同的申请、签批其他合同合同签批用于除工程类合同的签批请假换休申请申请流程用于员工连续请假、换休两天以上的审批一天之内请假、挨休申清流程用于换休、请假在两天以上的申请、审批谶班申请申请流程用于会所、销售部人员调班的审批加班申请申请流程用于员工加班的申请和审批培训申请申请流程用于员工对培训设想的审批费用申请流程申请流程用于部门方案外的费用、物品申请办公物品申报例行工作用于每月普通办公用品的申报个人工作日志定期流程员工每日下班前，密概述本日工作情况，上报备档部门工作周报定期流程各部门应在周末下班前，整理本部门本周工作情况,并交上级审批