会展服务公司管理制度和工作职责.docx

会展服务公司管理制脐口工作职责书目市场拓展部的工作职奏和资源配置一、数据库资源整合客户资源整理和信息通道架设二、部门协作和业务协作三、资源配置状况市场拓展部人员绫效考核方式一、电话销售人员的工作目标和责任实施二、市场调研及客户服务人员的工作目标和责任实施三、市场拓展部经理的工作目标和责任实施四、市场拓展部员工福利待遇五、市场拓展部员工日常工作管理业务部的的工作职责和资源配置一、工作职责二、资源配置业务部人员的绩效考核方式一、业务员的工作目标的责任实施二、业务主管的工作目标和责任实施三、业务员的福利待遇四、业务部员工的日常工作管理五、业务部与设计部门的工作协作六、业务部和制作部的人员协作市场拓展部的工作职责和资源配置概述：市场拓展部将是第一个与客户打交道的部门。所以，市场拓展部的人员应当是最熟识公司的人，其中包括：公司的业务、支配、目标、宗旨.市场拓展部应主动去了解公司的每一项工作内容，熟知全部与业务有关的名词.只有成为对公司册知的人，才可以知道我们原委在做的是一个什么样的工作！我们要怎么样才能做好这一项工作！那么在客户梃出问金的时候，我们会厚得如何向客户解答.至少我们可以知道该去找谁。在干脆与客户接触或间接与客户接触的时候,市场拓展部的人员应下意识的去向客户宣扬公司，把这样的宣扬当成我们的责任.让客户感觉到，你对公司所能给他供应的服务和能达到的水准特别有信念.日常工作中，还应主动的给自己创建一个良好的工作环境。做为公司的先锋部门，市场拓展部应当恒久充溢激情与活力。一个良好的环境势必能带给自己一个开心的心情.在留意公司内部环境整齐的同时，我盛励市场拓展部的人员给自己创建一个有特性的工作区域.会展服务公司管理制度和工作职责（二）一、数据库资源整合一客户资源整理和信息通道架设（一）、展览相关信息资料的收集和整理1.展会信息资料整理A、全年展会信息的整理：行业展会信息/区域展会信息的关注价值评定和参考资料；行业展会：协作业务负责并主动收集某一个行业的主要全年展会信息，分成不同的类别进行参考比较.B、单一展会信息的整理：会刊购买/特装展台拍摄;重点客户名片收集在每个展会公关结束后，市场拓展部协作业务员对会刊上的平面图、特装展客户以及收集到的名片资*抑电话联络过的客户反馈表进行总结（13档.2、展馆信息收集和整理A、展馆具体场地参数的整理（要求对上海的几个展馆有具体的外观照片和内部局部照片存档，具体的技术参数比如柱子大小尺寸等，外地的几个重点展会也应当如此进行）B、展馆内相关个别联系人的联络渠道（对展馆里的工程部门和广告负责部分尤其留意）3、展览同行的信息关注A、同行的公司规模状况B、同行的业务状况4、行业媒体信息总结整理5、展商资料整理A、国家展团信息1）尽可能具体地搜集相关联络方式；2）定期发送我司相关展览及会议方面的资料，留意资料的更新，尽量供应有价值参考业务资料给客户.3）留意国冢馆所参与的相关展览及会议,有针对性的对相应类型的国冢馆分类,并进一步了解，可以实行探望的形式做进一步沟通；4）目的是了解国家馆参与展览或会议的一般藻作流程，明确具体负责相关部门及负责人、获得展览或会议的支配单、并建立初步合作意想；5）往来资料的整理归档；6）每半年做工作小结及现状分析，不断推动工作经度。B、特装展商信息1）、市场拓展部将特装展商按行业进行划分，完成资料的统计归档；2）、依据以往会刊显示资料，按行业分类分别录入国内特装参展商、国外特装参展商、代理商（贸易公司）的资*”并加以汇总；3）、依据;匚总后的资料，提取田要客户部分；供应应业务部；4）、目的是熟识驾驭展览的客户群，供应具体的资料来源给业务部门.6、主办单位联络市场拓展部依据分析价值，主动取得与主办单位中的某个人的联络，结交学友，获得其最新的展商信息（二）、其他会务信息关注1、网络专题信息摘选分析2、选择报刊信息摘选3、其他通路二、部门协作和业务协作（一）、市场拓展部与业务执行部的相互协作和协作A、市场拓展部对业务执行部工作的支持1、收集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联系确认面洽或者招标需求，转由业务部门跟单服务；2,对业务部门招投标的客户以及其他正点客户供应原来的参考展示风格和相关公关策划信息；B、业务执行部对市场拓展部工作的支持1、跟踪市场拓展部供应的客户资源，并刚好反馈；2,供应市场拓展部没有驾驭到的其他信息，与市场拓展部共同促进对行业和客户的相识C,市场拓展部与业务执行部的沟通方式一市场拓展部和业务执行部的周会：时间：每周一下午参与对象：市场拓展部主管、业务执行负责/电话销售、总经理会议程序：1、市场拓展部主管通报上一周供应客户信息状况和安排状况（见例表）一周（一月）客户联络安排状况统计可以支配时间面洽的客户负责业务员对方发具体要求的客户负责业务员寄发资料的客户负责人员2、业务执行人员通报上一周客户跟踪状况，并提出由客户交谈中产生的问题和应对策略A、要求业务人员供应书面的面洽客户报告，包括具体的客户项目负责人和客户状况分析。尤其对于支配了面洽客户的状况，须要供应比较明细的说明，要有对客户的价值分析.在务客户的过程中，必需能够做到通过其中我们的一个客户，拿到该展会的平面图、一些展商名录,或者通过与客户交谈，了解行业中哪些客户属于电点的大客户。（往往通过与客户的沟通和介绍产生的新客户是具有较高价值的，由于市场拓展部无法深化与客户接触，必要要求业务执行部努力达成该目标.除了市场拓展部供应的客户外，业务执行部应当在会议上有必要通报其他途径来源的客户状况，有助于市场拓展部全面把握客户行业方向和最新信息，有助于部门间的协作）B、能够面洽的客户肯定要支配时间探望，没有时间支配的，必需由另外同事代往的，必需事先招呼好.C、客户供应设计要求，业务执行部没有依据要求提交设计方案的,须要给出合理说明；D、客户要求寄资料，基本客户可由市场拓展部的电话销售寄发并跟踪.但市场拓展部分析该客户具有蛟大价值的，并且可能存在其他业务状况，不适应寄发简洁的统一资料的.业务部应当另行编撰特定的有针对性的宣场资料，并争取尽尽与客户接近面洽.E.业务执行部发觉有市场拓展部没有关注的信息或者客户，应当提出建议，并有义务供应其事先已知的信息反馈到市场拓展部（因为此时其已经比市场拓展部更了解该信息，就不必要市场拓展部还做串复性的甚至可能难度更大的工作）.F、在客户信息的收集和积累上，须要明确业务执行部应当也有相应的业务，业务执行部在正常工作时间内无法完成对,对客户信息的积累上，应当自行支配时间完成工作。（二）、市场拓展部与设计部的工作协作A、市场拓展部对设计部工作的支持1、供应最新展台设计风格参考式样市场拓展部通过专业刊物和相关信息通路，包括到展馆拍摄照片等方式，让设计部门得以了解到更多的展台展示风格，假如有可能，可以对我们所获得的图片资料进行分行业整理（汽车/印刷包装/通信信息/房产等），设计师在做图时可以依据客户的行业特征，综合参考；2、对我们的客户供应原来的展出照片和同行业展会的大致参考风格A、市场拓展部对业务执行部工作的支持1、收集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联系确认面洽或者招标需求，转由业务部门跟单服务；2、对业务部门招投标的客户以及其他电点客户供应原来的参考展示风格和相关公关策划信息；B、业务执行部对市场拓展部工作的支持1、跟踪市场拓展部供应的客户资源，并刚好反馈；2、供应市场拓展部没有驾驭到的其他信息，与市场拓展部共同促迸对行业和客户的相识C,市场拓展部与业务执行部的沟通方式一市场拓展部和业务执行部的周会：时间：每周一下午参与对象：市场拓展部主管、业务执行负责/电话销售、总经理会议程序：1、市场拓展部主管通报上一周供应客户信息状况和安抖钝j况（见例表）一周（一月）客户联络安徘状况统计可以支配时间面洽的客户负责业务员对方发具体要求的客户负责业务员寄发资料的客户负责人员2、业务执行人员通报上一周客户跟踪状况，并提出由客户交谈中产生的问题和应对策略A、要求业务人员供应书面的面洽客户报告，包括具体的客户项目负责人和客户状况分析,尤其对于支配了面洽客户的状况,须要供应比较明细的说明，要有对客户的价值分析.在服务客户的过程中，必需能够做到通过其中我们的一个客户，全到该展会的平面图、一些展商名录，或者通过与客户交谈，了解行业中哪些客户属于揖点的大客户.（往往通过与客户的沟通和介绍产生的新客户是具有较高价值的，由于市场拓展部无法深化与客户接触，必要要求业务执行部努力达成该目标.除了市场拓展部供应的客户外，业务执行部应当在会议上有必要通报其他途径来源的客户状况，有助于市场拓展部全面把握客户行业方向和最新信息，有助于部门间的协作）B,能够面洽的客户肯定要支配时间探望，没有时间支配的，必需由另外同事代往的，必需事先招呼好.C、客户供应设计要求，业务执行部没有依据要求提交设计方案的,须要给出合理说明；D、客户要求寄资料，基本客户可由市场拓展部的电话销售寄发并跟踪,但市场拓展部分析该客户具有较大价值的，并且可能存在其他业务状况，不适应寄发简洁的统一资料的.业务部应当另彳阖撰特定的有针对性的宣扬资料，井争取尽量与客户接近面洽.E、业务执行部发觉有市场拓展部没有关注的信息或者客户，应当提出建议，并有义务供应其事先已知的信息反馈到市场拓展部（因为此时其已经比市场拓展部更了解该信息，财必要市场拓展部还酶我性的甚至可能难度更大的工作）F、在客户信息的收集和积累上，须要B月确业务执行部应当也有相应的业务，业务执行部在正常工作时间内无法完成对,对客户信息的积累上，应当自行支配时间完成工作.（二）、市场拓展部与设计部的工作协作A,市场拓展部对设计部工作的支持1、供应最新展台设计风格参考式样市场拓展部通过专业丑题和相关信息通路，包括到展馆拍摄照片等方式，让设计部门得以了解到更多的展台展示风格J触口有可能,可以对我们所获得的图片资料进行分行业整理（汽车/印用他装/通信信息/房产等），设计师在做图时可以依据客户的行业特征，综合参考；2、对我们的客户供应原来的展出照片和同行业展会的大致参考风格通过专人到展会上拍摄照片，我们可以驾驭一些客户的常年展出信息，包括其会大致选择哪些展会展出以及同行展出的会有哪些客户，甚至可以有以往的供应服务商信息等，从而设计师在出图时尤其是多家竞标的方案，会有针对性.B、设计部对市场拓展部的工作支持设计部在获得最新的信息上，应当通知市场拓展部参与关注。（三）、市场拓展部与其他业务部门的工作协作今后在信息供应通路畅通后，可以迸一步把与业务执行部的协作，延长到其他业务部门上,随着今后公司业务的发展，将会延长出来新的业务部门（会务疣筹部以及礼品推广部等）,市场拓展部有必要依据公司的新的发展前景进行业务延长.（四）、市场拓展部与公司管理和公司资源安排上的协作A、公司宣扬资料的配备1、样册必需明确一点，市场拓展部开拓的客户与其他业务部门的客户存在对公司的接受程度不一样,电话销售在通电话后，最干脆和简洁的介绍公司方式就是给对方寄发我们的样册，然后进一步跟进。在公司样册出来后,市场拓展部将支配人员，针对后3个月的主要展会特装展商寄发出去，并专人电话跟进（我们会尽量给有正确的对方联系人的寄发）.2、光盘一公司统一制作一批空白光盘.样册的内容主要针对一般的客户，有些内容须要史新或者须要有针对一点内容的客户,建议由业务执行部另行配冒光盘内容临时刻录，包括针对性展会和客户的行业参考资料.3、网站以后电话销售在初步介绍公司时费予给对方网址直看,一旦网站完善，可以采纳最新案例的宣扬方式即时向客户传达我们的服务优势和信息。4、电子贺卡该部分以后在客户有肯定箪的基础上，并且有对方个人的准确电子邮件上，可以定时通过邮件群发系统完成.目前建议各业务人员作为一种与客户辍沟通的方式自主确定运用.另外，MSN的运用也尽量限制在与客户的沟通上.会展服务公司管理制度和工作职责（三）三、市场拓展部资源配置1、电话销售2人（可依据公司规模和须要进行调整）依据供应的客户信息进行电话联络，确认参展信息和招投标需求，转交业务部门；为了更好的开展销住工作，让电话销瞥人员熟识行业，可以依据目前初步状况，作出初步分类：（供今后操作方式成熟后运用）家电、汽车、摩托车、食品饮料、糖酒、机床、模具、铸造、锅炉、冶金、焊接、仪器仪表、化工类、航空、通讯、网络信息、包装、印刷、自行车及配件和修理、园艺、建筑机械设备、装饰材料、酒店设备用品、摄影器材、电梯、船舶、交通、铁路、海事、工业自动化等.服装、面料、纺织、珠宝礼品、钟表、眼投.美容扮装、广告艺术、音响设备、音像制品、演出设备.舞台灯光、乐器、泉、轴承、基础件、工业零部件、安防、文体、家具、图书、保险、广播电视设备、银行、商业、超市、五金等行业划分之后，电话销售人员在市场拓展主管的协作下，可以依据全年的展览支配做出相对应的工作支配支配表，选择出来有重点价值的展会，熟识行业的大客户.在支配起先实施之后，定期将进展状况汇总.依据具体的联络状况做相应的调整.要求每个人都能了解并熟识自己所负责的行业，找寻行业参展的习惯和方式.找出行业中全部的蚤点客户。注：由于业务工作员的过大，对行业的了解和资料收集，尽量由主攻某个行业的业务执行部人员完成.2、市场调研1人购买会刊、收集展商名片、展位特装拍摄市场调研人员可以采纳兼职方式进行支配：a,展会有公司客户：由具体负责的业务人员布展期间和开展第一天到展馆，布展期间带好相机记录同行搭建状况，开展第一天收集客商名片和特装照片，并购买会刊.b、展会无公司客户：开展第一天由主攻该展会或者负责该展会的业务员到现场收集名片和拍照，与曾经沟通过的客户现场联系，并购买会刊.c、市场拓展部费用状况主要的斐用支出方向与主办单位的联络投资：主要用于购买展商名录和其他信息，最具有价值比；公司支配并报销购买会刊的费用和交通：常常性支出，公司按规定报销资料邮寄费：给客户发送资料的费用，公司统一支配支付其他支出费用：依据公司财务制度报销市场拓展部门人员绩效考核方式一、电话销售人员的工作目标和责任实施1.电话销售的工作要求：(1)明确自己的工作内容、完成时间、目标要求。在每个展会工作开展前，写出工作支配，并随时留意支配进展状况.(2)正常状况下，每人每日联络客户的电话应将数量保证为30个，占线及没有人的不包括在内.应保证每个电话的质量，将客户的信息了解的具体、清晰,不为赶数量而打电话。(3)每日的电话i已录要详尽并有日期注释.养成在i己录本上做标注的习惯,每日检有，看是否有没有联络到的客户.没有联络结果的电话需刚好跟进,必需有明确的状况记录.(4)提前做好其次日的打算工作，不容侈工作时间查找资料.资料的收集不要只局限于会刊的查找，要多方着手，通过各种柒道获得信息和资料。例如：新闻.网络、报刊、行业内刊物等，争取不错过任何T客户.(5)需探望的客户写明具体资料交部门主管统一支配.(6)与项目人员沟通好探里客户的时间.(7)每周在部门工作会议中，明确制定将来的工作支配，总结工作成效.不必硬要依据展览支配表去联络客户，依据行业内的重点客户及个人所做的分析方案敏捷驾驭,对重点客户应保持长期沟通.(8)协作部门其他同事，将每次的联络状况刚好输入数据库，要求资料尽可能的详尽，以便随时调出.充分利用并渐渐完善库，定期检百数据库中的内容和信息.刚好增补新的内容进去，将数据库变成手边最为有利的工具.(9)对公司的全部资料要做好保空工作。做好保密工作是市场拓展部最须要留意的一项要求.市场拓展部所驾驭的信息在任何时候都要加以爱护.留意对资料的看管.全部的资料都不得擅自带出公司。(10)电话销也每周五集中开会一次，向市场拓展部主管提交本周书面工作报告和下周主要工作支配.2.电话销售人员的工资依据基本工资+提成+嘉奖三部分组成基本工资依据员工的学历状况、工作经验及业务技能和对公司的贡献价值因人而异、中标额计算提成依据项目的合同签单额计算嘉奖部分针对工作业务实力精彩的员工而色，该部分可作为一些电话销售工作勤快但因客观缘由没有达成满足业绩的员工补充收入的一种方式.3.电话销管的提成依据业务合同的签单额提成%（其中须要扣除列入合同中的代客户交付的苣用，其他须要扣除的斐用再议）；，银如是几个电话销售共同协作完成的，依据平均安排的原则；电话销售供应业务员某展会的其中一个客户，由该客户干脆延长出来的同展会其他客户业务，视为电话稍售人员的业绩.由电话销售供应的客户今后的其他项目合同业务额（成为老客户），也视为该电话销住的业绩.但该电话俏售转为企业部门人员的例外（如由电话销售转为业务跟单，其提成方式依据业务跟单人员计算,并依公司老客户核计）4.电话销售的嘉奖部分依据业绩和日常工作考核两种实施。（1）、单个电话销售人员累计当月（抵月卜30日）完成供应业务签单总金额达到万元，另外赐予当月的嘉奖；当月完成供应业务签单总金额达到万元，另外R1.予当月的漉奖；当月完成供应业务签单总金额达到万元，另外赐予当月的总奖；当月完成供应业务签单总金额达到万元，另外赐予当月的总奖；电话销法人员的京奖金，依据季度统计的结果，每个季度末现金发放；（2）、单个电话俏售人员完成公司规定的电话探望飙,供应应业务部门可以面洽或者参与招标的客户数量累计当月达到家以上，但没有达到当月万元的业务额的，公司赐予元的激励奖金.（3）、电话销售人员供应有特殊电要的有价值的客户信息，对公司业务发展或其他方面有着突出意义的，公司蜴予另行嘉奖，该部分视具体状况由部门经理经商总经理后支配电话销售工作的非业绩考核部分的可以通过以下几个方面加以考核：a.个人对所负责的行业及展会的了解程度.b,是否能不断的对工作提出疑问及创新的方法.c.是否能自觉的对所收集的资料做刚好的整理与分析.d.工作的主动性.5.电话销售员的提成业务中标额时间以合同签订的当月为准（有附加部分金额的，以附加当月为准）；未签订合同的项目，以项目完成确定的金额为准。