地产集团管理体系印鉴管理办法.docx

地产集团管理体系印鉴管理办法1. 目的明确公司印鉴的使用权限和范围，使印鉴的使用风险得到有效控制。2. 适用范围适用于X集团有限公司印鉴的管理。其他所属公司参照此办法执行。3. 术语与定义3.1 公司总部：指XX集团有限公司。3.2 所属公司：指CC集团有限公司的全资、控股集参股子公司。3.3 印鉴：本办法印鉴是指公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、党总支章等具有法律效力的印鉴，公司OA系统电子印鉴参照实物印鉴管理办法进行管理。4. 职责权限4.1 行政管理部1）负责公司行政公章、私章及专用印鉴的统一制发工作；2）负责总部印鉴使用管理工作；3）对各中心印鉴管理进行指导、监督、检查。4.2 各中心1）负责本中心行政公章、专业用章的申请；2）负责本中心业务印鉴的日常使用管理。4.3 总经理、董事长、法人代表1）负责公司印鉴刻制、挂失及作废的审批；2）按权责审批印鉴的使用。5. 管理说明5.1 印鉴种类及管理原则5.1.1 印鉴管理原则：统一配制、专人管理、授权使用、专人用印、登记备查的原则。5.1.2 印鉴种类：公司印鉴包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、党总支部章等。5.2 印鉴使用范围序号印鉴类别使用范围保管责任部门1公司公章1）发送正式公文、电函、传真件等；2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；3）授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等；4）上岗证、先进集体和个人荣誉证书等；5）需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等；6）企业内部对口业务部门直接的工作联系；7）预算书、决算书、验收报告；8）收购、兼并及合作开发协议等投资类合同等；行政管理部2法人代表章1）应得到法定代表人的书面授权后方可用印；2）作为印鉴与公司财务专用章一起用于支付款项的各类银行票据外，一般不得它用；3）可在法定代表人已作签字的相同会计报表上使用；财务管理部3合同专用章1）仅限用于有关合同的签订、修订等与合同相关的书面材料，依据合同审批同意后，方可在合同上盖章。行政管理部4财务专用章1）用于支付款项的各类银行票据；2）不得用于对外经济担保或有关资金、财务等方面的承诺。财务管理部5党总支章1）限用于党政工团方面的文件行政管理部备注：各类印鉴对应的电子印鉴由原保管部门负责管理。其他印鉴由公司主要领导授权相关部门管理5.3印鉴管理序号工作步骤工作内容描述相关表单1印鉴刻制1）公司印鉴由行政管理部统一刻制。2）公司按工商部门核准及公安部门备案的名称刻制公司印鉴。3）公司名称变更或公章发生破损、遗失时，由行政管理部提出印鉴刻制申请表，经总经理审核、董事长批准后在公安部门指定地点刻制。印鉴刻制申请表序号工作步骤工作内容描述相关表单2印鉴启用1）启用印鉴要按公司正式行文规定的日期执行。2）颁发印鉴时，经办人要在新印鉴颁发登记表进行登记，留下印模备案和办理交接手续C3）行政管理部下发启同通知，注明启用日期、使用范围和启用印模C4）新刻印鉴由行政管理部将印模和启用印鉴文件立卷归档，永久保存。5）停用印鉴的部门须要提出书面申请，经总经理批准后，行政管理部下发停用通知，注明停用原因、时间，同时将停用印鉴收回切角封存或销毁。新印鉴颁发登记表3印鉴的保管1）公司公章、合同专用章由总经理任命行政管理部专人保管，财务专用章、法人专用章由财务管理部保管，原则应分二人保管。2）印鉴应存放在有一定安全措施的保险柜内，不得随意放置。3）印鉴专管员每天下班前应检查印鉴是否齐全，并将印鉴锁进保险柜内，不得存放于其他位置。每天上班后，印鉴专管员应首先检查所保管印鉴有无异样，若发现意外情况应立即报告。4）印鉴专管人员离岗期间,部门负责人应指定专人代管印鉴。印鉴专管员要向代管人员交接工作，交代用印注意事项。印鉴专管员返岗后，代管人员应向印鉴专管员交接工作。5）印鉴专管人员发生变动，应填写印鉴移交清单，办好相关移交工作，并有第三方鉴证人，行政管理部归档保存；6）行政公章不能携带出单位使用，如确因工作需要使用的，必须经公司领导批准，由印鉴管理人员到现场盖印。7）行政公章未经批准不得私自用印，如对用印审批手续及其它事项持有疑义，有权暂不用印，同时请示总经理决定是否用印。8）申请盖章的资料内容变换而引起的相关经济和法律纠纷，印鉴移交清单序号工作步骤工作内容描述相关表单公司将按法律程序追究申请人、盖章人、批准人的责任。4外带管理1）印鉴原则上不允许带出公司，确因工作需要外带的，由使用中心填写印鉴外带使用申请，并写好印鉴借条，按印鉴使用审批权限批准后方可外带，印鉴专管员须陪同。印鉴外带使用申请5遗失与报废1）印鉴专管员必须妥善保管印鉴，如有遗失，须及时向印鉴保管部门书面报告，并由印鉴保管部门填写遗失情况说明，呈分管领导和总经理、董事长批准后，派专人到公安机关备案。印鉴保管部门应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印鉴下落、公告印鉴作废，对责任人进行处罚等。2）印鉴报废时，由印签保管部门提出书面申请，呈分管领导和总经理、董事长批准后，由行政管理部负责人和两位员工共同在场的情况下，对印鉴进行销毁，并拍照签字存档。6罚则3）违反本办法规定使用印鉴，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任人分别进行批评教育，行政处分，经济处罚直至追究法律责任。4）第二十五条印鉴专管员擅自用印，一经发现，严肃处理，并按产生的后果追究责任5.4印鉴使用序号工作步骤工作内容描述相关表单1用印要求1）如出现以下情形，印鉴专管员应拒绝用印：a）不按批准权限用印；b）用印文件内容有误；c）经办人拒绝审核用印内容；（发生此行为时，印鉴专管员还应向权责审批领导报告）2）各类印鉴的使用均需审批，由申请中心填写印鉴使用申请单并附上用印文件按【组织权责手册】提交审批。印鉴使用审批人应恪尽职守，对审批的文件做审慎检查，并印鉴使用申请单印鉴使用登记表序号工作步骤工作内容描述相关表单承担相应的责任。a）以公司名义发出去的公文，须凭权责审批领导或其授权人签发批准的文件原稿用印。b）公司发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按文中限定发给附件的单位、数量用印。C）对外签署的合同，按【组织权责手册】审批程序，经有关领导或其授权代表人签字批准后可用印。d）公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需要用印文本，须按相关规定办理用印手续。e）公司使用的存根类介绍信、便函、证件、授权委托书等须按程序签批，按要求填写存根后办理，严禁在以上空白文本上加盖印鉴。f）对于常规工作内容，财务部门依权限可直接使用财务印鉴时，无须办理上述程序，但财务部门负责人应监督到位。3）印鉴使用严禁越权签批用印。遇特殊情况时，按以下原则办理：g）审批领导遇超过一个星期的休假、出国、出差、病假时，用印申请人在行政管理部通过电话联系向审批领导请示，回公司后2日内补办签字手续。或由审批领导在高管中确定一名授权对象，并将“授权书”抄送印鉴管理员，被授权高管与该审批领导负连带审批责任。h）审批领导临时外出但又急需用印时，由用印申请人在行政管理部通过电话联系向审批领导请示。审批领导如同意先用印的，应在回公司后2日内补办签字手续。4）行政管理部按照审批的印鉴使用申请单用印，并逐份、逐页核对用印文件，在用印文件确保与底稿完全一致序号工作步骤工作内容描述相关表单后在印鉴使用登记表上做好登记。2用印规范1）印鉴要端正盖在公文末尾的发文日期中间，要做到骑年盖月，上不压正文；2）超过两页的合同、协议及其他书面文件除在末尾盖章外，还应对其加盖骑缝章；3）严防错盖、漏盖印鉴，严禁在空白介绍信、空白奖状或其他空白纸张上盖章。6. 相关记录6.1 印鉴刻制申请表6.2 新印鉴颁发登记表6.3 印鉴移交清单6.4 印鉴外带使用申请6.5 印鉴使用申请单6.6 印鉴使用登记表7. 相关附件7.1 无8. 本文件由行政管理部负责编制、修改和解释