Excel会计应学35招秘技61758.docx

或许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，或许你已利用EXCel函数实现过上千次的困难运算，或许你认为EXCel也不过如此，扶至了无新意。但我们平Fl里多数次亚复的得心应手的运用方法只不过是EXCel全部技巧的口分之一.本专题从Excel22中的一些鲜为人知的技巧入手,领会一下关于Excel的别样风情.一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的样性，利用“数据有效性”功能建了个分类下拉列表填充项.1 .在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业"、"商业企业”、"个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库.2 .选中A列（“工业企业”名称所在列）,在"名称栏内，输入“工业企业”字符后，按"【可车”犍进行确认.仿照上面的操作，将B、C列分别命名为"商业企业”、"个体企业”.3 .切换到Sheetl中,选中须要输入“企业类别”的列（如C列）,执行"数据今有效性"吩咐，打开"数据有效性”对话框.在"设置"标签中，单击“允即右俯的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的"来海”方框中，输入“工业企业”,“商业企业“个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开）.确定退出.再选中纪要输入企业名称的歹j（如D列），再打开“数据有效性”时话框，选中"序歹Ir1选项后，在"来源“方框中输入公式：=Indirect（CI）,确定退出.4 .选中C列随意单元格（如C4）.单击右侧下拉按钮.选择相应的"企业类别”填入单元格中.然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,胞击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择纪要的企业名称埴入该单元格中。提示：在以后打印报表时，假如不须要打印“企业类别”列，可以选中该列，仃击以标，选隐蹂”选顶，郛该列能藏起来即可.二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个"常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中便利随时调用1 .在工具栏空白处右击鼠标，选”自定义”选项，打开“自定义”对话框.在"吩咐"标签中，选中"类别”下的“新菜小”项，再将"吩咐"卜.面的"新菜单”拖到菜单栏。按"更改所选内容”按钿,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如1常用文档2 .再在"类别”下面任选项（如“插入选项），在右边“吩咐"下面任选顶（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中,并仿照上面的操作对它进行命名（如"工资表"等）,建立第一个工作簿文档列表名称。由亚上面的操作,多添加几个文档列表名称,3 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如"工资表"等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“安排超链接今打开"选项，打开"安排超链接.对话框，通过按“住找危I胪右例的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如资xs"等）文件夹.并选中该工作簿文档.克更上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档制鞋接起来.4 .以屈须娈打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要绽开"常用文档"菜单，附击其中的相应选项即可提示：尽管我们将"超越接”选项拖到了“常用文档”菜球中，但并不影响“插入"菜单中"超衽接"菜单项和,常用”工具栏上的“插入超锥接”按钮的功能三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资衣中，假如想让大于等于2000元的工资总额以"红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“然色”显示，低于IO（X）元的工资总额以“棕色”显示，儿它以“黑色”显示，我们可以这样设置.1 .打开“工资发”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式今条件格式”吩咐，打开“条件格式”对话框.单击其次个方框右IM的下拉按钮,选中“大干或等于”选项.在后面的方框中输入数值“2000”,单击“格式.按钮，打开“单元格格式”时话框,将"字体"的"颜色”设置为“红色，2 .按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件（大干等于1500.字体设置为“蓝色，小于100O字体设置为标色”），3 .设置完成后,按下“确定”按钿.看看工资表吧.工资总额的数贴是不是按你的要求以不同颜色显示出来r.四、制作专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常须要输入一些特殊的专业符号，为了便利输入，我们可以制作一个属于自己的"专业符号”工具栏.1.执行”工具今宏今录制新宏”吩咐,打开"录制新宏”对话框，输入宏名¼l"fuhaol"并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“输定”起先录制.选中“录制宏工具栏上的“相对引用"按钮，然后将须要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击”录制宏”工具栏上的"停止"按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏、4 .打开“自定义”对话框，在“工具栏"标签中，单击“新建"按钮，弹出“新建工具栏”Xj活框，输入名称一-ae业符号确定后,即在工作区中出现一个工具条.切换到"吩咐”标篮中，选中"类别”下面的“宏"，将"吩咐"下面的“自定义按钮“项拖到"专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钿卜5 .选中其中一个咱定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4右击某个命名后的按钮，在的埼弹用的快捷菜单中，选"指定宏"选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如Ahaol等），确定退出.重笈此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义对话框，以后可以像运用一般工具栏一样.运用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表常常须要打印其中不同的区域用“视面管理器”吧.1 .打开须要打印的工作表，用取标在不须要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击取标，在随后出现的快捷菜单中，选"隐藏"选项，将不须要打印的行（或列）隐藏起来。2 .执行“视图今祝面管理器”吩咐，打开“视而管理器”对话框，单击"添加"按钮，弹出"添加视耐'对话框，输入一个名称（如"上报表"）后，单击“确定"按钮。3 .籽隐减的行（或列）显示出来并重复上述操作,“添加”好其它的打印觇面。4 .以后须要打印某种表格时，打开视而管理器”，选中须要打印的表格名称,单击“显示"按钮.工作表即刻按事先设定好的界面显示出来.荷洁设置、排版一下,按下工具栏上的“打印1按钿，一切就OK了.六、让数据按需排序假如你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音依次，也不是按笔画依次,怎么办?可采纳自定义序列来排序.1 .执行"格式今选项“吩咐，打开“选项”对话枢，进入"自定义序列”标箱中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间"等）.单击"添加"和"确定按钿退出。2 .选中“部门”列中随意一个单元格.执行"数据一持序”吩咐,打开"排序”对话框，单击"选项"按钮，弹出排序选项”对话框,按其中的下拉按钮选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钿返回,全部数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让包读者查阅，只好将它隐藏起来了.i选中须要圈藏内容的单元格（区域）,执行"格式一单元格"吩咐，打开"单元格格式”对话框.在"数字"标签的“分类"下面选中自定义”选项，然后在右边“类型"下面的方框中输入“：”（三个英文状态下的分号）3 .再切换到“爱护”标签下,选中其中的“陷藏"选项,按"确定"按钮退出.4 .执行”工具今爱护今爱护工作表”吩咐，打开"爱护工作表话框，设置好密码后，"确定”返网.经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是运用EXCel的透亮功能也不能让其现形.提示：在"鞭护"标签下，清不要清除“锁定”前面复选框中的"V”号，这样可以防止别人删除你渔藏起来的数据.八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑我格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不便利，何不设置一下，让输入法智能化地圜整呢？选中须要输入中文的单元格区域，执行“数据今有效性”吩咐，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下.按“模式”右偏的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出以后当选中须要输入中文的单元格区域中随.意个圆元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开,当选中其它单元格时.中文输入法自动关闭.九、让“自动史正”输入统一的文本你是不是常常为输入某些固定的文本，如名电脑报3而苦恼呢?那就往下看吧，1 .执行“工具今自动更正“吩咐，打开“自动更正”对话框。2 .在“替换”下面的方框中输入pcw"（也可以是其他字符，“pew'1用小写）,在“替换为”下面的方框中临入-电脑报明再单击"添加"和"确定"按钮”3 .以后线如须要谕入上述文本时只要输入“pcw”字符此时可以不考虑"pew"的大小写，然后确认一下就成了。十、在EXCel中自定义函数EXCel函数果然丰富.但并不能满意我们的全部须要.我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运尊。卜面，我们就来自定义一个计算梯形面枳的函数：1.执行*工具-宏今ViSUalBasic埔辑潺”菜单吩咐（或按"AlfFll"快捷健）,打开VisualBasic漏辑窗口.4 .在窗II中.执行"插入今模块”菜单吩咐,插入一个新的模块一一模块1.5 .在右边的"代码窗口"中输入以下代码:FunctionV（a,bzh）V三h（a÷b）2EndFunction6 .关闭窗II,自定义函数完成.以后可以像运用内汽函数样运用自定义函数.提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作例中运用.十一、表头下面衬张图片为工作我添加的背景，是村在整个工作发下面的，能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式今工作表T背景"吩咐，打开“工作表背景”对话框，选中须要作为背景的图片后，按产插入"按钮，物图片衬于整个工作表下面.2 .在按住Ctrl键的同时，用Ia标在不须要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些胞元格（区域）.3 .按“格式工具栏上的"埴充颜色"仃何的卜拉按钮，在随后出现的“调色板"中.选中“白色久经过这样的设置以后，留下的中元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）.提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的.十二、用连字符"&"来合并文本祖如我10想将多列的内容合并到一列中,不须要利用函数.一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到列中），1 .在D列后面插入两个空列（E、F列）,然后在DI单元格中输入公式：=B1&C1&D12 .再次选中Dl雎元格,用“填充柄”将上述公式受制到D列下面的单元格中B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中.3 .选中E列.执行"现制”操作,然后选中F列,执行“编辑）选择性粘贴"吩咐，打开"选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下"确定"按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中，4 .将4、C、D、E列瓢除，完成合并工作。提示：完成笫1、2步的操作，合并效果已经实现但此时假如删除B*C、D列,公式会出现网识.故须迸行第3步操作，将公式转换为不变的“值J十三、快速打印学生成果条常有堂友问“如何打印成果条"这样的问遂，有不少人实行录制宏或VBA的方法来实现，这时于初学者来说有肯定难度。出于此种考虑.我在这里给出一种用函数实现的简便方法.此处假定学生成果保存在Sheeti工作表的Al至664单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1 .切换到Sheet2工作表中，选中Al单元格,输入公式：=IF(MoD(ROW(),3)=0,”,IF(OMODROW().3(=1.sheetl!A$2.INDEX(Sheet1!$A：$G.INT(RoW()+4)/3)+1),CO1.UMN()2 .再次选中Al单元格，用"填充柄咪F上述公式复制到Bl至Gl单元格中:然后,再同时选中Al至Gl单元格区域，用“埴充柄”将上述公式反制到A2至G185单元格中。至此,成果条基本成型，下面简浩修饰一下.3 .调整好行高和列宽后，同时选中Al至G2单元格区域(第1位学生的成果条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的卜拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“全部框线"选项，为选中的区域添M边框(快如不须要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4 .同时选中Al至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的"格式刷"按钮，然后按住以标1键，白A4拖拉至G186单元格区域，为全部的成果条添加边框.按“打印”按钮,即可将成果条打印出来,十四、EXCel帮你选函数在用函数处理数据时，存常不知道运用什么函数比较合适.Exsl的“搜寻函数”功能可以帮你缩小范围,选择出合适的函数，执行“插入函数”吩咐.打开“插入函数”对话框.在“搜寻函数”下面的方框中谕入要求(如"计数")然后单击"转到"按钮,系统即刻将与"计数”有关的函数选择出来，并显示在“选择函数"N面的列表框中,再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所须要的函数.十五、【可时杳石不同工作衣中多个IR元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(SheetI)时，须要皆看其它工作表中(Sheet2、Sheet3.丁某个单元格的内容,可以利用EXCel的"监视窗口"功能来实现，执行”视图T工具秒.今监视窗口”吩咐，打开"监觇窗口",单击其中的“添加监视“按钮，绽开"添视点”对话框，用出标选中须要包看的单元格后，再单击“添加"按钮。亚女前述操作，添加其它“监视点，以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”,即UJig看全部被监视点单元格内的数据和相关信卜六、为六元格快速面边速fl.Excel22以前的版本中.为单元格区域添加边框的操作比较麻烦.EXCeI2002对此功能进行了全新的拓展，单击“格式”工具栏上”边框YifM的卜拉按钮，在随后外出的卜拉列表中.选“绘图边框"选项，或者执行“视图今工具栏今边框"吩咐，绽开"边框”工具栏.单击工具把最右侧的卜拉按钿，选中一种边框样式，然后在须要添琳边框的通元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速商上边框。提示：假如画错了边框,没关系，选中工具栏上的“擦除边框"按钮,然后在错误的边框上拖拉一下，就可以消除掉错误的边框.假如须要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮.在随后弹出的潮色板中选中须要的颜色后,再画边框即可.这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线.十七、限制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该谕入四位数的单元格中却填入了一个两位数或者在该输入文字的单元格中你却谕入了数字的时候，EXCel就能自动推断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能,对EXCel来说,也并不难.例如我们将光标定位到,个登记”年份"的单元格中，为了输入的统和计算的便利，我们希里"年份"都用一个四位数来表示.所以，我们可以单击“数据"菜派的“有效性"选项.在“设置"卡片”有效性条件"的"允许”卜,拉菜单中选择“文本长庾，然后在“数据.卜拉菜单中逸择“等于“，且长度"为"4"。同时，我们再来到-Hl错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告-设为“停止"，并在"标SS"和"错误信息"栏中分别填入“输入文本非法!”和"请输入四位数年份."字样.很明显，当假如有人在该单元格中输入的不是个四位数时，EXCel就会弹出示的警告时话框，告知你出他缘由,并出到你输入了正确"样式"的数值后方可接着录入.奇妙吧?其实.在EXCel的“数据有效性"推断中，还有很多特殊类型的数据格式可选，比如“文本炎吧”啊，序列大小"啊，"时间远近"啊，如你有爱好，何不自作主见.自己设计一种检测标准，让你的EX8展示出别出心裁的光彩呢.十八、成组埴充多张去格的固定的元格我们知道每次打开Excel,软件总是汰认打开多张工作表。出此就可看出EXCel除了拥有强大的单张表格的处理实力，更适合在多张相互关联的发格中协调工作，要协调关联，当然首先就纪要同步输入。因此在很多状况下都会须要同时在多张表格的相同的元格中输入同样的内容.那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名"Sheetl”,然后按住Shift键.单击最终一张表格的标签名“Sheet3"（线如我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl处进行点选）.此时,我们看到Excel的标超栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了.在须要一次输入多张表格内容的单元格中随意写点什么.我们发觉，“工作组”中全部表格的同一位置都显示出相应内容了.但是，仅仪【可步输入是远远不绯的。比如，我们须要将多张去格中相同位置的数据统变更格式该怎么办呢?首先,我们得变更第一张表格的数据格式再单击"编辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表这时，EXCel会弹出“填充成组工作表的对话框,在这里我们选择"格式"顶，点"确定”后，同组中全部表格该位置的数据格式都变更了.十九、变更文本的大小写在EXCel中.为表格处理和数据运算供应最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数，不要以为EXCel中的函数只是针对数字，其实只要是写进去格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数.例如变更文本的大小写”在EXCeI2002中，至少供应了：.种有关文本大小写转换的函数,它们分别是："=UPPER(源数据格)”.将文本全部转换为大写："=1.oWER(源数据格)”将文本全部转换成小写：”=PRoPER(源数据格)“,将文本转换成"适当"的大小写，如让每个单词的首字母为大写等,例如，我们在张戈格的Al单元格中输入小写的"excel",然后在目标总元格中输入“=UPPER(Al)”,同车后犯到的结果将会是"EXCE1.”.同样,钱如我们在A3单元格中输入mr.weiwe匕然后我们在目标单元格中输入"=PROPER(A3)",那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了干脆输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入.肯定是一种省时乂省事的方法,特殊是对些样式甯同的信息更是如此，比如员工名单、籍费等信息。假如我们想快速从A4单.元格中提取称近的话，最好运用"=RIGHT(源数据格，提取的字符数)"函数,它表示"从A4单元格域右俯的字符起先提取2个字符”输入到此位置.当然，假如你想捉取姓名的话，则要运用"=1.EFT(源数据格，提取的字符数)“函数了.还有一种状况，我们不从左右两端起先，而是干腌从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MQ(A5,4,2)”就可以了。意思是：在ASiR元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数诃转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是个比较困难的问璃。因为它没有个特别固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是运用的"th"后级，但大凡是以T"、"2"、"3"结尾的数字却分别是以"st"、"nd"和"rd"结尾的，而旦，"11"、12u"13"这3个数字又不一样，它们却仍旧是以“th"结尾的，因此,实现起来好像很困碓。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写个公式，就可轻松转换了。不信，请看："=A2&IF(OR(VA1.E(RIGHT(A2,2)=ll,12,13)hJF(OR(VA1.UE(RIGHT(A2B=l,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2)stTnd-rd*)th'')ro该公式尽管一长串，不过含义却很明确：假如数字是以"11"、"12*、T3”结尾的，则加上"th"后投：反嘏如第1原则无效，则检查最终一个数字，以"1"结尾运用飞t“、以"2”结尾运用"nd"、以"3"结尾运用"rd”：祖如第1、2原则都无效,那么就用“th，因此.基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷，二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面埴充时有种约定俗成的“平安填写法.，那就是格金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$之类的符号.其实.在EXCel中也有类似的输入方法,那就是"REPr函数。它的基本格式是=REPT("特殊符号，填充位数)"，比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用"昭号埴充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(叫16-IEN(A21)”即可；假如我们要将A3单元格中的数字从左恻用“配号埴充至16位，就要改为"=REPTr*",16-1.EN(A3)&A3"：另外.假如我们想用*#”号将A4中的数值从两例填充,则须要改为“=REPT(T",8-1.EN(A4)/2)&A4&REPTC#")&IEN(A4)/2)"；靠如你还嫌不够专业，醛在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就位为：”=(TEXT(A5,"$#,#0.00"(&REPT("",1&IEN(TEXT(A5,"$#,#0。03)厂，肯定能清意你的要求.二十三、创建文本直方图除了重夏输入之外，"REPT"函数丹顶衍生应用就是可以干腌在工作农中创建由纯文本祖成的Ii方图.它的惊理也很简洁，就是利用特殊符号的智能重攵,依据指定单元格中的计究结果表现出长短不一的比较效果.比如我扪首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列"作为直方图中“预算内”月份的显示区,将“G列”则作为口方图中“超预尊”的显示区.然后依据表中已有结果笛列”的数值，用"Wingdings"字体的"N"字符表现出来,详细步骡如下：在E3单元格中写入公式=IRD3<0,REPT(rROUND(D3100,0),"")",然后选中它并拖动"填充柄"，使E列中全部行都能一一对应D列中的结果：接着在G3单元格中写入公式*,=IF(D3>0,REPT(*n-,ROUND(D3*100,0)T,也拖动境充柄至G14,我们看到，一个没有动用EXCel图表功能的纯文本直方图已呈现眼前，便利直观，简洁明白，二十四、计算单元格中的总字数有时候,我们可能对某个单元格中字符的数埴感爱好.须要HO单元格中的总字数.要解决这个问即，除了利用到“SUBSTITUTE"函数的盅拟计算外，还要动用"TRIM"苗数来州除空格。比如现在Al单元格中输入有“howmanywOrds?"字样，那么我们就可以用如下的表达式来带忙“u=IF(1.EN(A1)=0,0,1.EN(TRIM(A1)-1.EN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),")H1)"该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符小，井同利用"TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符中和腺字符申的数位差，从而得出“空格”的数吊，地终将空格数+1,就得出单元格中字符的数St了.二十五、关于欧元的转换这是EXCeI2002中的新工具,假如你在安装EXCel2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在"工具"菜单中找到它.不过，我们可以先选择"工具"菜单中的"加我宏"，然后在弹出窗11中勾选"欧元工具"选项“确定”后Excel2002就会自行安装了.完成后我句再次打开"工具"菜中，单击"欧元转换”，个独立的特地用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与EXCeI的其他函数窗口一样,我们可以通过双标设置货币转换的"源区域”和“目标区域”，然后再选择特换前用的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盅成员国其他优币的比价一览表.当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击EXCel工具栏上的“欧元"按钮，这样全部转换后的货币数值都是欧元的样式了。二十六、给表格做个超级搜3引孽我们知道，EXCel表格和Word中的我格最大的不【可就是Excel是将填入去格中的全部内容（包拈曲态文本）都纳入了数据库的范晡之内。我们可以利用函数查询对目标数据进行精确定位,就像网页中的搜3引擎一样，比如隹所示的表格中.从Al到F7的单元格中输入了多名同学的各科成果。而在A8到A13的单元格中我们则建立了个"函数iif区域，我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的电元格，也就是C«格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元恪中就会自动显示出该学生的各科成果,详细实现的方法如下：将光标定位到C9单元格中.然后单击"插入"之"函数"选项.在如图18舛出的窗口中.选择"V1.OOKUPu函数，点”确定.在班即弹出的"函数参数"河口中我们设区“1.ookup_vakie"（指须鬟在数据我首列中搜寻的位）为"C8"（即搜寻我们在C8单元格中填入的人名）："Table_array"（指数据搜寻的他围）为"A2：B6”（即在全部学生的“语文”成果中搜羽：“Col_vindex_nUm"（指要搜守的数值在表格中的序列号）为“2"（即数他在第2列）："RangeJookup”（指是否须要精确匹限）为"FAISE"（发明不是.假如是，就为FJRE»设定完毕按“确定1.此时回到衣格，单击C9单元格，我们看到"fx"区域中显示的吩咐行为“=V1.00KUP（C8,A2：B6.2.FA1.SE）复制该吩咐行,在Cl0、ClECI2、C13单元格中分别输入:"=VlOOKUP（C8,A2：C6,3.FA1.SE）"："=V1.OOKUP（C8.A2：D6.4.FA1.SE）"：*,=V1.KUP（C8.A2：E6.5.FA1.SE）"：,=V1.00KUP（C8.A2：F6.6,FA1.SEr供参数意义同C9中一样,不再赘述）,接下来.我们就来检验AV1.oOKUP”的数的功效.试卷在"C8"单元格中输入某个学生名.比如"超耀"，回车之下我们会发觉，其下方每科目的中元格中就自动显示出该生的入学成果了。二十七、EXCel工作表大纲的建立和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特殊大的工作表明，唯以将关键条目显示在同一屏上的问题°假如在一张表格上名目繁多,但数据类同却又有肯定的可比性，那么我们完全可以先用年标选拜数据区域，然后点击“数据“菜菜的"分类汇总”选项。并在舛出菜单的"选定汇总项"区域选扭你要汇总数据的类别.最终.如图19所示,现在的表格不是就小了很多吗?当然,假如你还想查看明细的话,单击表格左俯的按钮即可.二十八、插入“图示”尽管有14大类50多种“图表”样式给EXCel撑着腰.但对于纷繁困难的数据关系,常规的图表表示方法仍晶得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本EXCeI2002中加入了“图示的功能，虽然在“插入"菜单的图示“窗口中只有区区6种样式，但对T说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果，比如要显示数据的层次关系可以选杼"组织结构图"：而要发达资金的流通过程则可以选择"命环图"；当然，要说明各种数据的交*重登性可以选择“维恩图，你看如图20所示的维恩图多么美丽.而且你还可以右击该图示.调出“图示”工具栏。为所欲为地设寅"图示样式库”共至还可以多添加几个阴环。二十九、熟识EXCel的“从文本到语音”这是EXCeI2002中的一个抢眼的新功能.它就是让OffiCe软件不仅能写、能舞，还要能后、能说。.管目前己经有很多软件都致力于文木的血器朗读，但.微软的OffiCe不论从语音的柔软度和语气的抑扬顿挫都是其它I可类软件不行比拟的。依据Ofme的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了.从文本到语吝”的选项后，就可以在Exsl的”工具.菜单中看至/语音项目r如图21所示，打开一个表格，随意选择其中的内容，然后单击*从文本到语音*工具栏上的“朗读单元格"按钮,此时一个带有磁性的声音就起先一字一句地朗读了。值得提的是，当遇到标点符号时，EXCel的朗读会自动停顿会儿，然后再接若朗读，这点和其他软件完全不同，笔芳认为这样的处理史加自然.还有,点须要说明的是，假如你想调整EXCeI2002中语音朗读的速度，可以在邛艮制面板"中双击”语音，图标.然后在“文字到语音”卡片上调整即可三十、EXCeI中“摄影”功能的妙用这个功能比较另类，好像和计算、统计、排序等等“正统"功能格格不入，因为它的作用竟然是一一“抓屏”!而且还不是像"PrintScreen"按钮那样"一把乱抓，而是允许让你通过H标进行选择，"指哪抓哪要找到这个功能还不太简治，我们点击EXCel"工具菜单的"自定义"选项，在"吩咐”卡片的类别”中点“工具明再在吩咐栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的随意位置.假如我们想要对表格中的某一邰分*照相。只须先选择它们（图23）,然后按卜“掇影"按钮，这时该选定区域就被“拍"了卜,来，然后将鼠标移动到须要显示“照片”的地方（当然，也可以是另张表格），再次按下“摄影.按钮，这样刚才被"扣掇”的"照片.就马上粘贴过来了.当然和“照片”一同出现的还有"图片”工具栏.很明显EXCel是将它作为一幅图片来对待了，我们可的意将它进行旋转、缩放处理。不过,请各位肯定要留意：这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看一一刷新下“照片"，结果"照片"中的数据竟然也被I可步更新了I三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用或许我们会惊奇，为什么将次打开Excel.软件.总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?假如你是专业的会计师、统计师或者谙熟下比的表格高手，就肯定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪困难，单一张表格往往解决不了全部的问遨，多表格数据鞋接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝比如我鲂首先制作"Sheetl”为"一班学生成果表"，"Sheet2"为“二班学生成果表”，然后来至J"Sheet3".想进行“一班和“二班”各科成果的比较以及“年嫂平均分的计修。此时我们就可以将光标定位到目标位H.选择好相关函数。然后在EXCel弹出的函数对话框中，利用数据列.表VifM的""按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了,你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“X班学生成果去IXX单元格”的字样了。此后，不管我们在源单兀格中进行怎样的蟋改,住“Sheet3”的目标位置都会适时进行Ifc新计舞.三十二、"驯服"EXCel2002的剪贴板窗11Excel2002极大地改进了IH版本中比较薄弱的剪贴板功能，地大可以支持容纳24个项11（而Excel2000只能容纳12个）。而且,这个剪贴板可以在任何OffiCe应用程序之间来回打贝.所以对于常常须要拷贝和粘贴的用户来说，的确更加便利。但.每次当你连续运用两次"笈制"或"剪切”吩咐时，剪贴板就会邨出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人厌烦,好在，"那限”剪贴板的方法特别简治,隹者建议，假如你不希望剪贴板总是出其不意地购出来，只须点击剪贴板菜用底部的"选项*清除自动显示OffiCe剪贴板“亚选框上的钩.假如你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉"E任务栏上”示OffiCe剪贴板的图标”和“现制时在任务栏旁边显示状态”两个红选框上的选择.只保留"收集而不显示OffiCe剪贴板”或选枢前面的钩即可。当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时复原这个功能”比如我们可以自定义一组快捷神，以便随时快速调出剪贴板。从菜尊中选取"工具"之"自定义”选项，点击弹出时话框下就的"键盘"按钮，在弹出对话框的"类别"列表中选取“编辑然后,在对话框右上方的“吩咐”列表中选取-EditOfficeaipboard":将光标理于“请按制快挽温”对话框中，并按卜,Alt+Shlft+C（或者你喜爱的其他组合），“关闭"寸话框.现在，我的只要一按下Alt.Shift.CEXCeI2002的剪贴板就会马上出现在你面前J提示：此秘技也适用于WOrd2002、PowerPint22三十三、利用公式审核工具兖看数据出处Excel22有一隐私武器一一“公式审核”工具，它可以物任一注元恪中数据的来源和计算结果的去处显示得清清晰楚、明明白白.让我们单击工JV菜单的“公式审核”选项,并点击-显示公式审核工具栏、我们仍旧借用”给表格做个超钺搜寻引擎”一招中的例子,用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数UVIQOKUP（C8,A2（6,3,FA1.SE）*得出的.因此，数据来源有3个：C8、A2和C6.所以，当我们单击公式审核”工具栏上的“追踪用用单元格"按钮后，Excel马上用箭头和JS点指明白这3个单元格的所在（图25）,当然，假如我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈择无效数据"按钮来让Excel自动帮我们检查继海.三十四、巧用Excel2002的“智能限标”我们知道，濠轮双标现在几乎成为了电脑的“标配，但当我们滚动肽标濠轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢？点击EXCeI2002“工具”菜单中的选项”吩咐，然后在"常规”选项卡中选中“用智能以标缩放”及选框，点"确定.后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都行些怎样的功能：在“智能以标"的默认状态卜.，上卜滚动双标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小,而只hT我们按住Ctrl键，再滚动BI标滚轮时，工作去才会像平汽样上下翻页。另外，假如我的运用了Ex8的“分级显示3那么当我勺按住Shift和潦动鼠标滚轮时,乂可以限制各级条目的显示或隐藏了。当然.还有更多的特殊功用须要各位在实践中渐渐摸索。三十五、EXCel2002"监视”窗口的应用祖如你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时Excel中的"监觇窗“可以为你供应很大的怖助通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的，在"工具"菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口"按钮。右击我们想飘踪的单元格,并在快捷菜单中选择"添加监视点这时."监视窗11”的列表中就出现了被EXCel监视的单元格及其公式/,以后，只要我们双击"监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了.提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当全部被引用的工作簿都打开时,才能在“流视南口”的列表中显示出来，