卫生院档案管理制度.docx

卫生院档案管理制度一、档案保管权限、期限与类型1档案保管权限1.1 财务档案由财政所保存；1.2 人事档案由人事局保存；1.3 卫生院证、章、信由院长指定负责人保存；1.4 其它各类档案由院办公室保存。2档案保管期限2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行；2.2 卫生院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案；2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案；2.4 本院的历史沿革、重要事项记载及反映本院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案；2.5 普通文档保管期限为3年至5年；2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。2.7 的保存形式3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。3.3 机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本（复印件）；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的通知、决定、函、总结、报告等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各科室（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；会议的会议纪要、决议；卫生院年度（季、月、年）工作计划及总结；自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料及各类证件。4.2 人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；考勤数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；流动资产资料；其它须保存文档、资料。4.4 药械设备档案，包括：设备出入库台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备文档、资料。4.5 医疗档案，包括：医疗过程中的各种资料、文档；其它应保存的设备文档、资料。二、档案查阅与复制1院长有权查阅卫生院所有档案。2科室负责人有权查阅本科室所有档案。3其他职工因工作需要应经过审批后方可借阅有关档案。4文档查（借）阅应在档案保管科室进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院长审批,并进行相关登记。6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由相关行政部门审批。三、档案的销毁1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年5月前编制销毁计划及清单，由院办公室审核无误后报院长审批。2院长审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。3销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。